يمكن للشركات التي تقابل العملاء عن طريق المواعيد أن تستغرق وقتاً هائلاً في إرسال البريد الإلكتروني ذهاباً وإياباً حول مواعيد الاجتماعات المحتملة أو أوقات الحجز، وإعادة الرد على المكالمات حول المواعيد، وإرسال التذكيرات يدوياً. ومع ذلك، يمكنك باستخدام برنامج جدولة المواعيد السماح لعملائك بعرض المواعيد التي تكون فيها متاحاً وجدولة مواعيدهم بأنفسهم. بل ويمكنهم إلغاء الحجز أو تغييره، وتلقي إعلامات تذكير لمواعيدهم القادمة؛ وكل ذلك دون بذل أي جهد يُذكر. وبهذه الطريقة، يحصل عملاؤك على ما يحتاجونه، ويمكنك التركيز على العمل في المشروع، وفضلاً عن العملاء الموجودين معك.
اختيار تطبيق جدولة المواعيد
ولجعل أي تطبيق حجز يستحق وقت عملك واستثماره، يجب عليه أن يزيد من سهولة حياتك وحياة فريقك وحياة عملائك. إذن ما الذي يجب أن تطلع إليه الشركة في مجدول المواعيد؟ لنلقي نظرة:
-
واجهة مستخدم مبسطة: بالإضافة إلى التيسير على عملائك استخدام تطبيق جدولة في أي وقت، ليلاً أو نهاراً، في المنزل أو أثناء التنقل، يجب أن يكون برنامج جدولة المواعيد عبر الإنترنت سهل الاستخدام بالنسبة للعميل، ولشركتك أيضاً. ابحث عن حل لا يتطلب أكثر من مستخدم ليعرض التقويم الخاص بك لمعرفة توفرك، وقم باختيار خدماته (إن وجدت)، وحجز موعده مع مقدّم الخدمات المطلوب (إن وجد)، ثم أدخل اسمه وعنوان بريده الإلكتروني. من شأن كل اختيار أن يقود المستخدمون إلى الخطوة التالية؛ ولن يستغرق الأمر سوى بعض الوقت لإكمالها.
وبالإضافة إلى ذلك، ابحث عن برنامج جدولة لا يطلب من المستخدمين إنشاء حساب، أو يجعل إنشاء حساب اختيارياً. وبهذه الطريقة، إذا لم يرغب عملائك في إنشاء حساب، فلن يضطروا لذلك؛ ولن يشكل عائقاً بالنسبة لهم، أو للعملاء الجدد الذين يقومون بجدولة مواعيدهم عبر الإنترنت.
- الاتصال التلقائي: لا يجب على أي تطبيق جدولة أن يرسل تلقائياً إلى المستخدمين رسالة تأكيد عبر البريد الإلكتروني بشأن مواعيدهم فحسب، بل يجب أيضاً أن يمنحهم طريقة سهلة لإضافة الموعد إلى التقويم، وأن يسمح لك بإرسال بريد إلكتروني للتذكير التلقائي استناداً إلى عدد الإعلامات التي تريد إرسالها لعملائك قبل مواعيدهم. ولأن الأحداث غير المتوقعة تحدث، يجب أن تتضمن جميع رسائلك ارتباطاً يسمح لعملائك بإلغاء مواعيدهم أو تغييرها بسهولة. وبهذه الطريقة، يمكنك تقليل عدد غير الحاضرين.
- نظام إدارة مبسط: يجب أن تكون جميع حجوزات العملاء مرئية لك ولمالك الشركة والمدير وعضو الفريق المسؤول في تقويم مركزي. وبهذه الطريقة، يمكنك الحصول على عرض كامل للمواعيد القادمة، وإعادة الجدولة، وإلغاء الحجوزات أو إعادة تخصيصها حسب الضرورة. يجب أن يمنحك نظامك أيضاً القدرة على إنشاء حجوزات جديدة دون مطالبة العميل باستخدام التطبيق. وبهذه الطريقة، يمكنك جدولة المواعيد إذا كنت مع عميلك؛ إما بشكل شخصي أو عبر الهاتف.
يجب أن يتيح لك مجدول المواعيد الخاص بمؤسستك، إلى جانب سهولة التشغيل، إنشاء قاعدة بيانات للعملاء ولمعلومات جهات الاتصال الخاصة بهم. وبهذه الطريقة، يمكنك الوصول إلى أولئك الذين استخدموا خدماتك، وتزويدهم بمعلومات حول الأحداث القادمة والعروض الخاصة، والاستحواذ على اهتماماتهم.
ومن خلال منح عملائك حرية حجز المواعيد في أي وقت وتحرير فريقك من الكم المهول للمكالمات اليومية المطلوب جدولتها أو تغييرها أو إلغائها، يمكنكم جميعاً تركيز طاقاتكم على الأمور الأكثر أهمية. أفضل ما في الأمر أنه ما زال بإمكانك، باستخدام تطبيق جدولة سهل الاستخدام الذي يوفر أيضاً لعملائك التأكيدات والتواصل، تقديم خدمة مذهلة ودون بذل أي مجهود من جانبك.
