نصائح مهمة لحماية بيانات العملاء

مع زيادة عدد حالات خرق البيانات، أصبح من الضروري الآن أكثر من أي وقت مضى أن تتخذ جميع الشركات الخطوات اللازمة لحماية بيانات العملاء. ويُفضل دائمًا اتباع النهج الاستباقي عند الاستجابة للكوارث التي يمكن الوقاية منها، والتي قد تكلف الشركة فقد سمعتها وعملائها ومالها.

تعرّف كيف يمكن حماية معلومات العميل من خلال بعض النصائح القوية لتحقيق رضا عملائك وللحفاظ على أمن شركتك.

تعرّف على ما لديك من بيانات ومكان تخزينها

إن أحد الأشياء التي يلزمك القيام بها هو إجراء تقييم لما لديك من بيانات. أي نوع من بيانات المستهلك لديك؟ أرقام بطاقات الائتمان؟ أرقام الضمان الاجتماعي؟

وبالإضافة إلى ذلك، تعرّف على مكان تخزين كل هذه البيانات الحساسة والشخصية وكذلك كيفية تخزينها؛ فقد تكون البيانات مُخزّنة على الهواتف المحمولة أو محركات الأقراص المحمولة أو الأجهزة اللوحية أو أجهزة الكمبيوتر أو الخوادم. قم بتنظيم جميع البيانات حسب نوعها وموقعها، مع التأكد من تحديث كل هذه البيانات وفقًا لذلك.

لا تنسَ الخطوات الأساسية

قبل أن تستثمر الكثير من وقتك ومالك في استخدام برمجيات الأمان، ابدأ بالأساسيات. قم بتثبيت برامج الحماية من الفيروسات والأمان على جميع أجهزة الكمبيوتر والأجهزة الخاصة بالشركة – وتأكد من عملها باستمرار.

ولأنه من المحتمل أن تتلقى رسائل بريد إلكتروني من أشخاص جدد كل يوم، فتوخَّ الحذر قبل فتحها. وكما تواكب أمورًا كثيرة قد لا تفيدك، يجب عليك أيضًا مواكبة أحدث برمجيات الحماية من مخاطر الأمان والفيروسات واتجاهات البرامج الضارة.

أشرك الموظفين لديك

إن معرفة كيفية حماية بيانات العملاء لن يفيدك كثيرًا إذا لم يكن الموظفون لديك على علم بها. قم بنقل ما تعلمته إلى القوى العاملة لديك، حتى يتمكنوا من أداء دورهم ومساعدتك في الحفاظ على أمان المعلومات الحساسة.

قم بعقد اجتماعات منتظمة لمناقشة الخطوات التي يمكن للجميع اتخاذها، وأحدث التدابير الأمنية التي تضعها وكيفية استخدامها؛ فوجود رابط واحد ضعيف يكفي لحدوث حالات الاختراق.

لا تحتفظ إلا بالبيانات التي ستحتاج إليها فقط

خلال فترة تشغيل أعمالك، من المحتمل أن تجمع الكثير من المعلومات من عملائك. استعرض كل هذه المعلومات لتحديد الضروري منها وغير الضروري، ولا تحتفظ بأي بيانات لا تحتاج إليها، ولا تستمر أيضًا في جمعها.

وتذكر أنه عليك الالتزام بحماية جميع البيانات الحساسة والخاصة لديك. وبالإضافة إلى ذلك، تأكد من عدم استخدام معلومات، مثل أرقام الضمان الاجتماعي وأرقام بطاقات الائتمان، إلا للأغراض القانونية والمطلوبة.

حِد من وصول الموظفين لديك إلى البيانات

لا تعرض شركتك للخطر من الداخل، حيث يجب على موظفيك الوصول فقط إلى بيانات العملاء التي يحتاجون إليها لأداء وظائفهم. وتعتبر هذه النصيحة مهمة للغاية، وخصوصًا إذا كان لديك شركة صغيرة بها عدد قليل من الموظفين.

راجع الواجبات الوظيفية للموظفين وقارنها بمعلومات المستهلك التي يحتاجون إليها للقيام بهذه الواجبات، فأنت بالتأكيد لا تريد أن تكتشف أن واحدًا من موظيفك مجرم، ثم تُقيله من شركتك بسبب اختراقه للبيانات.

فكّر في استخدام خادم مخصص

إذا كنت تملك شركة صغيرة، فيمكنك استخدام خادم مشترك لتوفير المال. وعلى الرغم من أن هذا أمر سهل التطبيق، إلا أنه يمثل أيضًا مخاطرة؛ حيث إنك لا تكون على علم بجميع من لديهم الوصول إلى هذا الخادم أو نوع المعلومات المخزنة وسهلة العرض على الخادم.

وقبل كل شيء، لا تدع مسؤولية شخص آخر أو أي مخاطر أمنية يتسبب فيها تصبح مسؤوليتك. إن استخدام خادم مخصص سيعمل على تقليل المخاطر ويزيد من راحة بالك. فالأمر يستحق المزيد من الاستثمار فيه.

دمّر الوثائق المادية الحساسة

قد لا تكون على علم بذلك، ولكن يلزمك بموجب القانون التخلص بشكل مناسب من جميع معلومات العملاء والموظفين المستخدمة لأسباب تجارية. وتتضمن الإجراءات اللازم اتخاذها نسخ أو حرق المستندات المادية الحساسة. ما عليك سوى معرفة المدة التي يجب أن تحتفظ فيها بمستندات العمل الضرورية – وتأكد من إتلافها بمجرد توقف حاجتك إليها.

وهناك ملاحظة متعلقة بهذا الأمر، وتنطبق أيضًا على الملفات الرقمية. كن على علم أنه بمجرد النقر على “حذف”، لن تُمسح الملفات بالكامل من جهاز الكمبيوتر الخاص بك. وبالإضافة إلى إفراغ سلة المحذوفات (مع نظام Windows) أو مجلد المهملات (مع نظام Mac)، هناك برامج مسح تمزِّق الملفات الحساسة الرقمية من أجهزة الكمبيوتر الخاصة بالأعمال ومحركات الأقراص الثابتة؛ فتأكد من أنك تستخدمها بشكل جيد.

لا تنسَ الأمان المادي

تخيل أنك تقوم بشراء برنامج الأمان الرقمي الأكثر تطورًا فقط للإمساك بسارق حاول الدخول من خلال باب مفتوح وسرقة جهاز كمبيوتر أو قرص صلب. وحتى إذا لم يتمكن المجرم من الوصول إلى المعلومات، تظل هناك حقيقة متمثلة في أن البيانات لا تزال تقع مع الأشخاص غير الآمنين، كما أنك ليس لديك علم بمن يمكنه الوصول إلى تلك المعلومات المخزنة أو متى سيتم الوصول إليها.

تميل نحو تحقيق الأمان المادي، مثل شراء كابلات وأقفال عالية الجودة وتخزين الملفات والمستندات الحساسة في غرفة مغلقة والتأكد من قيام الموظفين بتسجيل الخروج من أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم، يمكنك أيضًا استخدام طرق تحكم في دخول المباني المادية لديك، حتى تكون على علم بكل من يدخل أماكن معينة ويصل إلى أي معلومات. وحتى لو كنت تعمل من المنزل، فإن استخدام المزيد من الطرق الإضافية لن يضر بعملك على الإطلاق.

ومن الناحية المثالية، يمكنك التقليل من حجم المخاطر التي تواجهها من خلال التعرّف على أساليب حماية معلومات العميل.

بدء استخدام Microsoft 365

إنه Office الذي تعرفه، بالإضافة إلى أدوات تساعدك في العمل بشكل أفضل مع الآخرين، لتتمكن من إنجاز مزيد من المهام في أي وقت ومن أي مكان.

اشترِ الآن

لا تقدم رؤى وأفكار الأعمال استشارات مالية أو ضرائبية احترافية. ينبغي عليك الاتصال بمستشارك المالي أو مختص الضرائب لمناقشة موقفك.