كيفية اختيار أفضل منهجية مرنة لمشروعك

في بيئة الأعمال المعقدة اليوم، قد يكون من الصعب تتبع جميع الأجزاء المتحركة حتى من الشركات الصغيرة. ولكن المنهجية المرنة هي نهج الإدارة الذي يمنح فريقك تركيزًا لتحقيق أهداف أعماله.

ما المنهجية المرنة في إدارة المشروعات؟

الطريقة المرنة هي عملية إدارة تمكّنك أنت وفريقك من الاستجابة لطبيعة الأعمال المتغيرة باستمرار. وتستخدم تسلسلات العمل التكرارية، والتي تعرف أيضًا باسم سرعات التشغيل.

يقع العمل في صميم أي إدارة مشروع تتسم بالمرونة. يسمح الحفاظ على التركيز على المشروع للفرق بالتفكير في الاحتياجات العاجلة بانتظام وضبط المسار حسب الضرورة. يساعد اتباع النمط المرن أيضًا على تهيئة بيئة أكثر كفاءة واستدامة وداعمة تسهل على الجميع تقديم أفضل ما لديهم من عمل.

ولكن مثل أي شيء، لا تقدم المرونة طريقًا واحدًا يناسب الجميع لتحقيق النجاح. من خلال المرونة، هناك خيارات، لذلك دعونا نلقِ نظرة على منهجين شائعين، وهما سكروم وكانبان، حتى تتمكن من تحديد الطريقة الأفضل لفريقك. بالإضافة إلى ذلك، سوف نستكشف طريقة مختلطة لإدارة المشروع حيث تلتقي المرونة بمنهجية الشلال (وهو نهج مختلف وأكثر صلابة عن المرونة تمامًا).

استخدام منهج سكروم المرن

تعمل منهجية سكروم المرنة للمشروعات التي تتوافق مع سرعات تشغيل تتراوح بين أسبوع وأسبوعين. تمنحك منهجية سكروم المرنة القوة لك ولفريقك لمشاركة المسؤوليات مع الآخرين خلال دورة حياة المشروع.

عادة ما تكون فرق سكروم صغيرة، مع ثلاثة أدوار قياسية فقط:

  • مالك المنتج: يحدد صاحب المصلحة الرئيسي للمشروع رؤية المشروع، ويدير الأعمال المتراكمة، ويرسم التبعيات، ويحدد أولويات الاحتياجات، ويتوقع احتياجات العميل ويتولى دور الوسيط المتصل بفريق العميل.
  • قائد سكروم/مدير المشروع: يوجه الفريق ويعمل على تنظيم الاجتماعات، ومراقبة التقدم المحرز والقضاء على أي عقبات تعوق إنهاء العمل.
  • الفريق: المساهمون الفرديون، أو مجموعة الإدارة الذاتية مع عدم وجود قائد رسمي. يستخدم الفريق خبراته وموارده لتحقيق أهداف المشروع.

تتسم منهجية سكروم المرنة بالبساطة والسرعة والمرونة، ولكنها ليست للجميع أو لكل مشروع. لذلك، دعونا نراجع بعض إيجابياتها وسلبياتها:

إيجابيات منهجية سكروم المرنة

  • الملاحظات المستمرة من العميل أو صاحب المصلحة التي تساعد الفريق على فهم الاحتياجات والتعديل وفقًا لذلك
  • المسؤولية المشتركة التي يمكن أن تساعد فرق العمل على إنجاز المزيد في وقت أقل
  • تجعل كل شخص مسؤولاً، وهذا يساعد على ارتفاع الدافع
  • إمكانية معالجة المشكلات وحلها أثناء الاجتماعات اليومية
  • التطوير السريع الذي يعني أنه يمكن دفع المشروعات بسرعة

سلبيات منهجية سكروم المرنة

  • تتطلب فريقًا ماهرًا ويمتلك الخبرة ويتحلى بالالتزام
  • الجدول الزمني الضيق، والذي يعني أنه إذا مرض أي شخص أو كان في إجازة في منتصف المشروع، فمن المحتمل حدوث تأخير
  • التغييرات المستمرة التي يمكن أن تؤدي إلى زحف المجال والتأخير. وقد تكون جدولة الاجتماعات اليومية صعبة
  • قد يتأخر أعضاء الفريق في مشروعات متعددة عن التسليمات بسبب تغير أولوياتهم.

ما المقصود بمنهجية كانبان المرنة؟

بينما تركز منهجية سكروم المرنة على الجداول الزمنية القصيرة، فإن منهجية كانبان المرنة لا تحتوي على سرعات ثابتة الطول. وهذا يعني أن العمل مستمر وكذلك تسليم المنتج.

نظريًا، لن تعرض لوحة منهجية كانبان المرنة – أو لوحة المهام – ’جدولاً زمنيًا لمشروع أو مهمة. بدلاً من ذلك، يجب أن تعرض العنصر ببساطة ووقت انتهاء التسليم. يمكن أن يحدث إصدار دون الحاجة إلى انتظار علامة فارقة.

بالإضافة إلى ذلك، لا توجد أدوار محددة. لا يوجد “قائد منهجية كانبان” للحفاظ على سير الأمور بسلاسة. بدلاً من ذلك، يمتلك الفريق بأكمله اللوحة ويجب أن يكونوا أذكياء وقادرين على التكيف مع الأولويات المتغيرة.

بفضل هيكلها الأوسع، يمكن لمنهجية كانبان المساعدة على تعزيز التعاون، أو يمكن أن تخلق حالة من الفوضى. من الأهمية بمكان أن يكون هناك فريق يتسم بسلاسة التواصل والالتزام والدوافع الذاتية. تأكد من إلقاء نظرة على بعض إيجابيات منهجية كانبان وسلبياتها قبل تقرير ما إذا كانت مناسبة لك.

سلبيات منهجية كانبان المرنة

  • تعمل لوحات منهجية كانبان المرنة على الحد بشكل صارم من حجم العمل الجاري، مما قد يساعد على الحفاظ على تركيز فريقك على الجوانب المهمة
  • يمكن إضافة عناصر جديدة كلما توفرت السعة (ليس فقط عند اكتمال جميع المهام)
  • الاجتماعات اليومية ليست ضرورية
  • يعطي أعضاء الفريق القدرة على تغيير الاتجاه إذا لزم الأمر، دون التأثير على جدول زمني
  • عندما ينتهي العمل، يمكن إعادة إطلاقه، مما يسمح بالتحسين المستمر

سلبيات منهجية كانبان المرنة

  • بدون حدود زمنية، قد لا يشعر أعضاء الفريق بشعور الإلحاح أو الحاجة إلى إكمال المهمة
  • لا يوجد شخص واحد مسؤول عن التأكد من توافق الفريق مع الأهداف وأفضل الممارسات
  • بدون مالك، يمكن أن تصبح اللوحات معقدة ومنتهية الصلاحية، مما يؤدي إلى مشكلات التطوير والارتباك

نهج مختلط: مرن + شلال

إذا لم يتناسب مشروعك أو أسلوب عملك مع منهجية مرنة، فإن دمجها في نموذج الشلال قد يكون ما تحتاجه. إن منهجية الشلال ببساطة عبارة عن قائمة بأنشطة المشروع، مقسمة إلى مراحل متتابعة خطية. كل مرحلة تعتمد على نتائج المرحلة السابقة.

من خلال دمج منهجية الشلال التقليدية مع آليات الملاحظات في إدارة المشروعات المرنة، يمكنك اكتشاف المشكلات أثناء تطورها ومعالجتها بسرعة. تتضمن بعض السيناريوهات التي قد تستفيد من النهج المختلط ما يلي:

1. لديك مشروع قصير به نواتج محددة وميزانية ثابتة. باستخدام هيكل الشلال والسرعة والعمل الجماعي الذي تشتهر به إدارة المشروعات المرنة. يسمح لك هذا النهج بتقسيم المشروع إلى أجزاء أصغر، وتشجيع المزيد من التعاون بين الفريق والعميل/صاحب المصلحة، والأهم من ذلك، إنشاء منتج يفي بالتعهدات.

2. لديك مشروع يحتاج إلى مراعاة مجموعة واسعة من أصحاب المصلحة، وتخفيف المخاطر والإكمال في غضون فترة زمنية محددة. على الرغم من أن النهج المرن مفيد للحد من المخاطر والالتزام بالموعد المحدد، فإن حل الشلال هو الأفضل في الغالب لدمج المعلومات والملاحظات من مجموعة متنوعة من أصحاب المصلحة – وباستخدام حل مختلط، يمكنك تلبية كل الاحتياجات بسهولة.

إيجابيات النهج المختلط

  • نظرًا إلى أن التخطيط يتبع منهجية الشلال، يمكن للفرق أن تكتسب رؤية قيمة لمتطلبات المشروعات وتعطي تقديرات أكثر دقة للوقت والتكلفة
  • يحدث العمل في قطاعات صغيرة متكررة، مما يجعل من السهل التكيف مع الاحتياجات والمتطلبات المتغيرة
  • تشجيع التعاون بين الفرق وأصحاب المصلحة
  • السماح بالمواعيد المحددة والميزانيات

سلبيات النهج المختلط

  • قد تبدو مقيدة لتلك المستخدمة لنهج أكثر مرونة
  • يجب أن يلتزم الفريق باتباع نهج تعاوني
  • يتطلب مدير مشروع ماهر لتحديد الفترة الزمنية الشهرية وتعيينها
  • يمكن أن يتسبب الكثير من أصحاب المصلحة والتغييرات على طول الطريق في حدوث تجاوزات في الميزانية ومواعيد نهائية فائتة

المحصلة النهائية: إدارة المشروعات الخاصة بك إلزامية. ينطبق هذا إذا كان لديك، فريق كبير أو فريق صغير، مشروع ضخم قد يستغرق شهورًا، أو شيء قد يستغرق أسبوعًا فقط. من حلول منهجية سكروم إلى لوحات نهج كانبان والنهج المرن ذي الطريقين + نهج الشلال، تمنحك إدارة المشروع المرنة المرونة لاختيار ما هو مناسب للمشروع، حتى تتمكن من تقديم أفضل أعمالك.

بدء استخدام Microsoft 365

إنه Office الذي تعرفه، بالإضافة إلى أدوات تساعدك في العمل بشكل أفضل مع الآخرين، لتتمكن من إنجاز مزيد من المهام في أي وقت ومن أي مكان.

اشترِ الآن
محتوى ذات صلة
الإنتاجية

5 طرق تحذوها تطبيقات التقويم المتكاملة عبر الإنترنت لزيادة الإنتاجية

قراءة المزيد
الإنتاجية

اجعل الاجتماعات أكثر جاذبية باستخدام لوحة المعلومات الرقمية

قراءة المزيد
الإنتاجية

5 طرق تستطيع الاستقصاءات من خلالها زيادة المشاركة في الاجتماعات عبر الإنترنت

قراءة المزيد
الإنتاجية

5 طرق للتعاون بين العاملين عن بعد

قراءة المزيد

لا تقدم رؤى وأفكار الأعمال استشارات مالية أو ضرائبية احترافية. ينبغي عليك الاتصال بمستشارك المالي أو مختص الضرائب لمناقشة موقفك.