أدوات كسر حواجز الاتصال بين الموظفين بهدف التواصل والمشاركة بشكل أفضل

إن قوة العمل اليوم أصبحت منتشرة في أماكن عدة أكثر من ذي قبل: 37 في المائة من العاملين  يعملون عن بُعد بشكل ما في 2015. تشغل الشركات أماكن عدة، بينما تغزو الشَرَاكات المهنية العالم. بالإضافة إلى الفصل الجسدي، فإن فرّق العمل بالشركات تكون منفصلة بسبب المشاريع والأقسام. مع الأسف، تؤدي تلك العوائق إلى حواجز في الاتصال بين الموظفين وتعيق التواصل والمزيد من الانفصال مما يعيق تعاون فريق العمل.

يمكن أن تؤثر حواجز الاتصال بين الموظفين تأثيراً كبيراً (وضاراً) على عملك. وعندما تنشأ حواجز بين فرق العمل فهي غالباً ما تعرقل التواصل داخل مؤسستك بالكامل. ولكن هذا ليس كل شيء. دعنا نلق نظرة على التأثير الأوسع الذي يمكن أن يحدثه وجود حواجز الاتصال بين الموظفين داخل شركتك.

  • إعاقة التواصل وعرقلة الثقافة—تبطئ الفرق المعزولة عملية نمو شركتك في النهاية. يتوق الموظفون إلى بيئة عمل تتميز بالتواصل والتعاون وسرعة النمو. فهم يريدوا الشعور بالراحة للتصرف على طبيعتهم وأنهم جزء من فريق العمل. في الواقع، يجد 47 من العاملين أن الأمر مُحفز عندما يناقش زملاؤهم الأمور الخاصة بنجاح العمل.
  • تكرار العمل—غالباً ما تُصاب بالإحباط نتيجة اكتشافك أن شخصاً ما في شركتك (على الأرجح في فريق عمل أخر أو قسم أخر) يقوم بذات العمل أو يبحث عن ذات المعلومة. عندما لا تعلم الفرق أي شئ عن عمل الفرق الأخرى، يمكن أن يتسبب هذا في تأثير شديد على إنتاجية عملك
  • منع وصول المعلومات لمن يحتاجها—معدل التفاعلات التي يقوم بها العاملون هو تقريباً 20 في المائة من أسبوع العمل وهي المدة التي يبحثون فيها عن معلومات داخلية أو تتبع عمل زملائهم الذين يمكنهم مساعدتهم للقيام بنوعية مهام محددة.

إليك كيفية استخدام أدوات التواصل لتتمكن من كسر حواجز الاتصال بين الموظفين وتمكْنهم من مشاركة أفكارهم كما لم يحدث من قبل.

تسهيل إدارة الملفات تخزينها

يجب أن تكون مشاركة الملفات سلسة بين الفرق والأدوات والأجهزة والأقسام. سيتيح نظام أساسي أو حزمة من الأدوات المتكاملة التواصل الواضح بين الأفراد والمحتوى وتطبيقات الأعمال عبر المؤسسة. كجزء من تلك الحزمة، توجد مواقع الفريق لمساعدة الموظفين على التعاون في المستندات وتخزين المعلومات وإدارة المشاريع. وهي تتيح المشاركة عبر الفرق ومشاركة المستندات في الوقت الحقيقي وتحريرها لدعم التعاون على مختلف المراحل، وفي الوقت ذاته توفر مكاناً واحداً سهلاً للوصول إلى كل شئ.

لتحسين الإنتاجية، مواقع الفريق يجب أن تكون متاحة الوصول افتراضياً من أي مكان، وجعل المعلومات متاحة بأمان وتسمح بالتعاون عن بُعد وعن طريق الأجهزة المحمولة.

ابدأ عملك سريعًا من خلال دورة مكثفة في Microsoft 365

قم بتمكين فريقك ليكون منتجًا كل يوم، من أي مكان تقريبًا، باستخدام Microsoft 365. 

معرفة المزيد

توسيع استخدام أدوات التواصل المستندة إلى المشاريع أو الفريق

الفرق التي لا تتعاون بشكل دوري غالباً ما تكون على غير علم بما يعمل الآخرون عليه. شبكات التواصل الاجتماعي للمؤسسات صُممت لتتيح التواصل لجميع الجهات داخل المؤسسة وللمساعدة في كسر العوائق بين الموظفين. يمكن للموظفين إنشاء مجموعات متعددة الشركات أو مجموعات متعددة الأقسام تخص موضوعات ذات اهتمام مشترك والتعلم والنجاح في حل المشكلات أو أفكار تعهيد جماعي. غالباً ما تواجه المؤسسات حواجز في التواصل بين الموظفين إدارية وتنفيذية ناتجة عن هيكلية المؤسسة وممارسات التواصل الداخلية لثقافة الشركة. يمكن كسر العوائق الهيكلية عن طريق إنشاء مجموعات داخل أدوات تواصل مبنية على نظام الفرق لدعم الموظفين للانخراط في حوار مزدوج مع المدراء.

تطوير العلاقات بين الأشخاص

أدوات اتصال سهلة الوصول مثل: الرسائل الفورية والمكالمات الصوتية ومؤتمرات الفيديو، مما يتيح للموظفين طرق عدة للبقاء على تواصل مع أقرانهم. إذا أتيح لهم اختيار طريقة التواصل—وتمكنوا من الاتصال من أي مكان تقريباً فإن احتمالية إقبال الموظفين على التواصل مع أقرانهم وبناء علاقات تبادلية قوية سوف تزيد.

يمكن أن تساعد أدوات التعاون الصحيحة على تقليل الحواجز التي تعيق التواصل، وتوفر وصول أفضل للمصادر و تساعد الفرق على أن تكون أكثر إنتاجية. <!–To learn more on how to help a diverse team work together, get our free eBook, “5 Faces of Today’s Employees.”–>

<!–

Or check out the Ultimate Guide to Chat-based tools.

–>

بدء استخدام Microsoft 365

إنه Office الذي تعرفه، بالإضافة إلى أدوات تساعدك في العمل بشكل أفضل مع الآخرين، لتتمكن من إنجاز مزيد من المهام في أي وقت ومن أي مكان.

اشترِ الآن
محتوى ذات صلة
إدارة عملي

دليل الاتصالات الموحدة للمبتدئين: ما تحتاجه الشركات الجديدة

قراءة المزيد
إدارة عملي

توفير الوقت والمال باستخدام برنامج اتصال أفضل

قراءة المزيد
إدارة عملي

4 ضروريات لإعداد البريد الإلكتروني للأعمال كمحترف تكنولوجيا

قراءة المزيد

لا تقدم رؤى وأفكار الأعمال استشارات مالية أو ضرائبية احترافية. ينبغي عليك الاتصال بمستشارك المالي أو مختص الضرائب لمناقشة موقفك.