ما هو برنامج أتمتة العمليات؟

يمكن تقسيم برامج أتمتة العمليات إلى ثلاثة مستويات. ولأن كل مستوى يوفر قدرات مختلفة، غالبًا ما تتدرج المنظمات عبر هذه المراحل مع تطور احتياجات الأتمتة لديها.

تستخدم أتمتة عمليات الأعمال (BPA) البرامج النصية أو التعليمات المحددة مسبقًا لتنفيذ المهام المتكررة التي تستند إلى القواعد، مثل إنشاء التقارير أو نقل البيانات بين الأنظمة أو إدارة الملفات. تتضمن فوائد BPA توفير الوقت، والتحكم في التكاليف، وتقليل الأخطاء. وهي الأنسب للعمليات الثابتة والمتوقعة. 

برنامج أتمتة العمليات الرقمية (DPA) هو التطور الجديد من BPA. وهو يربط سير العمل عبر الأنظمة والفرق، مما يتيح تنسيق العمليات بأكملها. كما توفر هذه الأدوات الميزة الإضافية من تعزيز الرؤية والتحليلات. على سبيل المثال، يمكن لبرنامج أتمتة عمليات الشؤون المالية أن يبسّط الامتثال ودورات الموافقة وإعداد التقارير بشكل كبير.

التشغيل التلقائي للعمليات (RPA) هو شكل من أشكال الأتمتة الرقمية يستخدم روبوتات برمجية لأتمتة المهام المتكررة التي تستند إلى القواعد. 

الأتمتة العاملة للعمليات، التي أصبحت ممكنة بفضل التطورات في الذكاء الاصطناعي العامل، هي المرحلة التالية من الأتمتة. وتستخدم عوامل مدعومين بالذكاء الاصطناعي لتنفيذ المهام بصورة مستقلة لتحقيق أهداف محددة للشركات. يمكن لعوامل الذكاء الاصطناعي في أدوات الأتمتة العاملة للعمليات مثل Microsoft Copilot Studio أن يخططوا ويستدلوا ويتخذوا الإجراءات عبر البيانات والتطبيقات. يضيف هذا النهج المرونة وقابلية التكيف واتخاذ القرار المستقل إلى عمليات الشركة، مما يقوم بتمكين الأنظمة من الاستجابة ديناميكيًا للظروف المتغيرة.

برنامج أتمتة العمليات المؤسسية يتضمن تطبيق عدة خطوات أساسية. ينبغي أن يتضمن الإطار السليم ما يلي:

• التقييم. قم بتقييم العمليات الحالية لتحديد فرص الأتمتة والقيود وأهداف الشركات.
• التصميم. قم بتعريف شكل العملية المستقبلي وحدد نهج الأتمتة والأدوات ونموذج الحوكمة المناسب.
• النشر. قم بتطبيق حل الأتمتة في بيئة الإنتاج وادمجه مع الأنظمة الحالية.
• اختبار. تأكد من أن العمليات التي تم أتمتتها تعمل كما هو متوقع في الظروف الواقعية.
• التحسين المستمر: راقب الأداء، واجمع التعليقات، وحسن عمليات الأتمتة بمرور الوقت.

يمكن لأدوات مثل Microsoft Power Automate العمل مع Copilot Studio من خلال تمكين روبوتات الدردشة من تشغيل سير عمل تم أتمتته عبر التطبيقات والأنظمة.

غالبًا ما يبدأ التطبيق بأتمتة العمليات الرقمية، التي توحّد سير العمل وتدمج البيانات عبر الأنظمة. يمكن للمنظمات بعد ذلك التدرج نحو الأتمتة العاملة عبر إضافة الاستدلال المدعوم بالذكاء الاصطناعي واتخاذ القرار المستقل إلى سير العمل الرقمي. يساعد هذا النهج الهجين المؤسسات على التحديث بأمان، من خلال الاستفادة من الأتمتة لتحقيق الكفاءة، مع الاستعداد في الوقت نفسه لإمكانات معززة بالذكاء الاصطناعي.

تسير أتمتة العمليات والتحول الرقمي جنبًا إلى جنب، فكلاهما يركز على ربط الأشخاص والأنظمة والبيانات. وهي جزء أساسي من أي مبادرة تحول رقمي، لأنها تساعد المنظمات على إنجاز العمل بسرعة أكبر، وتقليل الجهد اليدوي، وإنشاء تجارب أكثر اتساقًا عبر الشركات.

مع حلول مثل Microsoft 365 Copilot للمؤسسة، يمكن للفرق تبسيط العمليات اليومية وتحسينها بمرور الوقت. ومع ازدياد ترابط سير العمل وقابليته للقياس، تكتسب المنظمات الرؤية التي تحتاج إليها لتحديد نقاط الاختناق، وتجربة أساليب جديدة، وتوسيع نطاق ما يحقق النتائج.

يعمل التحول الرقمي لسير العمل على تعزيز استجابة الأعمال ويرفع مستوى الرؤية التشغيلية. يساعد برنامج أتمتة العمليات على إزالة العزل بين الأقسام وإنشاء عمليات موحدة قائمة على البيانات.

يقوم عوامل الذكاء الاصطناعي بتوسيع نطاق الأتمتة من خلال تنفيذ المهام بصورة مستقلة وتحسين عمليات مثل الموافقات المالية، وإعداد الموظفين الجدد في الموارد البشرية، والتعامل مع طلبات تقنية المعلومات. يتيح Copilot Studio النشر الآمن للعوامل عبر Microsoft 365 والأنظمة المتصلة.

تواجه المنظمات غالبًا تحديات مثل مقاومة التغيير، وصوامع البيانات، وعدم وضوح الحوكمة عند تبني الأتمتة. ويمكن معالجة ذلك من خلال التخطيط، ومحاذاة حملة الأسهم، ووضع مؤشرات نجاح واضحة.

إن تعزيز التعاون بين فرق تقنية المعلومات وفرق الأعمال يعزّز التبني على نطاق أوسع. يُعد دعم القيادة والتدريب والتواصل المنتظم جميعها عناصر أساسية لاستدامة مبادراتك وتحويل الأتمتة.

الحوكمة هي أمر بالغ الأهمية لتوسيع نطاق الأتمتة بمسؤولية. الحفاظ على الشفافية وخصوصية البيانات والامتثال في سير العمل الذي تم أتمتته هو أمر بالغ الأهمية لنجاح مبادرات الأتمتة الخاصة بك.

تعمل الأتمتة على تحسين الدقة والسرعة والامتثال عبر وظائف الأعمال المختلفة، وتتضاعف هذه المكاسب مع ذلك. إليك بعض الأمثلة على كيفية يمكن لأفراد مؤسستك توفير الوقت باستخدام الذكاء الاصطناعي وأتمتة العمليات.

يتولى برنامج أتمتة العمليات المالية معالجة الموافقات على الفواتير، وتتبع النفقات، والتسوية مع حد أدنى من الإشراف البشري.

يتكامل برنامج أتمتة العمليات الرقمية مع أنظمة الموارد البشرية لتحسين تجربة الموظفين الجدد، وإتاحة المزيد من خيارات الإعداد الذاتي للانضمام، وتقليل المهام الإدارية اليدوية.

تعزّز الأتمتة الوثوقية وتقلل وقت التعطل من خلال تشغيل سير العمل استنادًا إلى تنبيهات النظام أو إجراءات الموظفين.

يواصل برنامج أتمتة العمليات التطور مع التقدم في الذكاء الاصطناعي والتحليلات والتطوير منخفض التعليمات البرمجية. في المستقبل، سنشهد مزيدًا من أتمتة العمليات العاملة، وسير العمل التكيفي، والأنظمة ذاتية التحسين. يمكن للعوامل أن يساعدوا في البناء على زخم أتمتة العمليات التقليدية من خلال إضافة الذكاء والاستقلالية والقدرة على التكيف.

بدأ عوامل الذكاء الاصطناعي بالفعل في تنفيذ سير عمل متعدد الخطوات مع الحد الأدنى من التدخل البشري. سيؤدي هذا التحول إلى تغيير النماذج التشغيلية عبر مختلف الصناعات.

ستتفاعل الأتمتة بشكل متزايد مع تقنيات مثل إنترنت الأشياء وسلسلة السجلات والتحليلات المتوقعة، مما يخلق أنظمة أكثر ترابطًا وذكاءً.