كيفية عمل هيكل تنظيمي للشركات التجارية الصغيرة

يعمل المخطط التنظيمي بشكل جيد باعتباره بطاقة ذاكرة للموظفين، فهو يحدد المهام الوظيفية لكل موظف ويوضح أي من هؤلاء الموظفين يعمل لصالح من. ولكن كيف يتم تنسيق هذا المخطط التنظيمي الذي يجب عليك استخدامه وما الذي يجب تضمينه فيه؟

تابع القراءة لمعرفة كيفية عمل للشركات الصغيرة.

اختيار تنسيق للمخطط التنظيمي

تعتمد طريقة تخطيطك للمخطط التنظيمي للأعمال التجارية الصغيرة الخاصة بك على كيفية تنظيم عملك وهيكلته. هناك ثلاثة أنواع من المخططات التنظيمية تتوافق مع ثلاثة هياكل رئيسية للأعمال التجارية: المسطحة، والهرمية والمصفوفة. ألقِ نظرة على كل منها أدناه وحدد أكثرها تشبه هيكل عملك.

الهيكل التنظيمي المسطح:

من الشائع بين الشركات الناشئة التي تضم قسمًا واحدًا أو بضعة أقسام فقط، أن هيكل الأعمال التجارية المسطحة هو الهيكل ذو التسلسل الهرمي الأصغر. في هيكل الأعمال المسطح، يكون هناك بصفة عامة مستويات قليلة أو لا يكون هناك أي مستويات بين أعلى مستويات الإدارة وأدنى مستوى من الموظفين.

على سبيل المثال، بصفتك صاحب العمل قد تقوم بالإشراف المباشر على جميع الموظفين. في المخطط التنظيمي المسطح لمثل هذا العمل، ستكون لديك خانة واحدة في المخطط لتمثيل نفسك. أسفل هذه الخانة، سيكون لديك خط فرعي أو خط اتصال بينك وبين جميع الموظفين، والذين يشغل كل واحد منهم خانة منفصلة. والنتيجة تكون مخططًا بيانيًا قصيرًا وواسعًا.

الهيكل التنظيمي الهرمي:

عندما تنمو أعمالك التجارية وتتطور لكي تصل إلى نطاق يتضمن مستويات متعددة من الإدارة، قد يكون الهيكل الهرمي مناسبًا لك. في هيكل الأعمال التجارية الهرمي، تكون هناك مستويات متعددة بين الإدارة والموظفين. ولكن كل فرد لا يزال لديه دور محدد ويقدم تقاريره إلى مدير واحد.

مع مثل هذا الهيكل من هياكل الأعمال التجارية، لا يمكنك بصفتك صاحب العمل الإشراف المباشر على جميع الموظفين. قد تشرف مباشرةً على مدير أو أكثر وهم يقومون بدورهم بالإشراف على موظف أو أكثر.

في المخطط التنظيمي الهرمي لمثل هذه الأعمال التجارية، سيكون’لديك خط اتصال بينك فقط وبين اثنين من المديرين. وسيكون هناك خط فرعي بين هؤلاء المديرين وبين الموظفين التابعين لهم. وهذا هو السبب في أن المخطط التنظيمي الهرمي غالباً ما يشبه الهرم.

الهيكل التنظيمي المصفوفي:

إذا كان الموظف (أ) في عملك يعمل لدى المدير (أ) والمدير (ب)، فمن المحتمل أن يكون لديك هيكل أعمال مصفوفي. في هذا النوع من هياكل الأعمال التجارية، تكون الأدوار تدفقية وليست محددة.

على سبيل المثال، قد يعمل مصمم جرافيك لدى كل من مدير التصميم ومدير الإنتاج. ويعني ذلك أن هناك مخططًا تنظيميًا يشبه عادةً الشبكة.

إدراج جميع الموظفين في قائمة

لذلك لا تقم بحذف الموظفين من هذا المخطط، اكتب قائمة بجميع الموظفين، في أي قسم من الأقسام يعملون ولدي أي من المديرين يتبعون قبل البدء في عمل التخطيط. لا تنسَ أن تقوم بإدراج نفسك في هذه القائمة، حتى لو كنت صاحب العمل.

اختيار طريقة إعداد المخططات

بعد ذلك، حدد كيف ستقوم بإنشاء مخطط تنظيمي يتوافق مع تنسيق المخطط التنظيمي الذي يناسب هيكل عملك. إن أسهل طريقة لإنشاء مخطط يمكن المحافظة عليه بسهولة مع مرور الوقت هي استخدام برنامج خاص بالرسم البياني مثل برنامج Orgweaver أو أداة رسم تخطيطي عبر الإنترنت مثل Gliffy.

يمكنك أيضًا اختيار رسم مخطط تنظيمي مؤقت على الورق إذا كنت في المراحل الأولى من العمل.

إنشاء مخططتنظيمي للشركات الصغيرة

باستخدام طريقة إعداد المخططات الخاصة بك، قم بإضافة خانة في أعلى المخطط تمثل الموظف ذا المرتبة العالية (مثل المالك أو المدير التنفيذي أو الرئيس). اكتب أسماء الأفراد والمسمى الوظيفي في هذه الخانة. ثم، انتقل إلى المستوى التالي من الموظفين، مضيفًا خانة لكل موظف ثم املأ اسمه أو المسمى الوظيفي المقابل له.

قم بإضافة خط فرعي أو خط اتصال بين صاحب العمل أو الرئيس التنفيذي وبين مرؤوسه. كرّر عملية إضافة الخانة هذه، مع إضافة اسم وعنوان ورسم فرع لكل مستوى في هيكل الأعمال. في النهاية، يجب أن يكون لديك نفس عدد الخانات على المخطط البياني طالما أن هناك موظفين في القائمة التي قمت بإنشائها مسبقًا.

الحفاظ على المخطط التنظيمي

عندما ينضم أفراد إلى عملك أو يغادرونه، قم بإضافتهم إلى المخطط أو إزالتهم منه لتحديثه. وبالمثل، يمكن للموظفين تغيير مناصبهم مع مرور الوقت، إما إلى وظيفة في نفس المستوى أو في مستوى أعلى.

عندما يحدث ذلك، فأنت تريد تحديث المخطط لتعكس التنقل الأفقي للموظفين أو الترقية.