الدليل الشامل لمخططات Gantt

شخص يشير إلى جهاز لوحي يعرض مخطط Gantt، وعلى الطاولة الخشبية القريبة يقبع فنجان قهوة.

لأكثر من قرن من الزمان، لعب مخطط Gantt دوراً مهماً في تنفيذ المشروعات الناجحة وتوجيهها من البداية إلى النهاية. ومن المحتمل أن تستفيد مشاريع البناء وحفلات الزفاف وإنشاء المحتوى ومواقع الويب الجديدة وأي مشروع له بداية ونهاية من مخطط Gantt.

ما مخطط Gantt بالضبط؟

مخطط Gantt هو مخطط شريطي زمني، وهو عبارة عن مخطط زمني سهل الفهم يحول تفاصيل مشروعك إلى تصور مرئي واضح. وترتبط مخططات Gantt ارتباطاً وثيقاً بإدارة أنواع المشاريع بطريقة الشلال. بمعنى آخر، يجب أن تكتمل كل مرحلة من مراحل المشروع قبل أن تبدأ الخطوة التالية في المشروع، ولا تتكرر المراحل أبداً.

إنها خطة خطية، بخلاف Agile، حيث تتغير الاحتياجات والمتطلبات وتتم إضافتها إلى المشروع بعد الدورات المتكررة الفردية والملاحظات المستمرة. من أجل إنشاء مخطط Gantt فعال، يجب أن يتضمن معلومات مهمة، مثل:

النطاق

المهام

التبعيات

مستوى الجهد (مقدار الوقت) لكل مهمة

الموارد (الأشخاص)

المراحل الرئيسية

بفضل برنامج إدارة المشاريع سهل الاستخدام، أصبح إنشاء مخطط Gantt أسهل من أي وقت مضى، حتى بالنسبة للمبتدئين. وفي الواقع، تعد مخططات Gantt واحدة من أفضل خمس ميزات وأكثرها استخداماً وطلباً باستمرار في برامج إدارة المشاريع. فمن المهم أن تضع ذلك في اعتبارك عندما تفكر في أن حوالي 9.9 في المائة من كل دولار يضيع بسبب ضعف أداء المشروع. وذلك يعادل 99 دولاراً لكل ألف دولار مستثمر.

أحد أكبر العوائق التي تواجه أي مشروع هو الانحراف عن النطاق، ويمثل عدم القدرة على التحكم أو التكيف مع وقت المشروع وتكلفته وموارده. وتوصل استقصاء حديث لمديري المشاريع أن 52 في المائة من المشاريع المنجزة في الأشهر الـ12 الماضية شهدت انحرافاً عن النطاق، وهي زيادة كبيرة عن النسبة المسجلة منذ خمس سنوات البالغة 43 في المائة.

يمكن أن تستفيد جميع المشاريع تقريباً من استخدام مخططات Gantt لأنها يمكن أن تبسط مهام إدارة المشروع، وتحافظ على بقائها جميعها في نطاقها المحدد، وتساعدك على تحقيق النجاح. دعنا نلقي نظرة على اثنين من السيناريوهات التي يمكن أن يُحدِث فيها مخطط Gantt فرقاً كبيراً:

السيناريو: عندما لا يكون جدول بيانات كافياً أو أكثر بكثير من الاحتياج

يظهر شخص وهو يعمل على كمبيوتر محمول موضوع على طاولة خشبية في مقهى مضاء بأشعة الشمس، وهناك مشروب وهاتف على الطاولة

إدارة مشروع بسيطة.

باستطاعة الجميع إدارة المشاريع. يمنحك Microsoft Project القوة والبساطة لتنفيذ أي مشروع بنجاح.

تعرّف على المزيد.

قد تكون محاولة التنقل وإجراء التغييرات على جدول بيانات كبير للغاية أمراً مربكاً، بل ومخيفاً جداً لك وللمساهمين في المشروع. بالإضافة إلى أنها لا تسمح بميزات مثل التبعيات أو الجدولة الديناميكية.

فبدلاً من ذلك، يمكن أن يساعد تحويل هذا الكم الهائل من المعلومات إلى تصور مرئي أكثر جاذبية في توضيح تلك المهام، والتي يمكن أن تعزز التنسيق واتخاذ القرار وسير العمل والمزيد من خلال توفير جدول زمني مرئي مرمز بالألوان من البداية إلى النهاية. وهذا أمر بالغ الأهمية عندما تأخذ في اعتبارك حقيقة أن الأعمال الناجحة تميل إلى تحقيق معدلات نجاح أعلى للمشروع (92%) مقارنة بالمشاريع ذات الأداء الضعيف (32%) وإهدار أموال أقل بمقدار 21 مرة بسبب ضعف أداء المشروع.

السيناريو: عندما يشارك الكثير من الأشخاص في المشروع

يعد استخدام مخططات Gantt عبر الإنترنت مفيداً للغاية عند الحاجة إلى القيام بالتحديثات المستمرة لإبقاء الجميع على اطلاع دائم. ويؤدي إنشاء مخطط زمني عبر الإنترنت إلى إبقائه سلساً ومحدثاً تلقائياً، ويمكنه أن يساعدك على مشاركة المهام والمراحل الرئيسية القادمة بسرعة مع جميع المساهمين في المشروع، وذلك على عكس ما يفعله جدول البيانات الثابت.

يمكنك إنشاء طرق عرض قابلة للتخصيص وإجراء تغييرات في الوقت الحقيقي للتحكم الفوري في الإصدار واستخدام وظيفة السحب والإفلات السهلة والاستفادة من الأدوات الملحقة مثل إمكانات إعداد التقارير. وكلما أصبحت أكثر دراية بمخططات Gantt، ستبدأ في رؤية المزيد من الفوائد، مثل القدرة على التقاط التبعيات والاستفادة من الجداول التلقائية، وهو أمر غير ممكن عند الاستعانة بجدول البيانات وحده.

الخبر السار هو أنه إذا كنت تستضيف بالفعل العديد من خطط مشروعك في جداول بيانات مثل Excel، فإن العديد من البرامج تسهل عملية استيراد بيانات Excel هذه لإنشاء مخطط Gantt بسرعة.

سواء كنت تتعقب مشروعاً على مدار يومي أو أسبوعي أو شهري أو سنوي، فإن استخدام مخططات Gantt يمنح جميع المشاركين تصوراً مرئياً واضحاً وسهل الفهم لتعقب مهامهم. علاوة على ذلك، يمكن لمخططات Gantt أن تحافظ على بقاء كل شيء في نطاقه وفتح خطوط الاتصال والاستفادة القصوى من الموارد المتاحة. كل هذه الأشياء ضرورية للبقاء مرناً وفعالاً لتحقيق أهدافك الإستراتيجية بنجاح.