4 طرق لتحسين العمل الجماعي باستخدام برامج إنترانت

كان على كل مدير مشروع أن يتعرف على كيفية الحفاظ على تركيز فريقه على الهدف عندما تزيد أعباء العمل مما يؤدي إلى تشتتهم في عشرات الاتجاهات المختلفة. في بعض الحالات، قد يعني ذلك العمل مع مديري المشاريع الآخرين لتحديد أولويات المشاريع، أو مساعدة أعضاء الفريق في تنظيم المهام (والبقاء على ذلك) عند تزايد العمل، أو قد يعني منح أعضاء الفريق – الذين قد يعيشون في مدن أو ولايات أو دول مختلفة – الأدوات اللازمة للتعاون بفعالية. وبينما سيتم اكتساب مهارات تحديد أولويات المشروع من خلال التجربة الشخصية، فهناك برنامج إنترانت متوفر يمكن أن يساعدك ليس فقط في الحفاظ على تنظيم فِرق العمل وتعاونها، بل يتيح لك أيضاً إمكانية التواصل الفعال مع الأفراد والفِرق.

بالطبع، لا يتم إنشاء جميع برامج بوابة إنترانت على حد سواء، لذلك دعونا نلقي نظرة على الأدوات الأربعة التي يجب البحث عنها في حل إنترانت.

إدارة المعلومات

لإبقاء الجميع على المسار الصحيح، من المهم أن يعرف فريقك الشخص المسؤول والأشياء المسؤول عنها ومتى تصبح هذه المسؤولية قائمة. بالإضافة إلى ذلك، سيتعين عليك أيضاً تزويد فريقك بمعلومات حول كيفية الاتصال بالأعضاء الآخرين وتفاصيل حول كيفية الوصول إلى المستندات أو صفحات الويب المهمة (خاصة إذا كانت محمية بكلمة مرور أو موجودة على خوادم مؤقتة)، فضلاً عن تمكينهم من إجراء إعلانات أو نشر تذكيرات وما إلى ذلك. لذا، يمكنك البحث عن برنامج إنترانت للشركة يتيح لك إمكانية إنشاء صفحات الفِرق التي يمكن تخصيصها حسب احتياجاتك بسهولة. وبهذه الطريقة، ستتمكن من استضافة معلومات مهمة ومشاركتها في موقع مركزي.

ابدأ عملك سريعًا من خلال دورة مكثفة في Microsoft 365

قم بتمكين فريقك ليكون منتجًا كل يوم، من أي مكان تقريبًا، باستخدام Microsoft 365. 

معرفة المزيد

المكتبات

أولاً وقبل كل شيء، يجب أن تسهل برامج التعاون على فريقك العمل معاً. لذا اختر الحل الذي يتيح لك إمكانية تمكين الجميع من الوصول إلى نفس الملفات والمستندات والصور وملاحظات الاجتماعات وما إلى ذلك. من خلال منحك القدرة على إنشاء مكتبات تضم مستندات، تمت تسميتها بطريقة منطقية لمشروعك وفريقك، يمكن للجميع العثور على أحدث المعلومات عن مشروعك ومراجعة التكرارات السابقة للتسليمات والاطلاع على الأعمال الفنية الحالية وتحديث ذكرياتهم عن متطلبات المشروع والمزيد.

الأدوات التعاونية

يجب أن يتضمن مدخل الإنترانت الخاص بالموظفين تمكين أعضاء فريقك من إنشاء مساحات يمكنهم فيها مشاركة المعلومات وإدارتها والعمل معاً على الملفات. ولهذه الغاية، ابحث عن برنامج التعاون الذي يحتوي على أشياء مثل المناقشات المترابطة، بالإضافة إلى الاستطلاعات، التي يمكن أن تساعد في إنشاء تخطيط للاجتماع و/أو اتخاذ القرارات بسهولة أكبر، بالإضافة إلى التقويمات المشتركة وقوائم المهام ومساحات الاجتماعات وتحديد مكان حيث يمكنك وضع كل ملاحظات الاجتماع والمستندات وجداول الأعمال وغيرها. مثل مساحات الاجتماعات، يمكن لحل الإنترانت باستخدام أداة مساحة العمل السماح لبعض أعضاء الفريق، مثل مصمم الرسومات ومؤلف الإعلانات، بالعمل على نفس الملف في نفس المكان، دون الكتابة فوق عمل الآخر، مما يؤدي في نهاية المطاف إلى تحسين الإنتاجية.

التكامل مع الأدوات الموجودة

بغض النظر عن عدد برامج مدخل الإنترانت التي تعد بتحسين جهودك الإنتاجية والتعاونية، إذا كان استخدام الأدوات الحالية (مثل أدوات معالجة الكلمات وجداول البيانات وتصميم الرسومات و/أو البريد الإلكتروني) أو المطالبة باستبدالها أمراً صعباً، فقد يكون من الصعب إقناع فريقك باستخدامها. من أجل تحقيق مستوى الإنتاجية والتنظيم اللازم، ابحث عن حل إنترانت يتكامل بشكل جيد مع الأدوات التي يستخدمها فريقك بالفعل. وبهذه الطريقة، لن تحتاج مؤسستك إلى شراء برامج مكلفة وربما أقل فعالية، ولن يضطر فريقك إلى تحمل منحنى التعلم الحاد.

عندما يتعلق الأمر بـ برنامج التعاون، يجب أن يكون بسيطاً وسلساً وقابلاً للتخصيص – مما يمنحك أنت وفريقك الأشياء اللازمة للعمل معاً ككل، وفي شكل مجموعات أصغر. عندما تختار حلاً يسمح لك بتنظيم ملفاتك وفق طريقتك، استخدم الأدوات الموجودة، كما يمنحك أدوات تعاونية تُسهل على الأعضاء العمل على الملفات ومشاركة المستندات والمعلومات في الوقت ذاته، بالإضافة إلى تتبع المناقشات المهمة، وستتمكن من تحقيق ما يريده كل مدير مشروع وهو فريق منظم ومنتِج.

بدء استخدام Microsoft 365

إنه Office الذي تعرفه، بالإضافة إلى أدوات تساعدك في العمل بشكل أفضل مع الآخرين، لتتمكن من إنجاز مزيد من المهام في أي وقت ومن أي مكان.

اشترِ الآن
محتوى ذات صلة
Business Tips

4 أفكار رائعة لتوسيع نطاق الشبكة الاجتماعية للمؤسسات

قراءة المزيد

لا تقدم رؤى وأفكار الأعمال استشارات مالية أو ضرائبية احترافية. ينبغي عليك الاتصال بمستشارك المالي أو مختص الضرائب لمناقشة موقفك.