كيفية استخدام حل کانبان لإدارة مهام فريقك

سيدة ترتدي قميصًا مخططًا ونظارة تعمل على كمبيوتر محمول.

بالنسبة لإدارة المهام اليومية للفريق، تعد لوحة کانبان أداة بسيطة وقوية يمكنها ترك أثرًا كبيرًا على إنتاجيتك وفعاليتك ودخلك الصافي.

شاع استخدام حل کانبان لأول مرة في أربعينيات القرن الماضي بواسطة شركة Toyota في اليابان، حيث يتمتع حل کانبان بتاريخ طويل في استخدام اللوحات المادية للمساعدة على عرض الأزمات المحتملة بشكل بياني وإدارتها بالإضافة إلى تحسين سير العمل. اليوم، أصبح من السهل أيضًا إنشاء لوحات رقمية باستخدام برامج إدارة المهام، التي تقدم العديد من الميزات والتخصيصات المناسبة لمساعدتك على توفير وقتك وعلى أتمتة العمليات.

اكتسبت طريقة کانبان شهرة بين العديد من شركات تكنولوجيا المعلومات التي تتبع منهجية المرونة في إدارة المشاريع وتطوير البرامج، وباستخدام تسلسلات العمل المتكرر المعروفة أيضًا بالدورات المتكررة. ومع ذلك، يمكن أن تستفيد الشركات بكل أحجامها في أي صناعة من العمل باستخدام لوحات کانبان لإدارة المهام اليومية.

حل کانبان

يستخدم كانبان والذي يعني "لوحة إعلانية" أو "لافتة" باللغة اليابانية، اللوحات لتنظيم المهام الفردية في أعمدة، ما يساعدك في التركيز على العمل الجاري دون فقدان منظور المشروعات الأكبر حجماً التي بين يديك.

بشكل عام، تشمل لوحة كانبان عنصرين رئيسيين: البطاقات التي تمثل المهام؛ والأعمدة التي توضح المهام في مراحل مختلفة من المشروع. تتقسم الأعمدة عادة إلى ثلاثة أقسام، "مطلوب" و"قيد التقدم" و"مكتمل". لكن إذا كنت تعمل على مشروع محدد مثل إنشاء برنامج جديد، يمكنك تسمية أعمدتك "التصميم" و"التطوير" و"الاختبار".

توزع بطاقات المهام، التي تحتوي عادةً على قوائم التحقق والمهام والتسميات، بين الأعمدة الثلاثة. مع تقدم المهام، تتحرك البطاقات عبر اللوحة من اليسار إلى اليمين لمساعدتك في عرض حالتها في سير العمل، بحيث تتغير من الحالة "قيد التقدم" إلى الحالة "مكتمل."

سواء كانت عملية كانبان مادية أو رقمية، فإنها تعزز تعاون الفريق والإنتاجية، ما يساعد الجميع في فهم كيفية مساهمة جهودهم الفردية في المشروع. تنظم بعض الفرق الاجتماعات اليومية حول لوحة کانبان للاطلاع على المستجدات والاستماع إلى الملاحظات ورصد الاتجاهات السائدة.

لكي تصبح لوحة كانبان مناسبة، يجب أن تحتوي اللوحة الخاصة بك على عدد محدود من عناصر المهام للتأكد من أنك لا تعمل فوق طاقتك. يساعدك کانبان على مراقبة سير العمل باستمرار لتفادي الأزمات والسماح لفريقك بوضع علامة على العناصر المتراكمة في الأعمدة بشكل أسرع من تركها.

لوحات کانبان الفعلية

تعد لوحات کانبان الفعلية رائعة بالنسبة للفرق التي تعرفت على مبدأ کانبان حديثًا. هذه اللوحات سهلة القراءة والإدارة، حيث أنها لا تتطلب الاتصال بالإنترنت وبالنسبة لفرق الوظائف التبادلية الذين يتعاونون في نفس المشروع، فبإمكان هذه اللوحات تعزيز المشاركة والتواصل بينهم داخل مكان العمل.

مع ذلك، فهي لا تعد أداة مثالية للمهام التي تتطلب معلومات مرجعية ووصفًا أكثر تفصيلاً. تستوعب البطاقة الورقية المحتوى الذي يلائمها فقط، في حين تتسع اللوحات الرقمية لقدر غير محدود من الملاحظات والتعليقات التي تتزايد بزيادة أحمال عملك .

علاوة على ذلك، فإن اللوحات الفعلية تكون أقل مرونة عند تعقب توقيت المهمة والوفاء بالمواعيد النهائية المحددة. تقدم اللوحات الرقمية خيارات إعداد تقارير مخصصة لتقييم التقدم السريع وبيانات الأداء التاريخية.

وأخيرًا، إن كنت تعمل مع فرق تعمل عن بُعد ونادرًا ما يأتون إلى المكتب، فقد يكون من المستحيل استخدام لوحة کانبان الفعلية بكفاءة. تتيح اللوحة الرقمية لفريقك إمكانية الوصول إلى نظام إدارة المهام في أي وقت ومن أي جهاز.

رجل يعمل على كمبيوتر محمول خاص به على طاولة.

إدارة المشروع ببساطة.

باستطاعة الجميع إدارة المشاريع. يمنحك Microsoft Project القوة والبساطة لتنفيذ أي مشروع بنجاح.

تعرّف على المزيد.

لوحات کانبان الرقمية

إذا توصلت إلى أن استخدام لوحة مادية مليئة بالألوان لا يجدي نفعًا، فإن الاستثمار في برنامج إدارة المهام الذي يستخدم مبادئ طرق کانبان والمفاهيم المرئية قد يكون الخيار الأنسب لفريقك. علاوةً على ذلك، يقدم الخيار الرقمي العديد من المزايا التي لا تستطيع اللوحات الفعلية تقديمها، مثل مؤثرات عرض البيانات والمرفقات وتاريخ البطاقة.

في أثناء بحثك عن حل باستخدام وظائف کانبان، ابحث عن ما يستطيع مساعدتك على بطاقات مهام مليئة بالمحتويات والتي تتضمن قوائم تحقق و أوصاف وتواريخ استحقاق محددة. يجب كذلك أن تتزامن مع البرامج التي تستخدمها عادة، ما يتيح لك إرفاق مستندات نصية وجداول بيانات وعروض تقديمية بكل بطاقة. بهذه النحو سيتمتع فريقك بإمكانية الوصول إلى جميع البيانات الضرورية في مكان واحد بدون الحاجة إلى تبديل التطبيقات.

لمساعدتك على تحريك مهامك إلى العمود "تام"، والأخذ بالاعتبار أن البرامج تستطيع تحويل حالة المهمة إلى مخططات دائرية ومخططات الشريط. ذلك سيساعدك في الحصول سريعًا على نتائج تحليلات حول أي المهام متبعة للمسار الصحيح وأيها حادت عنه. على سبيل المثال، ستستطيع إجراء تعديلات وإعادة تعيين المهام إذا رأيت أن أحد أعضاء فريقك يفوته الموعد المحدد بانتظام.

وأخيرًا، مع تزايد عدد الشركات التي تتحول إلى استخدام قوى عاملة افتراضية، يجب الاكتراث لأدوات إدارة المهام المستندة إلى السحابة التي تساعدك على الاطلاع على آخر مستجدات لائحة مهامك من أي مكان ومن أي جهاز.

فوائد استخدام حل كانبان

تقدم لوحات كانبان قاعدة راسخة لتنظيم مهامك بطريقة مترابطة ومنظمة. تجذب الأشخاص المعروفين "بمتعلمي الاستيعاب البصري" الذين يفضلون استخدام مخططات ورسوميات ورسوم بيانية وصور أخرى لتفسير المعلومات والعمل بها.

تعمل لوحات كانبان على تيسير مهام سير العمل على أفضل نحو وتقلل من المقاطعات التي حتمًا ما تزداد في أثناء العمل على المشروع وأداء المهام. وذلك لأن جميع أعضاء الفريق يركزون على تقديم العمل على إيقاع سلس وثابت. يمكن أن تشير لوحات كانبان إلى إعاقة مهمة معينة لمشروع ما، ما يسهل من تغيير مسار العمل إذا لزم الأمر.

وبالتالي، تركز لوحات كانبان على تعزيز الفعالية بالتأكد من أن أعضاء الفريق لا يمضون وقتهم في أداء مهام غير ضرورية، والتأكد من أنهم يؤدون مهامًا ترمي كلًا منها إلى هدف أسمى. ونتيجة لذلك، تتمتع كانبان بإمكانات تعمل على تحسين إنتاجية الفريق في أداء المهمة بشكل كبير.

الخاتمة

أحد شعارات مكان العمل الحديث الأكثر شعبية هو "توقف عن البدء وابدأ في الانتهاء." إن حل كانبان متخصص في التركيز على إكمال المهمة.

فإذا استمر فريقك في الإخفاق في إنهاء المهام، فهذا هو الوقت المناسب لتجربة طريقة كانبان. قد تستغرق بعض الوقت في إعداد لوحتك وتطوير عملية للوصول إلى الكمال، ولكن مع الرؤية والإصرار في المضي تجاه التحسين المستمر، ستتمتع أنت وفريقك بفترات أكثر إنتاجية في المستقبل.

تعرّف على المزيد حول برامج إدارة المهام المستندة إلى طريقة كانبان.