كيف يمكنك اختيار أكثر مخطط تدفق فعالية

ما مفهوم مخطط التدفق؟ 

توفر مخططات التدفق للأشخاص طريقة لتصوّر مرئيًا عملية أو نظامًا باستخدام أشكال أو مجموعة من الأشكال والكلمات. وقد تضم هذه المخططات الصور السريعة والمرسومة يدويًا والمخططات القوية التي يتم إنشاؤها بالكمبيوتر والتي تقسّم الأفكار المعقدة إلى أجزاء بسيطة وسهلة الفهم. وبالإضافة إلى ذلك، يمكن للأشخاص التقنيين وغير التقنيين في أي مجال تقريبًا استخدام مخططات التدفق هذه. 

وتعد مخططات التدفق هذه مفيدة عند إنجاز مجموعة من المهام، وتشمل:  

  • توثيق وتحليل العمليات 
  • تطوير برمجيات الكمبيوتر أو الشبكات 
  • ربط أو توحيد العمليات 
  • تحديد حالات التكرار والعوائق ومواطن الضعف في العمليات 
  • إنشاء خطة أو هيكل لمشروع أو إدارة أو عمل جديد 
  • وضع خطة لسير العمل المشروع مع العديد من أصحاب المصلحة 
  • فهم كيف يتنقل المستخدمون في موقع ويب أو متجر 
  • توضيح عمليات التصنيع 
  • إنشاء منتج أو خدمة جديدة 

 مزايا مخططات التدفق 

إلى جانب قدرتها على العمل في أي سيناريو تقريبًا، تقدم مخططات التدفق مجموعة واسعة من المزايا، وتشمل:  

العرض المرئي للمعلومات 

يمكن أن تكون مخططات التدفق بمثابة وسيلة إنقاذ لأنها توفر صورة مرئية لكيفية عمل المنتج أو الخدمة، أو كيفية سير عمل المشروع، أو كيفية عمل الشبكة قبل بنائها. ويمكن أن تساعدك مخططات التدفق على توفير الوقت والمال، حيث إنها تسمح لك بتحديد التبعيات والكفاءات واحتياجات الموظفين والمتغيرات الأخرى التي قد تؤثر لاحقًا على مشروعك. 

توثيق المعلومات 

مع برامج إعداد مخططات التدفق، يمكنك حفظ جميع ملفاتك رقميًا، وتوزيعها في التو تقريبًا، كما يمكنك إنشاء مكتبة لقوالب لمخططات التدفق. وبهذه الطريقة، ستكون ملفاتك سهلة الوصول إليها دائمًا، وستكون الفِرق لديك على علم بآخر المستجدات، ولن تضطر إلى إعادة إنشاء مخططات التدفق في المرة القادمة التي تحتاج فيها إلى تصميم مخطط مماثل. 

وسيلة فهم مُبسطة 

تعرض مخططات التدفق جميع التفاصيل، والتي يمكن أن تساعد الفِرق على فهم المهام الحالية ومعرفة وقت إنجازها والمسؤول عن تنفيذها. وقد تساعد هذه المعلومات على تقليل عدد الاجتماعات التي يتم عقدها، وتقليل الأمور غير المفهومة أو غير الواضحة، وإعطاء الجميع مزيدًا من الوقت للعمل. تعد مخططات التدفق مفيدة أيضًا في الحصول على أدلة إرشادية وتأهيل الموظفين. وبشكل أساسي، تُضيف مخططات التدفق سياقًا إلى مجموعات التعليمات، وتساعد على إنجاز المهام المتكررة بكفاءة أكثر.  

سهولة التنفيذ 

تساعد قوالب مخططات التدفق عبر الإنترنت على سهولة البدء بسرعة. ومع بعض إعدادات التخصيص البسيطة والتعاون السلس وإمكانية التحكم المدمج في الإصدار، يمكنك إنشاء ما تحتاجه مؤسستك تمامًا، والبحث عن مدخلات في كل مرحلة، وستكون دائمًا على علم بمكان أحدث الملفات وأكبرها.   

أنواع مخططات التدفق  

على الرغم من أنه يمكن استخدام مخططات التدفق لتوضيح أي شيء تقريبًا، فإن معظم الأشخاص يستخدمونها لسبب واحد من الأسباب الثلاثة التالية: اتخاذ قرارات مبنية على معرفة أو عرض العمليات أو عرض البيانات مرئيًا – وهذا هو السبب في أن معظم قوالب مخططات التدفق تندرج تحت إحدى هذه الفئات الثلاث. ولذلك، دعونا نلقي نظرة على ما يستتبعه كل نوع من أنواع مخططات التدفق ومتى ولماذا يتم استخدامها.  

1. شجرة القرار 

فكّر في إنشاء شجرة القرار مثل مخطط تدفق“إذا – فسوف (if this, then that)”. يمكن لشجرة القرار أن تساعدك على رؤية المسار بوضوح وتقييم خياراتك، حيث إنها تتيح لك إمكانية إنشاء خرائط للنتائج المحتملة استنادًا إلى مجموعة محددة من الخيارات. 

عادة ما تبدأ شجرة القرار بعقدة واحدة (السؤال)، ثم تتفرع إلى خيارين (قرارين)، ثم يندرج تحت هذه الخيارات عقد إضافية (النتائج المحتملة). وتعتبر شجرة القرار بطبيعة الحال مفيدة، وخصوصًا في تسليط الضوء على الاحتمالات والمزايا، بل ويمكن استخدامها لتصميم الخوارزميات التي تساعد على التنبؤ بالنتائج. 

2. مخطط تدفق العمليات 

من خلال منحك إمكانية رسم مخطط تدفق الأنشطة وتحليله عند إنتاج منتج أو خدمة، يمكن أن تساعدك مخططات تدفق العمليات في التعرّف على الفجوات وحالات التكرار في عملياتك، وتحديد الأماكن التي تحتاج إلى موارد أو معدات أو أشخاص محددين، والكشف عن الاختناقات أو المشكلات المحتمل حدوثها، والكشف أيضًا عن الكفاءات المحتملة.  

وإلى جانب تحديد كيفية عمل أي نشاط، أو تحديد بنود منتج أو خدمة، يمكن أيضًا لمخططات تدفق العمليات تأهيل الموظفين الجدد أو تدريب الفِرق الحالية أو مساعدة البائعين الخارجيين أو الاستشاريين على فهم عملك والمكان الأنسب لهم. 

3. مخطط تدفق البيانات 

عندما تحتاج إلى التعمق أكثر في بياناتك، يمكن أن يساعد رسم مخطط تدفق البيانات. وباستخدام الرموز والتسميات النصية القصيرة لعرض المدخلات والمخرجات من البيانات ونقاط تخزينها ومسارتها، فقد تعمل على ضغط المعلومات في تمثيل رسم بياني للبيانات التي قد يصعب التعبير عنها لفظيًا. ولأن فِرق التكنولوجيا وأصحاب المصلحة غير التقنيين يمكنهم استخدامها، تعتبر مخططات تدفق البيانات خيارًا رائعًا عندما يتعين عليك العرض على جمهور واسع النطاق.  

data flow chart diagram drawn on notepad
مثال: رسم مخطط تدفق البيانات

نصائح خاصة بتدفق البيانات 

يعتبر إنشاء مخطط تدفق، وخاصة عند استخدام قالب لمخطط التدفق، أمرًا بسيطًا، ومع ذلك لكي تنشئ مخططات تدفق ممتازة، فالأمر يحتاج إلى بعض التفكير. ولذلك، دعونا نلقي نظرة على بعض النصائح الخاصة بإنشاء مخططات تدفق لا تعرض معلومات فقط ولكن تبدو أيضًا مذهلة في تصميمها. 

  • اجعل الرسم البياني سهل القراءة. إن إنشاء مخطط تدفق خاص بك مع وضع المستخدم النهائي في الاعتبار يتطلب منك التأكد من أن تخطيطه وتكوينه يساعد جمهورك على تحديد ترتيب استعراض المخطط. ومن خلال ضبط المحاذاة حسب الحاجة، واستخدام قواعد اللغة الصحيحة وعناوين واضحة وتجنب المصطلحات الغريبة، يمكنك التأكد من أن الرسم التخطيطي الخاص بك سهل الاستخدام. (تلميح: عندما يكون لديك شك في الرسم التخطيطي، يمكنك اختباره على شخص لا يعرف مشروعك.) 
  • حافظ على الاتساق. عند استخدام الأشكال والخطوط والألوان واصطلاحات التسمية بشكل متسق عبر مخطط التدفق بأكمله، يمكن لجمهورك المتابعة بسهولة  
  • استخدم التباين. يعد استخدام الألوان بشكل ملائم أمرًا جوهريًا، فأنت لا تريد استخدام نفس اللون أو عائلة الألوان لكل شكل. لذا من خلال استخدام ألوان مميزة، يمكنك جعل الخطوات أو الإجراءات أكثر وضوحًا. وباستخدام ألوان خطوط تبرز الخلفية، سيصبح المخطط أسهل في القراءة. 
  • استخدم برامج إنشاء مخططات التدفق عبر الإنترنت. يمكن أن تساعد القوالب وإمكانية التحكم في الإصدار المدمجة والتعاون السهل وخيار تحرير مخطط التدفق في أي وقت، على اختبار التصميمات وإنشاء المخططات وإدارتها وفقًا لجدولك الزمني.   

دمج مخطط التدفق 

سواء كنت بحاجة لاتخاذ قرار أو شرح عملية أو مشاركة بيانات مع رئيس مجلس الإدارة لديك، فإن تضمين مخططات التدفق في تطبيقات الأعمال وأدوات الاتصالات الأخرى يمكن أن يعزز الإنتاجية. وباستخدام برامج إنشاء مخططات التدفق وأدوات الإنتاجية، يمكنك سحب المحتوى الذي تم تجميعه من جميع المصادر الموثوقة لديك، بما في ذلك المستندات والملفات ومواقع الوسائط الاجتماعية، ودمجها في مخططاتك.  

قد تفكر أيضًا في دمج مخططات التدفق لديك مع أدوات التحليل الذكي للأعمال (BI)، مما يتيح لك أنت وفريقك التفاعل مع بياناتك والتعامل معها بشكل أفضل. وباستخدام مخططات التدفق المضمنة وأدوات BI، يمكنك تحويل البيانات إلى عروض مرئية جذابة وإنشاء تقارير تفاعلية واستكشاف البيانات بشكل مجمَّع واستخلاص رؤى تمكّنك من اتخاذ قرارات مبنية على معرفة بأقصى سرعة ممكنة.  

هناك العديد من الطرق الجديدة التي تساعدك على إنشاء مخططات تدفق والابتكار في أعمالك. لمعرفة المزيد، راجع هذا الدليل  خطوة بخطوة لأتمتة مخططات التدفق من البيانات المنظمة في جداول البيانات، والتعمق في أدوات إنشاء مخططات البيانات.  

بدء استخدام Visio

يمكنك عرض الأفكار والمعلومات والعمليات بشكل بياني وتوصيلها من أي مكان فعلياً ومن أي جهاز بمساعدة Visio.

اشترِ الآن
محتوى ذات صلة
الإنتاجية

5 طرق تحذوها تطبيقات التقويم المتكاملة عبر الإنترنت لزيادة الإنتاجية

قراءة المزيد
الإنتاجية

نصائح لعقد اجتماعات فعّالة مع فريق عملك

قراءة المزيد
الإنتاجية

5 نصائح لتحسين الاجتماعات لدى الشركات الصغيرة

قراءة المزيد

لا تقدم رؤى وأفكار الأعمال استشارات مالية أو ضرائبية احترافية. ينبغي عليك الاتصال بمستشارك المالي أو مختص الضرائب لمناقشة موقفك.