5 ميزات في برامج إدارة المشروعات لا يستخدمها فريقك

من القوالب المضمنة وأدوات الجدولة المألوفة إلى التعاون الفوري وسهولة الوصول إلى الأجهزة-لا يخفى أن برنامج إدارة المشروعات المناسب لديه القدرة على زيادة إنتاجية مديري المشروعات وفرقهم— مما يمكن من تنفيذ المشروعات بسرعة وسهولة. ولكن هل تتجاهل المؤسسات بعض الأدوات الأقل وضوحاً المتاحة لها؟

وفقاً لدراسة حديثة، تتضمن أدوات تخطيط المشروعات الأكثر طلباً مشاركة الملفات وتتبع الوقت وتكامل البريد الإلكتروني ومخططات جانت. وهذا ليس مفاجئاً. لكن ما الأدوات المفيدة التي لا تستخدمها المؤسسات بكثرة؟ من المثير للدهشة أن تكون الدردشة الجماعية ودردشة الوقت الفعلي وتكامل الوسائط الاجتماعية والوصول إلى الأجهزة المحمولة هي برامج إدارة المشروعات المنسية على الأغلب. ولكن مع الإشارة إلى التواصل كأهم جانب في إدارة المشروعات الناجحة، هل يفوت مديرو المشروعات الكثير؟ في ما يلي نظرة عن قرب على خمسة موارد غير مستغلة وكيف يمكن أن تساعد في تنفيذ المشاريع بسهولة وفعالية أكبر:

1 و2. الدردشة الجماعية/دردشة التوقيت الحقيقي—يتيح اختيار برنامج إدارة مشروعات به أدوات اتصال متكاملة لأعضاء فريق المشروع التعاون باستخدام الصوت أو الفيديو أو الدردشة أثناء العمل بالمشروع. ما مدى أهمية ذلك لنجاح الفريق؟ وجد تقرير معهد إدارة المشاريع (PMI) أن أحد أهم أسباب فشل المشاريع التي أبلغت عنها الشركات هو ضعف التواصل. إن القدرة على التواصل في الوقت الفعلي مع أعضاء الفريق في القاعة أو في جميع أنحاء العالم باستخدام الأدوات المصممة لنقل المحادثات الهامة بسرعة وأمان لازمة لنجاح المشروع.

3. تكامل الوسائط الاجتماعية—انتقلت الوسائط الاجتماعية إلى ما هو أبعد من تحديثات Facebook وتغريد أحدث الاتجاهات—لتعزيز مستوى التواصل بين الفرق والمساهمين في المشروع. توصل البحث إلى أن استخدام الوسائط الاجتماعية يسهل "المحادثات القصيرة" والتي بدورها "تدعم التآلف للمساعدة في بناء علاقات وإنشاء بيئة أكثر رعايةً ودعماً وتعاوناً وثقة". فلماذا لا نستفيد من هذه الفوائد للمساعدة في قيادة مشروع ناجح؟ على سبيل المثال، يمكن أن يكون استخدام برنامج إمكانات اجتماعية للمؤسسة مثل ملفات أخبار Yammer المخصصة في SharePoint مفيدة من أجل التواصل مع الزملاء في التوقيت الحقيقي أثناء العمل بالمشروع.

4. الوصول من الأجهزة المحمولة— يعد استخدام البرامج المتوفرة على أنظمة التشغيل Windows وiOS وAndroid أمراً بالغ الأهمية لضمان أن يتمكن الجميع من تحديث المهام على أجهزتهم المفضلة وعرض المخططات الزمنية والتقارير أثناء التنقل. نظراً لاعتبار تتبع الوقت مكوناً بالغ الأهمية لإدارة المشروعات الناجحة، يعد العثور على حل يسمح لأعضاء الفريق بإرسال التحديثات أثناء التنقل أمراً مهماً. يوفر إدخال المهمات والوقت المحسن لمديري المشروعات رؤية فورية لاتخاذ قرارات مستنيرة بشكل أسرع.

5. إعدادات متوافقة مع الجهات الراعية— تتشارك أكثر من 80 بالمائة من المشروعات المعروفة بأنها "عالية الأداء" مع جهات راعية. أثبتت الأبحاث مراراً وتكراراً أن وجود جهة راعية تنفيذية تدعم المشروع من البداية حتى النهاية أمر بالغ الأهمية للنجاح. على الرغم من أن الجهة الراعية لن تكون جزءًا من المهام اليومية، إلا أنه يجب أن يكون لديها إمكانية وصول كافية حتى تتمكن من تقديم الدعم للفريق عند الحاجة من خلال البقاء على اطلاع على تقدم المشروع وفوائده ودعمه وقت الحاجة. ومع ذلك، فإن وجود برنامج يتيح لمكتب إدارة المشاريع (PMO) أو الجهة الراعية بتنظيم إدارة محافظ المشاريع (PPM) بدون مساعدة إضافية هو أمر هام.

مع تزايد عدد الفرق التي تعمل عن بعد، وفي أنحاء العالم أيضاً، تعتبر مهارات الاتصال وإدارة الوقت أكثر أهمية من أي وقت مضى. إن إمكانية الوصول إلى أدوات تمكن المساهمين من الإدارة أثناء التنقل ومشاركة أحدث الأوضاع والمحادثات والمخططات الزمنية للمشروع بسرعة من خلال موقع مشروع متخصص تؤدي إلى إبقاء الكل على اتصال واطلاع. تعرف على المزيد حول تحقيق مستوى أكبر من الوضوح في أداء المشروع، فضلاً عن تقليل الميزانيات وزيادة المدخرات والمزيد.

بدء استخدام Microsoft 365

إنه Office الذي تعرفه، بالإضافة إلى أدوات تساعدك في العمل بشكل أفضل مع الآخرين، لتتمكن من إنجاز مزيد من المهام في أي وقت ومن أي مكان.

اشترِ الآن
محتوى ذو صلة

كيفية الدفع عبر الهاتف المحمول بأمان مع تجنب المتسللين

قراءة المزيد

مستقبل التخطيط – تخطيط المشاريع عبر الإنترنت في السحابة

قراءة المزيد

5 إضافات ضرورية ينبغي تواجدها في الدردشة الجماعية في العمل

قراءة المزيد

ثلاث حقائق عاجلة حول الحوسبة السحابية في العالم المتنقل

قراءة المزيد

لا يقدم مركز المقالات التعليمية استشارات مالية أو ضرائبية احترافية. ينبغي عليك الاتصال بمستشارك المالي أو مختص الضرائب لمناقشة موقفك.