حدد أي تحدي يواجه إدارة الأعمال، ومن المحتمل أن يوجد تطبيق سحابي أو عدة تطبيقات واعدة لإصلاحه. كان للتطبيقات السحابية أثر عظيم على الشركات الصغيرة. لا تحتاج إلى الاستثمار في بنية أساسية باهظة الثمن لإدارة عمليات الأعمال، مثل الموارد البشرية وإدارة المشاريع والمحاسبة وإدارة علاقات العملاء. ومن خلال نموذج قائم على الاشتراك، أصبح من السهل بدء الاستخدام، حيث أنك تدفع المال نظير ما تستخدمه فقط. ولكن إذا لم تكن حريصاً، فإن كثرة التطبيقات المتداخلة ينجم عنها قصوراً في الفعالية وارتفاعاً للتكاليف.
بالنسبة إلى العديد من عمليات الأعمال، يمكنك الاختيار بين الحلول المتخصصة في مهمة محددة والحلول التي تعالج العمليات على نحو شامل أو تفي باحتياجات العمل المتعددة عبر شركتك. في بعض الأوقات يمثل التطبيق المركّز النهج الصحيح، ولكن يكون من المهم المقارنة بين هذه الفوائد ومزايا حل واحد مدمج.
1. تخفيض تكاليف تكنولوجيا المعلومات
تعد الفائدة الأكثر وضوحاً لدمج التطبيقات هي فعالية التكلفة. فعلى الرغم من الإقرار بأن الاشتراكات غالباً ما تكون أرخص من استضافة التطبيقات في الموقع، إلا أنه توجد رسوم مرتبطة بالتطبيقات السحابية أيضاً. تفرض معظم تطبيقات الأعمال رسوماً شهرية بناءً على عدد المستخدمين أو سعة التخزين المستخدمة. تتراكم هذه التكاليف، خاصة إذا كنت تدفع مقابل أكثر من تطبيق بوظائف مماثلة.
كما يمكن أن تكون إدارة العديد من الاشتراكات أمراً صعباً أيضاً. لا تستخدم كل الشركات نفس المقاييس لتحديد التكاليف. ويصبح تتبع ما تدفع مقابله أمراً معقداً عندما تستخدم فرق مختلفة تطبيقات مختلفة. ومن خلال دمج الفوترة، ستتمتع برؤية أفضل لما تستخدمه شركتك ومقدار القيمة التي تحصل عليها من تطبيقاتك السحابية.
2. إنجاز المزيد من المهام
بالإضافة إلى التكاليف الباهظة المرتبطة بالاشتراكات، تعمل التطبيقات الكثيرة جداً على تقليل الإنتاجية. وذلك مثل تبديل المهام بشكل عام، حيث يؤدي التنقل بين التطبيقات المختلفة على إضاعة الوقت وإحباط موظفيك. وتتراكم تلك الدقائق والساعات الضائعة بمرور الوقت، ومن الممكن لموظفيك استغلال هذا الوقت الضائع في أداء مهام ذات قيمة أعلى. فيما يلي بعض الأمثلة حول كيفية قيام الدمج بتبسيط تدفق سير العمل:
- يسمح تطبيق واحد للدردشات والمكالمات والاجتماعات للموظفين بتبديل أوضاع الاتصال بسرعة. على سبيل المثال، إذا وجد أعضاء الفريق أن الدردشة لا تحل مشكلة ما، فيمكنهم بدء اجتماع مع كل الأشخاص في الدردشة بنقرة زر واحدة.
- عند العمل في مشروع واحد، قد يحتاج الموظفون لديك إلى التواصل مع زميل في العمل، ثم التعاون في إعداد مستند، ثم مراجعة الجدول الزمني للمشروع، كل ذلك في غضون بضع ساعات. وسيكون إكمال هذه المهام أبسط بكثير إذا أمكن الوصول إلى جميع التطبيقات في نظام أساسي واحد مثل Microsoft Teams.
- إذا كانت المعلومات موجودة في نظام أساسي واحد، فلن يضيع الموظفون الوقت في فتح العديد من التطبيقات المختلفة للعثور على ما يبحثون عنه.
3. تبسيط التقنية
تتميز التطبيقات السحابية بسهولة إعدادها مقارنة بالحلول المحلية، ولكن هذا لا يعني أنها خالية من المتاعب. يجب على شخص ما، عادةً ما يكون من قسم تكنولوجيا المعلومات، الحفاظ عليها. ويمكن أن يشمل ذلك إضافة المستخدمين وإزالتهم من التطبيقات عندما تتغير أدوارهم في شركتك، وتكامل التطبيقات مع أنظمة أخرى مثل حل إدارة الوصول إلى الهوية، واستكشاف المشكلات التي يواجهها الموظفون لديك مع برامجك وإصلاحها.
ومع وجود عدد أقل من التطبيقات المراد دعمها، يمكنك ادخار وقت قسم تكنولوجيا المعلومات لأجل قضاء المزيد من الوقت في مبادرات أكبر من شأنها الارتقاء بأعمالك إلى مستوى أعلى.
4. الوصول إلى نتائج تحليلات أفضل
تعد البيانات من أثمن أصول أعمالك. يجب تحليل البيانات لمعرفة أفضل عملائك والكشف عن اتجاهات المبيعات وتعقب تحديات الإنتاج. ولكن إذا تم تقسيم بيانات العملاء والمعلومات المالية وتخطيط المشروع بين عدة تطبيقات، فقد تفقد نتائج تحليلات مهمة.
من خلال دمج التطبيقات في حل واحد أو مجموعة من أدوات المعلومات المهنية المتكاملة بشكل جيد، يكون من السهل على الأشخاص تحليل البيانات عبر شركتك بأكملها واكتشاف نتائج التحليلات الرئيسية التي تساعدك على اتخاذ قرارات أكثر ذكاءً. على سبيل المثال، إذا كان لدى فريقك وصول سهل إلى بيانات العملاء عبر جميع نقاط الاتصال في دورة حياة العميل، فيمكنهم توقع الاحتياجات وتقديم خدمة أفضل. ويمكن أن يساعدك اتصال بيانات المبيعات ببيانات استخدام الموظف على فهم كيفية زيادة كفاءة مواردك. بالإضافة إلى ذلك، تعرض العديد من الأنظمة الأساسية مقاييس مهمة يمكنك مراجعتها في لمحة بصر.
5. تشديد الأمان
في وقتنا الحالي، يعد كل جهاز وحساب مستخدم وتطبيق مدخلاً محتملاً للمستخدمين السيئين الذين يرغبون في سرقة البيانات أو تعطيل عملك. ويؤدي استخدام تطبيقات من عدة موردين مختلفين إلى تعريضك لخطر أكبر لحدوث خرق أمني، لأن العديد من الأشخاص يعيدون استخدام نفس كلمة المرور عبر عدة حسابات. وفي حالة اختراق أحد الحسابات، يمكن للمهاجمين استخدام هذه المعلومات للوصول إلى حسابات أخرى، بما في ذلك شبكة شركتك.
من خلال تقليل عدد التطبيقات التي يستخدمها فريقك، فإنك تبسّط عملية الأمان. عندما يستخدم الموظفون حساباً واحداً للوصول إلى تطبيقات متعددة، يمكنك تطبيق نفس عناصر التحكم في الأمان عبر جميع تطبيقاتهم. ومع وجود عدد أقل من التطبيقات التي يجب مراقبتها، فمن المرجح أن تكتشف الحوادث الأمنية قبل أن تُلحق ضرراً حقيقياً بشركتك.
كيفية معرفة ما إذا كان لديك عدد كبير جداً من التطبيقات
يسهل العثور على العديد من التطبيقات السحابية واستخدامها. وفي الواقع، قد لا تكون على دراية بجميع التطبيقات التي تستخدمها شركتك. ولكن حتى إذا كنت حريصاً جداً على اختيار التطبيقات لشركتك، فقد تظل هناك فرص للدمج. بعض المؤشرات التي تدل على أن أعمالك تستخدم الكثير من التطبيقات تأتي على النحو التالي:
- تستخدم الإدارات أو فرق المشروع تطبيقات مختلفة تؤدي وظائف متشابهة. على سبيل المثال، إذا كان فريق التسويق لديك يشارك الملفات باستخدام Microsoft OneDrive في نفس الوقت الذي يشارك فريق تطوير المنتجات الملفات باستخدام Box.
- ويتعين على أعضاء الفريق تنزيل البيانات من أحد الأنظمة وتحميلها إلى نظام آخر لإنجاز العمل. على سبيل المثال، قد يحتاج قسم المبيعات إلى استيراد معلومات العميل من أداة تعقب المبيعات إلى أداة إدارة المشروع بعد إتمام عملية البيع.
- تنتشر المعلومات المهمة عبر عدة أدوات مختلفة، مما يتطلب من الموظفين البحث في عدة تطبيقات للعثور على ما يحتاجون إليه.
- نقص الرؤية عبر أعمالك يجعل من الصعب الاتصال بين ما يحدث عبر المشاريع والموارد والإيرادات.
تساعدك التطبيقات السحابية أنت وفريقك على العمل من أي مكان. ولكن الكثير من التطبيقات يمكن أن تقلل من فعاليتك. ولتحسين إدارة التكلفة والأمان والإنتاجية، ألق نظرة على الحلول الشاملة لمعرفة ما إذا كانت هناك فرص لتقليل عدد التطبيقات التي يستخدمها فريقك كل يوم. أو احصل على تحليل أكثر تفصيلاً حول التوفير المحتمل في التكلفة الناتج عن دمج التطبيقات وإجراء تقييم ذاتي لتحديد ما إذا كان تبسيط نظام التطبيقات مناسباً لأعمالك.
