تحقيق أقصى استفادة من مؤتمرات الفيديو المجانية

العالم الذي نعمل فيه دائم التغير، وتنتشر الفِرق الآن أكثر من أي وقت مضى، ويعمل الموظفون عن بُعد. وعلى مدى السنوات العشر الماضية، ازداد نمو العمل عن بُعد بنسبة 91 بالمائة، وزادت حاجتنا أيضًا إلى أدوات الإنتاجية التي تسمح لنا بالتعاون في الوقت الفعلي.  

التواصل وجهًا لوجه أداة فعّالة. ويتم التواصل عن طريق لغة الجسد بنسبة 55 في المائة و38 في المائة عن طريق النبرة، و7 في المائة عن طريق الكلمات المنطوقة تقريبًا. وتشير الدراسات الحديثة إلى حقيقة مفادها أن 84 في المائة من الأشخاص يفضلون الاجتماعات عن بُعد. 

لكن ما زال هناك ما يقرب من 100 في المائة من الأشخاص يعتقدون أن الاجتماعات وجهًا لوجه لا غنى عنها لعلاقات تجارية طويلة الأجل. وبالتالي فإن التواصل عبر مؤتمرات الفيديو المجانية يساهم في تلبية احتياجات العاملين والفِرق عن بُعد من خلال التفاعل وجهًا لوجه، ويساعد أيضًا على تحسين التواصل والتفاهم بين الأشخاص المنضمين إلى مؤتمر فيديو عبر الهاتف.  

لماذا تختار خدمة مؤتمرات الفيديو المجانية؟

مؤتمرات الفيديو المجانية ليست حديثة العهد وهي معيار للعمل التجاري في العديد من المجالات، وتُتاح بشكل عام كجزء من منصة اتصالات موحَّدة. وهي أداة عظيمة للاجتماعات والتعاون مع زملاء العمل. ومع زيادة عدد العاملين عن بُعد، يتزايد الإقبال على استخدامها. ولكن مَن يمكنه الاستفادة من استخدام مؤتمرات الفيديو المجانية؟ الشركات الصغيرة، وروّاد الأعمال، والمؤسسات أيضًا.  

إن مهمة الشركة الصغيرة أو رائد الأعمال الصغير ليست هيّنة، فكل دولار مهم. لذلك لا يُعد الاستثمار في الأجهزة أو البرامج باهظة الثمن خيارًا مطروحًا في العادة. وتُعد مؤتمرات الفيديو المجانية طريقة ممتازة لهذه الشركات للاستفادة من أدوات التعاون من الدرجة الأولى مع قليل من الاستثمار أو من دونه. وبالنسبة للمؤسسات، يمكن أن تتحقق الاستفادة من اختبار العديد من برامج مؤتمرات الفيديو المجانية لمعرفة المنتجات التي تتوافق مع احتياجات الشركة. 

ميزات مؤتمرات الفيديو الأساسية التي يجب أن تبحث عنها

تُعد إمكانيات برنامج مؤتمرات الفيديو المجانية أمرًا حيويًا وهي تختلف باختلاف البرنامج، ولكن هل تحقق أقصى استفادة من برامجك؟  

فيما يلي بعض الميزات التي يمكن أن تميّز منتجًا واحدًا عن الآخر:  

مشاركة الشاشة  

هل تبحث عن طريقة لزيادة الإنتاجية في اجتماعاتك؟ إذا كنتَ تستخدم مؤتمرات فيديو مجانية، فمن المحتمل أنك أو شخص ما تعمل معه موجود في مكان بعيد. تعمل ميزة مشاركة الشاشة المقترنة بمؤتمرات الفيديو على إبقاء الفِرق على اتصال، وتجعل في الوقت نفسه التعاون في الوقت الفعلي أمرًا سهلاً وفعالاً. وتتيح للحاضرين في الاجتماع رؤية الشيء نفسه، ما يضمن التواصل الجيد. 

مشاركة المستندات 

تأكَّد من أن برنامج مؤتمرات الفيديو المجانية الذي تختاره يتمتع بإمكانيات مشاركة المستندات. تعمل مشاركة المستندات على إلغاء الحاجة إلى إرسال المستندات عبر البريد الإلكتروني قبل الاجتماع أو بعده. وبفضل هذه الميزة، يمكنك على الفور منح المشاركين حق الوصول إلى المستندات والعروض التقديمية ذات الصلة أثناء اجتماعك. ويعمل هذا المكسب الإضافي على إدارة الاجتماع بسلاسة والتركيز. 

عناصر تحكم المشرف 

يمكن أن تتضمن مؤتمرات الفيديو عبر الإنترنت شخصين أو مائة (أو أكثر)، لذا فإن وجود عناصر تحكم محددة أمر حيوي. كنّا منضمين جميعًا إلى مكالمة ونسي أحد الأشخاص كتم الصوت، إنه لأمر مشتِّت ويمكن أن يعرقل انسيابية حركة الاجتماع بسرعة. ولكن باستخدام عناصر تحكم المشرف، يمتلك صاحب الاجتماع السلطة لتولّي المسؤولية عند الحاجة. ابحث عن القدرة على كتم صوت المشاركين، وإلغاء كتم أصواتهم، وإزالة المشاركين الذين لا ينبغي لهم الحضور.  

إمكانيات الدردشة النصية 

تتيح إمكانيات الدردشة النصية للمشاركين إمكانية التفاعل، والتعاون، وطرح الأسئلة، وما إلى ذلك، دون وقف تدفق الاجتماع. سواء كانت رسالة خاصة لفرد أو موجَّهة إلى مجموعة بأكملها، فإن الدردشة النصية هي ميزة ثمينة.  

نصائح لضمان نجاح مؤتمرات الفيديو المجانية 

كُن مستعدًا 

  • تعرَّف على كيفية استخدام البرنامج وإمكانياته. فالكفاءة في استخدام الأداة ستساعدك على التحكم في الاجتماع بدرجة أكبر، ما يوفر تجربة أفضل لجميع المشاركين. 
  • عادة ما يرجع ضعف جودة مكالمات الصوت والفيديو إلى الاتصال. تأكَّد من أن لديك اتصالاً مستقرًا بالإنترنت، وتجنَّب الأخطاء المُحرِجة.  

تأكَّد من الأمان

  • ثمّة اختراق يحدث كل 39 ثانية. ومؤتمرات الفيديو ليست محصَّنة ضد هجمات المخترقين. ويمكنك تجنُّب هذه المشكلة عن طريق التأكد من تشفير البرنامج الذي تستخدمه.  
  • ليس التهديد الخارجي المصدر الدائم الذي يمكن أن يفسد عليك يومك. تأكَّد من إزالة جميع المعلومات السرية أو الخاصة من الخلفية أو استخدِم تمويه الخلفية إذا كان برنامج مؤتمرات الفيديو المجانية يقدمه لك.  

اعمل بذكاء أكبر 

  • أيًّا كانت الأداة التي تستخدمها، فتأكَّد من أنها تعزز (لا تمنع) قدرة فِرقك على العمل بذكاء أكبر. إذا كان مؤتمر الفيديو المجاني الخاص بك لا يوفر لك فرصًا للتفاعل والتعاون، فقد لا يكون الأداة المناسبة.  

قيمة مؤتمرات الفيديو المجانية 

تتغير طريقة عملنا يوميًّا تقريبًا، لكن الحاجة إلى التواصل وجهًا لوجه ما زالت تشغل حيزًا كبيرًا من التجربة الإنسانية. ويساعدنا عقد مؤتمرات الفيديو المجانية في سد الفجوة وتكوين علاقات مع زملاء العمل من جميع أنحاء العالم. 

عندما نكون مرئيين للآخرين، نشعر بأن صوتنا مسموع، ونتواصل بطريقة طبيعية، بما في ذلك التواصل اللفظي أو غير اللفظي. ومع تزايد عدد الموظفين الذين يعملون عن بُعد أو في مواقع المكاتب المختلفة، ستظل مؤتمرات الفيديو المجانية أداة قيّمة يستخدمها الجميع في عالم الأعمال، وما عليك سوى التأكُّد من أنك تحقِّق أقصى استفادة منها. 

بدء استخدام Microsoft 365

إنه Office الذي تعرفه، بالإضافة إلى أدوات تساعدك في العمل بشكل أفضل مع الآخرين، لتتمكن من إنجاز مزيد من المهام في أي وقت ومن أي مكان.

اشترِ الآن
محتوى ذات صلة
تكنولوجيا الأعمال

التخزين السحابي مقابل الخوادم المحلية: 9 أشياء يجب وضعها في الاعتبار

قراءة المزيد
تكنولوجيا الأعمال

تقنية مشاركة الشاشة المجانية سهلة، ولكن هل تنفذها بطريقة صحيحة؟

قراءة المزيد
تكنولوجيا الأعمال

مواصلة العمل كالمعتاد عندما يكون السفر للعمل متوقفًا

قراءة المزيد

لا تقدم رؤى وأفكار الأعمال استشارات مالية أو ضرائبية احترافية. ينبغي عليك الاتصال بمستشارك المالي أو مختص الضرائب لمناقشة موقفك.