كيف سيساعد تعيين العمليات في نجاح شركتك

ما المقصود بتعيين العمليات؟ 

يمكن لتعيين العمليات أن يساعد على إنشاء عمليات تجارية أو مخطط تدفق عمليات والذي من شأنه أن يحدّد سلسلة من الأحداث في تدفق عمل مقدمًا وغالبًا ما يكون عبارة عن تمثيل مرئي. ومن ثمَّ، تسمح خرائط العمليات للقادة ومديري المشروعات بجمع شمل الفرق معًا، ومساعدة الموظفين على فهم أين ينسجمون في مشروع وكيف يؤثر عملهم في الآخرين، وأخيرًا الدفع تجاه تحقيق النتيجة النهائية.  

خرائط العمليات تحدد عادةً عملية جديدة أو توثق عملية موجودة أو تحسّنها. وبالاستعانة ببرنامج تعيين عمليات، يمكن لأي شخص أن ينشئ تمثيلاً مرئيًّا لمشروع ما.  

فوائد تعيين العمليات  

مع توفر إمكانات مشاهدة عملية ما وفهمها بصورة مرئية من البداية إلى النهاية، سرعان ما ستظهر نطاقات بحاجة إلى تحسين الكفاءة. وعلاوةً على ذلك، يمكن لمخطط تدفق العمليات أن يكون مفيدًا لك: 

  • توفير توثيق للعمليات 
  • عرض مشروع مرئي من البداية إلى النهاية 
  • مشاركة التفاصيل بطريقة مرئية يمكن للإدارة فهمها من أول نظرة 
  • إبراز العوامل غير المعلومة، مثل التعقيدات وتوفر المكونات الاحتياطية 
  • تقسيم العمليات إلى خطوات باستخدام رموز سهلة الفهم 
  • إظهار لأي مدى يعدُّ أعضاء الفريق مترابطين فيما بينهم، وهو ما يمكن أن يساعد على تيسير المزيد من التفاعلات ذات المغزى 
  • منح أعضاء فريقك إطارًا مرجعيًّا  
  • تسليط الضوء على المشاكل والحلول المحتملة 
  • تمكينك (وفريقك) من اتخاذ قرارات أكثر استنارة 
  • إنشاء مكتبة مخططات تدفق يمكنك استخدامها وإعادة استخدامها وإعادة استعمالها لأغراض مختلفة مع ظهور المشروعات الجديدة 
  • طرح أسئلة وإجابات أكثر إستراتيجيةً  
  • تقديم منتجات وخدمات ذات مستوى أفضل إلى العملاء 
  • توفير توافق ومراجعة لعملية التوثيق  
  • أنظمة إدارة جودة (QMS) 

طرق استحدام تعيين العمليات

سواء أكنت تعمل في بيئة صناعية أم في مكتب أم في مستودع أم في منشأة رعاية صحية، فإن تعيين العمليات يمكن أن يساعد فريقك على تحقيق فهم أفضل لطريقة سير الأمور، وأين يمكن أن يكون سير الأمور في انسجام. والفوائد المتحققة سوف تساعد الجميع على الشعور بأنهم أكثر ارتباطًا بوظائفهم وأكثر نيلاً للتقدير. فهيا نلقي نظرة على طريقتي استخدام تعيين العمليات بحيث يمكن أن تقرر أيهما المناسبة لمشروعك.  

تدفق العمليات 

يعرض مخطط تدفق العمليات العلاقات بين المكونات الرئيسية لمشروع أو صناعة ما. ويمكنه أن يساعدك على تأسيس المعايير والإجراءات ويُستخدم كمادة توجيهية للمهام. كما يمكنه أن يساعدك على ضمان اتباع الفرق للخطوات المحددة لتدفق عمل ما بترتيب منصوص عليه سابقًا.  

توثّق مخططات تدفق العمليات أي عملية، أو تحسّنها، أو تستخلص منها نموذجًا لعملية جديدة. وعند إنشاء مخططات تدفق العمليات باستخدام برنامج تعيين عمليات، يمكنها أن تحتوي على رموز يمكن النقر عليها وتكون قابلة للتوسع وتوفر تفاصيل إضافية بشأن كل مرحلة من مراحل العملية. ومن ثمَّ، قبل إعداد تدفق عمل أو مخطط تدفق عمل يشمل المهام، ننصحك بتقديم وصف موجز للعملية الشاملة ضمن مخطط تدفق. 

صورة مخطط تدفق عمليات
نموذج لصورة تدفق عمليات

عملية نشاط تجاري 

يولي تعيين عمليات النشاط التجاري اهتمامًا لتفاصيل عمليتك. وهو يبرز ما يتعين القيام به، من البداية إلى النهاية، للوصول بأي عملية إلى نهايتها. ويشمل الإجراء الأشخاص الذين يتعين إشراكهم، والمهمة التي يجب إنجازها، ومتى يجب ذلك، وكيف يتم إنجاز المهام. كما أنه يمنح أعضاء فريقك سببًا أو غايةً للإيمان بها ورؤية تتغلغل عبر آفاق الأهداف الكبرى. وأيضًا يوضح لهم دورهم، ولماذا هم مهمون للغاية للعملية، وكيف سيعمل فريقك في تعاون لإتمام المشروع.  

مثل جميع مخططات تعيين العمليات، يستخدم تعيين عمليات الأعمال الرموز للإشارة إلى نقاط التماس طوال الوقت، وهذه الرموز يمكن أن تتوسع لتقديم تفاصيل إضافية. 

مخطط تدفق عمليات الأعمال
نموذج مخطط عمليات الأعمال

أنواع تعيين العمليات  

نظرًا إلى أن الشركات المختلفة والمشروعات المختلفة لها احتياجاتها الفريدة، فإن استخدام النمط نفسه لمخطط تدفق العمليات مرارًا وتكرارًا على الأرجح ليس أفضل استخدام للأداة. ومن ثمّ، هذه أنواع عديدة لتعيين العمليات لمزيد من الاحتياجات المتخصصة. هيا بنا نلقي نظرة على الأنواع المختلفة لتعيين العمليات بحيث تتمكّن من تحديد الخيار الأنسب لمشروعك.  

تعيين العمليات المفصّل 

يوفر تعيين العمليات المفصّل تفاصيل المشروع في شكل خريطة عمليات. وعن طريق توفير النظرة الفنية على الخطوات الدقيقة، بما في ذلك المدخلات والمخرجات والمقاييس والأشخاص الذين هم بحاجة إلى إتمام العملية، يمكنك تخفيف الحيرة وعرض التبعيات ومساعدة فريقك على التحضير لما سيأتي في المستقبل (والبقاء في حالة تركيز بعد بدء المشروع). خرائط العمليات المفصلة عادةً ما ترتبط بخريطة العمليات ذات المستوى الرفيع أو العمليات الرئيسية أو الأساسية.  

توثيق تعيين العمليات 

يحدد تعيين عمليات المستندات مدخلات المشروع ومخرجاته. وعن طريق التوضيح الموجز للمعلومات التي تحتاج إليها في كل مرحلة، وكذلك المخرجات (أو العناصر أو الخدمات الملموسة) المرتبطة بالمشروع، يمكنك تحقيق فهم أفضل لما يحتاج إليه فريقك لينجز المهام الموكلة إليه وفهم أفضل لشكل النتيجة النهائية. يمكن لإضافة خريطة عمليات مستندات إلى خريطة عمليات مفصلة أن يساعدك على أن تكون واضحًا بخصوص المتغيرات والقرارات التي قد تؤثر في عملك.  

تعيين العمليات ذات المستوى العالي 

توفر خريطة العمليات عالية المستوى نظرةً عامةً على عمليات المؤسسة وأهدافها. بالنسبة إلى مشروع، تسمح لك بتحديد الأقسام والأدوار ضمن نطاق هذه الأقسام التي تحتاج إلى تمثيل منها. إذا كنت بصدد استخدام برنامج تعيين عمليات، فإن كل قسم أو دور يمكن جعله قابلاً للنقر لتوفير نظرةً أكثر تفصيلية على احتياجات المشروع. 

تعيين العمليات المعروض 

من خلال التوضيح الموجز للعمليات الحالية والمستقبلية، يمكنك الحصول على رؤية شاملة للكيفية التي سيكون عليها العمل في مؤسستك أو مشروعك. هذه النظرة العامة يمكن أن تساعدك على العثور على طرق جديدة لإضفاء السلاسة على عملك، وتحديد الجهات المعنية المهمة ونقاط الاتصال، وتحسين علاقات العمل، وإنشاء عملية تحقق لك أقصى استفادة من وقت فريقك ومن المواهب المتوفرة لك.  

المخطط على هيئة مسار السباحة/ تعيين العمليات العابر للوظائف 

من خلال مخطط تدفق العمليات على هيئة مسار السباحة أو العابر للوظائف، يمكنك تحديد الأقسام المنخرطة في المشروع، ثم تقسيم العملية إلى خطوات ووضع هذه الخطوات في مسار القسم المسؤول عنها. وهي طريقة رائعة لرؤية العمليات بطريقة جديدة، والعثور على المجالات التي تحتاج إلى تحسين وتحديد الفجوات الحقيقية أو المحتملة أو التداخلات في العملية بحيث يمكنك التخطيط سابقًا. 

تعيين عمليات السلسلة ذات القيمة المضافة 

عندما ترغب في منح فريقك لمحةً سريعةً عن عملية، يمكن لتعيين عمليات السلسلة ذات القيمة المضافة أن يكون ذا فائدة. فهي خريطة موجزة وبسيطة للمربعات غير المتصلة التي تسمح لك بتصور عملية ما من نظرة سريعة. وبقيامك بذلك، يمكنك رؤية الجهات المعنية الرئيسية التي تحتاج إلى تضمينها في مشروع ولتحصل على فكرة أولية عن الكيفية التي سيسير بها المشروع. 

تعيين عمليات تدفق القيمة 

تعيين تدفق القيمة عبارة عن طريقة تُستخدم لتوضيح الخطوات المطلوبة لتوفير منتج أو خدمة وتحليلها وتحسينها. هذا الإجراء مفيد بشكل مميز في العثور على الخطوات المهدرة للوقت. وباعتبارها جزءًا رئيسيًّا من منهجية صعبة، يراجع تعيين تدفق القيمة سير خطوات العمليات والمعلومات من المنشأ إلى التسليم إلى العميل. وعادةً ما تستخدمه الشركات التي تنتج سلعًا مادية للمستهلكين.  

تعيين عمليات النشاط 

تعيين عمليات النشاط هو أداة لتعيين تدفق القيمة ويوضح الأنشطة المضيفة للقيمة والأنشطة التي ليست مضيفة للقيمة في عملية ما. وهو يساعد على توضح موضع حدوث هذه الأنشطة ويمكن أن يساعدك على تحديد أوجه التعاون بين أصحاب المصلحة الذين يمكنهم إضافة القيمة حيث لا يكون لها وجود سابق. 

تعيين عمليات تدفق العمل 

عند إنشاء مخطط عمليات في شكل “تدفق” لن يشمل رموز لغة نمذجة موحّدة (UML). بل سيستخدم، بدلاً من ذلك، مجموعات الرموز أو الكلمات التي تنطوي على معلومات. وهذا حل رائع عند التواصل مع الأشخاص الذين لا يستوعبون رموز UML أو الذين يفضلون الكلمات على الرموز.   

يستهلك تعيين عمليات الأعمال وقتًا، لكنه إجراء يستحق. فعن طريق منح الجميع في فريقك رؤية، وعمليةً، ومهام، أو فقط فهمًا أكثر عمقًا لكيفية سير الأعمال، يمكنك أن تخُط حدودًا واضحة، وأن توضح الأدوار والمسؤوليات، وأن تساعد الجميع على معرفة الاحتياجات التي تجب تلبيتها ومتى يحين أوان ذلك. وإذا كنت تعتقد أن تعيين العمليات لا يناسب سوى شركة تنتج منتجات مادية، فعليك أن تعيد النظر في الأمر. 

في عام 2018، نشر كلّ من مكتبة الطب الوطنية الأمريكية والمعاهد الوطنية للصحة مقالاً عن أهمية تعيين العمليات في الرعاية الصحية. وبحسب التقرير، أفاد تعيين العمليات اختصاصيي الرعاية الصحية عن طريق مساعدتهم على الآتي:   

  • كسب فهم مشترك 
  • تحديد فرص التحسين 
  • تحفيز تفاعل أصحاب المصلحة  
  • تحديد أهداف المشروع 
  • مراقبة تقدم المشروع 
  • التعلّم 
  • زيادة التعاطف 
  • اكتساب طريقة تخطيط بسيطة  

ومن ثمّ، وبصرف النظر عن نوع العمل الذي تديره سواء أكان تطويرًا للبرامج أو رعاية صحية أم مشروعات إنشاءات أو تسويقًا، فإن تعيين العمليات يمكن أن يساعدك على العمل بذكاء أكبر وأن تظل على المسار الصحيح. وعلاوةً على ذلك، يمكنه أن يساعد فريقك على العمل معًا برؤية مشتركة يمكنها أن تساعد الجميع على تقديم أفضل ما لديهم للشركة ولزبائنك. لمعرفة المزيد، يُرجى الاطلاع على هذا  الدليل  المتدرج لإنشاء مخططات باستخدام  برنامج تعيين العمليات.  

بدء استخدام Microsoft 365

إنه Office الذي تعرفه، بالإضافة إلى أدوات تساعدك في العمل بشكل أفضل مع الآخرين، لتتمكن من إنجاز مزيد من المهام في أي وقت ومن أي مكان.

اشترِ الآن
محتوى ذات صلة
تكنولوجيا الأعمال

التخزين السحابي مقابل الخوادم المحلية: 9 أشياء يجب وضعها في الاعتبار

قراءة المزيد
تكنولوجيا الأعمال

تحقيق أقصى استفادة من مؤتمرات الفيديو المجانية

قراءة المزيد
تكنولوجيا الأعمال

تقنية مشاركة الشاشة المجانية سهلة، ولكن هل تنفذها بطريقة صحيحة؟

قراءة المزيد
تكنولوجيا الأعمال

مواصلة العمل كالمعتاد عندما يكون السفر للعمل متوقفًا

قراءة المزيد

لا تقدم رؤى وأفكار الأعمال استشارات مالية أو ضرائبية احترافية. ينبغي عليك الاتصال بمستشارك المالي أو مختص الضرائب لمناقشة موقفك.