يقوم Outlook بتسهيل استخدام البريد الإلكتروني والتقويم وجهات الاتصال والمهام والمزيد. كل ذلك في مكان واحد. لا عجب في توسعه المنتظم على الأجهزة المحمولة منذ عام 2017! ومع كل هؤلاء المستخدمين، يوجد العديد من التلميحات والنصائح في Outlook المتاحة لزيادة الإنتاجية.
فيما يلي بعض الطرق التي تمكنك من تحقيق أقصى استفادة من Outlook.
بصفتك واحد من ملايين مستخدمي Outlook، قد تعتقد أنك تعرف بالفعل كيفية استخدامه بأكبر قدر ممكن من الكفاءة. وإذا لزم الأمر، فإليك سبع تلميحات ونصائح قد لا تعرفها بعد.
#1 جعل Outlook يتحدث إليك
صراحةً، لا يتحدث Outlook حقاً، ولكن يتحدث مساعد الإنتاجية Cortana من Microsoft. تم تضمين Cortana في Outlook للأجهزة المحمولة مع ميزة تشغيل قراءة رسائل البريد الإلكتروني. وبمجرد إعداد ذلك في Outlook، يمكنك الاستماع إلى رسائل البريد الإلكتروني الجديدة أثناء التنقل. ويمكنك إدارتها أيضاً. وباستخدام صوتك فقط دون استخدام اليدين، يمكنك وضع علامة على الرسائل كغير مقروء وحذفها والرد عليها ووضع علامات أخرى عليها.
والأفضل من ذلك، أن Cortana لا يقرأ رسائل البريد الإلكتروني فقط. ولكنه أيضاً يمكنه مساعدتك على البقاء منظماً. ويمكن أن (تختار) إعداد صوته كمؤنث أو مذكر. وستعلمك خواص الذكاء الاصطناعي بالتغييرات التي تطرأ على الأحداث بل إنها أيضاً ستحدد تعارضات الجدول الزمني في تقويمك. اطلع على كيفية عمله!
#2 استخدام علبة الوارد المركّز عليه
لا سيما على هاتفك، قد تكون علبة الوارد المزدحمة مربكة للتمرير خلالها. يمكنك تيسير عملية الفحص السريع للبريد الإلكتروني للبحث عما تحتاجه من خلال استخدام علبة الوارد المركّز عليه. ويمكنك إنشاء ما يعادل علبتين وارد واحدة مركّّز عليها والثانية للرسائل “الأخرى”. وبعد ذلك، يمكنك التبديل بين الاثنتين من خلال تمرير بسيط للزر الموجود أعلى علبة الوارد.
يقوم Outlook بفرز بريدك الإلكتروني نيابة عنك، وينقل الرسائل المهمة إلى “المركّز عليه” وأشياء مثل البريد غير الهام إلى “أخرى”. ويمكنك إعادة تصنيف الرسائل بسرعة عن طريق نقلها من أحد القسمين إلى القسم الآخر في علبة الوارد. ويمكنك أيضاً تحديد “النقل دائماً إلى المركّز عليه” أو العكس إذا كنت تريد أن تظهر الرسائل الواردة من هذا المرسل في مكان معين.
بالإضافة إلى ذلك، كلما زاد استخدامك لميزة علبة البريد الوارد المركّّز عليه، أصبحَت أكثر ذكاءً. وتركّز ميزة البريد الوارد المركّّز عليه على كيفية فرز بريدك لتصنيف الرسائل الواردة بشكل أفضل ومساعدتك في التركيز على الأمور الأكثر أهمية.
#3 مشاركة تقويماتك
نعلم جميعاً أننا نضيع الكثير من الوقت في الاجتماعات. وبينما تستمر في العمل على ذلك داخل مؤسستك، يتيح لك Outlook إمكانية استبعاد المحاولات غير الفعالة لجدولة اجتماع آخر.
ومن خلال التقويمات المشتركة في Outlook، يمكنك الانتقال إلى إعدادات التقويم وتحديد الأشخاص الذين ترغب في مشاركتهم، مثل الزملاء أو الأصدقاء. ويمكنك تمييز فرق مختلفة بالألوان وإدارة الأذونات للسماح للأشخاص الذين تشاركهم بالعرض فقط أو التعديل أو إدارة تقويمك (بواسطة التفويض). علاوة على ذلك، يمكنك أيضاً اختيار التفاصيل التي تشاركها والاختيار بين “الكل” أو “العناوين والمواقع فقط” أو “عندما أكون مشغولاً فقط”.
#4 الاستفادة من مساعد الجدولة
عندما تشارك تقويماتك، يمكنك استخدام مساعد الجدولة على الأجهزة المحمولة بدلاً من إرسال بريد إلكتروني ذهاباً وإياباً لتحديد موعد للالتقاء معاً. ويمكنك إنشاء حدث في تقويمك وإضافة الأشخاص الذين تريد دعوتهم. وبعد ذلك، يمكنك استخدام منتقي الوقت لمساعد الجدولة للسحب والإفلات في وقت ما في التقويم والذي يتحول بدوره إلى اللون الأخضر. ويعني ذلك أن الجميع متاحين. احجزه!
#5 الإشارة إلى الأشخاص لجذب انتباههم
عندما نعمل في المكتب مع شخص ما، يمكننا أن نقول “مرحباً يا فرح!” إن ذكر اسم فرح يجذب انتباهها عما تفعله. ويمكنك أن تفعل الشيء نفسه من هاتفك باستخدام إشارات @ في Outlook. عندما تشير إلى @فرح في رسالة بريد إلكتروني، سيرى المستلم أنه قد تم استدعاؤه للمشاركة في المحادثة.
والأفضل من ذلك، عندما يشير إليك الأشخاص الآخرون باستخدام @، تعرض علبة الوارد الجمل ذات الصلة حول الإشارة @ مباشرةً في مقتطف رسالتك. وتتيح لك هذه الميزة إطلاعك على ما تحتاج إليه في عبارات مختصرة.
#6 تخصيص خيارات التمرير
يمكنك التمرير إلى اليسار أو اليمين في أي تطبيق للتواصل لتحديد ما إذا كان الأصدقاء الذين تراهم أصدقاء محتملين أم لا. وحقيقةً، يمكنك أن تكون محدداً في علبة الوارد الخاصة بك في Outlook أيضاً. قم بفتح إعدادات Outlook للأجهزة المحمولة وحدد خيارات التمرير. ويمكنك تعيين “التمرير إلى اليسار” أو “التمرير إلى اليمين” لاختيار عدد من الإجراءات المفضلة:
- حذف
- وضع علامة “مقروء”
- وضع علامة “غير مقروء”
- وضع علامة
- أرشفة
#7 استخدام ميزة “ممنوع الإزعاج”
يمكن أن يجعلنا التحقق من وصول رسائل البريد الإلكتروني باستمرار نشعر بأننا كفئران التجارب. نضغط على هذا الزر الصغير للحصول على مكافأة في صورة رسالة جديدة. لكن ذلك يشتت الانتباه. يمكنك الحرص على التأكد من إيلاء تركيزك إلى ما هو مهم في تلك اللحظة من خلال استخدام ميزة ممنوع الإزعاج في Outlook. ومن خلال إيقاف تشغيل الإعلامات من التطبيقات، يمكنك أن تركز انتباهك على هذا الاجتماع أو التقرير الذي تحتاج إلى إنهائه.
ويمكنك جدولة إعداد ميزة ممنوع الإزعاج بعد كل ظهيرة قُبَيل نهاية دوام العمل. وبهذه الطريقة، يمكن أن تساعدك فترة الهدوء هذه على التنظيم والاستعداد للغد. أو يمكنك بدء جلسة “ممنوع الإزعاج” المحددة بوقت والتي تبدأ على الفور حسب الحاجة.
الاتصال والتنظيم أثناء التنقل
إن التراكم الزائد لرسائل علبة الوارد الزائدة مجهد حقاً. ويساعدك Outlook للأجهزة المحمولة على الاتصال والتنظيم أثناء التنقل. الآن وباستخدام مساعدة Cortana وتلميحات ونصائح Outlook الأخرى هذه، يمكنك التحكم في اتصالاتك والتزاماتك الشخصية والمهنية.
