هنا يأتي دور حلول إدارة محتويات المؤسسات (ECM). فهي تسمح لك بتنظيم المحتوى وإدارته طوال دورة حياته، من إنشائه إلى أرشفته. لكن مثل كل شيء، لا يتم إنشاء جميع أنظمة إدارة محتويات المؤسسات بشكل متساوٍ – لذا دعنا نلقي نظرة على بعض الميزات التي يمكن أن تساعد في الحفاظ على تنظيم المحتوى الخاص بك (والوصول إليه)، مع مساعدة فريقك في العمل بكفاءة أعلى.
- مستودع واحد لمجموعة متنوعة من أنواع المحتوى: باختيار خدمة إدارة محتويات المؤسسات ECM التي تسمح لك بتخزين مقاطع الفيديو وجداول البيانات، والصور والمستندات النصية والمزيد في مكان واحد، يمكنك الاحتفاظ بكل ملفاتك لمشروع أو مبادرة محددة معاً.
- إنشاء مجلدات رئيسية تحتوي تقريباً على عدد لا نهائي من المجلدات الفرعية: بهذه الطريقة، إذا كان لديك مشروع أو مبادرة مستمرة أو تحدث سنوياً، يمكنك ببساطة إنشاء مجلد رئيسي خاص بك، فلنقل مثلاً، تنظيف المسارات ثم إنشاء مجلدات فرعية لكل عام تعمل فيه على المبادرة. بداخل كل مجلد من هذه المجلدات الفرعية، يمكنك إنشاء مجلدات فرعية إضافية لأشياء مثل العقود ونماذج تحرير المتطوعين والمواد التسويقية، وغير ذلك.
- سهولة تعديل خصائص المستندات أو بيانات التعريف: مع وجود القدرة على تحديد مكان بيانات تعريف ملف من داخل مستند ما وتحريره، يمكنك توفير الوقت والتأكد من وصف الملفات بشكل صحيح من أجل عمليات البحث المستقبلية.
- التحكم في الوصول إلى المعلومات: ليس كل شخص في المؤسسة يحتاج للوصول إلى كل وثيقة ،ومع إدارة محتويات المؤسسات ECM والتي تسمح لك بتطبيق أذونات محددة على المستندات أو مجموعات من الملفات أو أقسام كاملة من النظام أو النظام نفسه، يمكنك التحكم بمنتهى الدقة في خاصية من يمكنه أن يرى ماذا.
- التعاون في العمل: تسمح لك بعض من حلول إدارة محتويات المؤسسات ECM بإنشاء سير عمل للمستندات، مما يسهل التعاون والعمل مع الآخرين في العمليات القائمة على المستندات، باستخدام البرامج التي تعتمد عليها بالفعل.
- تشغيل محتوى الوسائط من داخل نظام إدارة محتويات المؤسسات الخاص بك: بالنسبة للمؤسسات التي تستخدم ملفات الفيديو والصوت، فإن القدرة على تشغيل الوسائط من داخل إدارة محتويات المؤسسات ECM، تعمل على توفير وقت فريقك من خلال تقليل عدد الخطوات المطلوبة لعرضها أو الاستماع إليها.
- تخزين وحماية سجلات العمل والملفات القانونية الهامة: باستخدام مستودع آمن، يمكنك التأكد من أن السجلات الخاصة بك لا يتم تخزينها فقط في حالة مقفلة ونهائية، ولكن أيضاً من السهل تحديد موقعها واستردادها إذا كانت مطلوبة في الكشف القانوني. يساعدك الوصول المريح والسلس إلى جميع مستنداتك، في تقليل تكاليف الكشف الإجمالية.
- البحث بواسطة الكلمات الأساسية: تتيح خدمة إدارة محتويات المؤسسات EMC للمستخدمين بالبحث عن المستندات والمعلومات بواسطة كلمة أساسية، وتساعد فريقك في تحديد موقع الملفات التي قد لا يكونوا على دراية بها، ولكن قد تكون ذات صلة بالمشروع الذي يعملون عليه – الأمر الذي قد يساعدهم في توفير الوقت والعمل بكفاءة أكبر. يجب أن تتضمن المناطق القابلة للبحث، المستندات النصية وبيانات التعريف والتعليقات التوضيحية وما إلى ذلك. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن تتمكن من البحث عن المستندات بواسطة تاريخ الإنشاء.
- يمكن الوصول إليها من خلال مجموعة من الأجهزة: من خلال اختيار حل إدارة محتويات المؤسسات المُصمم للاستخدام على أجهزة سطح المكتب وأجهزة الكمبيوتر المحمولة والأجهزة اللوحية والهواتف المحمولة، كما يمكن للمستخدمين الوصول إلى الملفات التي يحتاجونها في أي وقت – سواء كانوا في المكتب أو يعملون عن بعد أو يسافرون أو في اجتماع خارج المكتب.
بفضل القدرة على تخزين الملفات والمستندات وتأمينها وتحديدها ومعالجتها وإنشاءها في مكان واحد، تتيح خدمات إدارة محتويات المؤسسات إمكانية تبسيط اتصالات الفريق وعمل المشروع وحتى الكشف القانوني. وإذا كانت مؤسستك تتكون من عدد قليل من الموظفين في مكتب واحد أو آلاف الأشخاص حول العالم، يمكن لنظام إدارة محتويات المؤسسات مساعدتك على البقاء منظماً.
