أنشئ مخططاً زمنياً أكثر دقة للمشروع باستخدام هذه الخطوات السبع

صورة لسيدتين تجلسان وتناقشان شيئا ما على شاشة الكمبيوتر

بغض النظر عما إذا كنت تعمل في مشروع شلال أو مشروع تطوير سريع، فإن بناء مخطط زمني أولي للمشروع يمثل تحديات فريدة.

مشاريع الشلال من ناحية تكون صارمة في كل من الهيكل والمخطط الزمني، ما يضع قيمة كبيرة على التقدير المسبق عالي الجودة. مشاريع التطوير السريع، من ناحية أخرى، تعتمد على المرونة وفترات العمل المعقدة في بعض الأحيان، ما يعني أن المديرين يجب أن يحاولوا أن يأخذوا في الاعتبار موجات التغيير الحتمية. على أي حال، فإن بناء مخطط زمني معقول للمشروع خطوة حاسمة في المراحل المبكرة من المشروع.

يمكن لقائمة المراجعة التالية أن تساعد مديري المشاريع وأصحابها في تغطية أساسياتهم، بدءاً من بناء المهمة الأولى للمشروع وحتى التخطيط لجولات الموافقة والتخفيف من مخاطر المشروع.

1. كيف يُقسم هدفي النهائي إلى مهام فردية؟

الخطوة الأولى لبناء مخطط زمني شامل هي البدء في تقسيم المشروع. حدد هدفك النهائي واعمل بشكل عكسي لتخطيط المهام الفردية التي سيتعين إكمالها للوصول إلى هذه الغاية. ابدأ بنقاط رئيسية فقط، ثم عليك إجراء عمليات مسح متتالية عبر المخطط الزمني لإنشاء لحظات متعددة بشكل متزايد بينهما.

استناداً إلى أسلوب المشروع الخاص بك، يمكن تجميع هذه الأحداث الرئيسية الصغيرة في التسلسلات نفسها التي تتحول في النهاية إلى دورات متكررة. ستستمد مشاريع الشلال إطارها بشكل أساسي من النقاط الرئيسية الأكثر شمولاً.

2. ما مقدار الوقت اللازم لكل مهمة؟

بمجرد الانتهاء من تخطيط مهامك بالكامل، ابدأ في تحديد الوقت المتوقع المطلوب لإكمالها. اعتماداً على النظام الأساسي الذي يبني المخطط الزمني الخاص بك عليها، فقد يبدأ في الظهور مثل مخطط جانت التقليدي - وهذا أمر جيد. يمكن في كثير من الأحيان استخدام مصطلحي "المخطط الزمني لإدارة المشروع" ومخطط جانت بالتبادل، على الرغم من أنه ليس من الضروري أن تكون جميع المخططات الزمنية للمشروع بتنسيق جانت.

يمكن أن تساعد معرفة مقدار الوقت الذي ستستغرقه كل مهمة أيضاً مديري التطوير السريع في تقييم إجمالي عدد الدورات المتكررة التي يتطلبها المشروع. حتى لو كان تاريخ التسليم النهائي للمشروع هو العامل الأكثر أهمية، تأكد من البدء في تجميع تقديرات العمل والوقت من الفرق المسؤولة عن كل مهمة. في وقت لاحق، سيساعدك هذا على ضمان قدرتك على قياس احتياجات المخطط الزمني للمشروع مقابل حقيقة تنفيذه

3. ما هو التسليم الأساسي لكل مهمة؟

تتعلق الخطوتان 1 و2 بشكل أساسي بإنشاء المخطط الزمني للمشروع نفسه وعرضه بشكل مرئي. ومن هنا فصاعداً، تتحول العملية بشكل أكبر إلى التدقيق والتخطيط اللوجستي - ما يجعل المخطط الزمني حيوياً مع الحقائق التي سوف يتطلبها تحقيقه.

ابدأ بتحديد العناصر الرئيسية التي يجب تسليمها لكل مهمة أو سباق؛ استخدم عملية مشابهة للخطوة 1، من خلال إجراء عمليات مسح تدريجية عبر المخطط الزمني لتحديد العناصر التي يجب تسليمها بشكل أكثر تفصيلاً. كلما كانت قائمة المهام التي يتعين عليك تسليمها أكثر دقة، كانت فرق المشروع الخاصة بك أكثر مسؤولية تجاه الأهداف المتفق عليها.

4. ما هي تبعيات المهام الخاصة بي؟

صورة لرجل يحمل جهازاً لوحياً ويتحدث إلى أربعة أشخاص، اثنان منهم يرتديان سترات أمان برتقالية اللون، في مكان داخلي.

تجربة Microsoft Project مجاناً

تجربة Microsoft Project لمدة شهر واحد مجاناً

تعرّف على كيفية تنفيذ ذلك

الحقيقة العالمية لإدارة المشاريع هي أن كل مشروع متجه للتغيير. غالباً ما تكون النطاقات والموارد والمخططات الزمنية أهدافاً متحركة، ولا يستطيع مديرو المشاريع التخطيط إلا إلى حد معين.

ومع ذلك، فإن ما يمكنهم فعله هو تحديد المهام أو الأهداف التي تعتمد على خطوات أخرى في العملية. بهذه الطريقة، تصبح جميع الأطراف على دراية بالتأثيرات اللاحقة للتحولات السابقة.

تسمح معظم أدوات إدارة المشاريع للمستخدمين بربط مهمة بأخرى، ما يسهل محاكاة تأثير التموج لموعد نهائي فائت. في حين أن الطبيعة الصارمة لمخططات زمنية لمشروع بطريقة الشلال تعطي أهمية إضافية لهذه الخطوة، فإن تحديد التبعيات يمكن أن يساعد مديري التطوير السريع على توضيح العمل الذي يدخل في كل سباق بشكل أكبر.

5. ما نوع الساعات والموارد المتوفرة لإكمال كل مهمة؟

في الخطوة 2، حددت مقدار الوقت الذي سيستغرقه إكمال المهام الأساسية لمشروعك؛ والآن، حان الوقت للاستفادة من تقديرات الوقت والموارد التي جمعتها من قادة الفريق. إن معرفة أن مهمة معينة يجب أن تستغرق خمسة أيام هو أمر واحد. لكن من الواضح أن قائد الانضباط الذي لا يستطيع الالتزام بخمسة أيام من ساعات العمل مع الفريق يشكل عامل تعقيد. إن التوفيق بين هاتين النقطتين من البيانات سيساعدك في تحديد نقاط الاحتكاك المحتملة أو احتياجات المقاول الخارجي.

6. من هو المسؤول عن تنفيذ كل مهمة؟

تخصيص الموارد المتاحة هو تكليف أفراد أو فرق بمهام محددة. هذه الخطوة أكثر من مجرد تدوين الملاحظات الذكية: كما أنه يساعد أصحاب المصلحة وصناع القرار على الحصول على نظرة عامة على مستوى قادة الشركة المطلوبين لإنجاز المشروع.

كلما أسرعت في تأمين الأفراد الأساسيين للتسليمات المميزة، كان ذلك أفضل. من المرجح أن يأخذ قادة الفريق تقدير الموارد على محمل الجد إذا كانت مواردهم المحددة ستكون مرتبطة بالوثائق الأساسية. يمكن أن تساعد هذه الخطوة أيضاً في تحديد المناطق التي تكون فيها تسليمات العمل ضعيفة بشكل خاص لكل من أساليب الشلال والتطوير السريع.

7. من هو المسؤول عن الموافقة على كل مهمة أو مجموعة من المهام؟

قد يكون هذا بمثابة نقطة فرعية للخطوة 6، ولكن هناك فرق بين تفصيل من سينفذ المهمة ومن سيوافق على المنتج النهائي.

وفي كثير من الحالات، قد تكون هناك حاجة إلى الحصول على الموافقات من أصحاب المصلحة البعيدين كل البعد عن التنفيذ اليومي، أو على الأقل من المجموعات متعددة التخصصات التي يتعين عليها المراجعة بشكل متسلسل. إن تحديد خطوات الموافقة المعقدة المحتملة نقطة حاسمة للعديد من المشاريع - حيث أن جولات المراجعة التي تتجاوز الفريق المخصص لها يمكن أن تؤدي إلى توقف المشروع.

تشكل المخططات الزمنية للمشروع جزءاً أساسياً من أي خطة مشروع. لا يقتصر دور هذه المبادئ على تحديد التفاصيل المتعلقة بتنفيذ مشروع أو مبادرة منتج فحسب، بل تساعد عملية إنشائها أيضاً في تقييم المشروع ككل، وإبراز ملاحظات الانضباط الرئيسية التي يمكن أن تساعد أصحاب المصلحة في تحديد توقعات واقعية بشأن ما يمكن وما لا يمكن تنفيذه.

كما هو الحال مع العديد من مستندات المشاريع، فإن الجداول الزمنية من المقرر أن تخضع لمراجعات مخططة وغير مخططة. تكمن الحيلة في التأكد من إدارة هذه المراجعات بالطريقة نفسها التي تم بها بناء المخطط الأصلي: من خلال المعلومات التي تم جمعها بعناية. سواء كنت تستخدم منهجية الشلال أو منهجية Agile، فإن جودة هذه المعلومات هي العنصر الأساسي لمدى موثوقية المخطط الزمني لمشروعك.