5 طرق لجعل “الدردشات الجماعية” أفضل مكان في العمل

سواء كانت فرق العمل لديك تعمل وتتعاون عن بعد أو تعمل داخل غرف المكاتب، فإن برامج وتطبيقات دردشة العمل هي أحدث الأساسيات الضرورية لمكان العمل. تعزيز القدرة على دمج مجموعة من أدوات التعاون المختلفة في تطبيق واحد يعمل على الويب وسطح المكتب والأجهزة المحمولة – ليس بالأمر المفاجئ أن يزيد انتشار هذه التطبيقات. في الواقع، لقد ازداد استخدام تطبيقات الدردشة الجماعية بسرعة كبيرة خلال السنة الماضية مرتفعاً ارتفاعاً ضخماً من 2.4% إلى 33.3% حسب استطلاع حديث. سواء كانت مؤسستك صغيرة أو متوسطة أو كبيرة، فلا يجب أن تصرف نظرك عن أداة الدردشة الجماعية. إليك خمس طرق لجعل “الدردشات الجماعية” أفضل مكان في العمل، كما تعرض مجموعة من الحلول لتوفير الوقت والمال، تشتمل على:

  1. منع البريد الإلكتروني غير الضروري. إذا كان البريد الإلكتروني يتدفق بشكل زائد عن الحد إلى علبة الوارد لديك، فأنت تدرك أن هذه مشكلة كبيرة للعاملين حالياً. ولذلك ليس مفاجأة أن 22% (أكثر من الخمس) من العاملين الذين شملهم الاستطلاع قالوا أن النصف أو أكثر من البريد الإلكتروني الذي يتلقونه في العمل لا يخصهم. بل أسوأ من ذلك، قال 11% (أكثر من العُشر) إن 75% أو أكثر من علبة البريد الوارد لديهم هو تكدس من البريد الإلكتروني غير الضروري. يُعتبر هذا استنزاف كبير للوقت والموارد. إن الحلول المناسبة للدردشة في المكتب تسمح لك بإنشاء قنوات دردشة مختلفة لكل فريق استناداً إلى تدفقات العمل ومواضيعه، وهي قنوات مثالية للدردشة المستهدفة واحد لواحد وللرسائل وللمحادثات المؤقتة.
  1. إنشاء مركز جذاب للعمل الجماعي. إن القدرة على إنشاء أماكن عمل جماعي ناجحة لا يمنع تكدسات علب البريد الوارد فقط، بل يعني أيضاً أنك تستطيع تجميع كل الأشخاص المناسبين معاً والسماح لهم بالوصول السريع إلى المستندات والأدوات الرئيسية واستكشاف البيانات والحصول على التحديثات من التطبيقات التي تستخدمها الفرق يومياً. يمكنك أيضاً تخصيص الإعلامات حتى لا تفوتك الأنشطة والمعلومات الهامة. الآن، أصبح كل ما لديك من محتوى وأدوات وأشخاص ومحادثات متوفراً في مكان العمل الجماعي المناسب. تأكد من اختيارك لحل الدردشة الجماعية الذي يوفر لك وصول مُضمّن إلى الأدوات الشائعة مثل SharePoint وOneNote وSkype for Business، والتي يمكن أن تحول دردشة سريعة إلى محادثة فورية وجهاً لوجه.
  2. القدرة على إضافة لمسة شخصية إلى يوم العمل. هل تعرف أن رؤيتك لوجه ضاحك على الإنترنت ينشط نفس الأجزاء من المخ التي تنشط عند رؤية وجه إنسان حقيقي؟ يجب أن تكون الفرق قادرة على إضافة بعض المرح واللمسات الإنسانية إلى محادثاتهم الرقمية أثناء إجراء دردشة جماعية، ليس باستخدام رموز المشاعر فقط ولكن أيضاً بالملصقات وصور GIF والمزيد غير ذلك. لإضافة اللمسة الشخصية، تأكد من اختيار برنامج إنشاء وحدات الماكرو/الأشكال الإيمائية الذي يسمح لك بانتقاء صورة ثم تخصيصها عن طريق تركيب نص عليها لتجعلها بحق خاصة بك.
  3. التعاون دون التفريط في الأمان. عند اختيار حل لدردشة العمل، تأكد من اختيار الحل الذي يحتوي على أفضل ميزات الأمان والتوافق للمؤسسة، بما في ذلك eDiscovery والاحتجاز القانوني للقنوات والدردشات والملفات بالإضافة إلى تشفير البيانات في كل الأوقات (أثناء السكون وأثناء النقل)، والمصادقة متعددة العوامل لتحسين حماية الهوية.
  4. اعثر على مركز دردشة متكامل بدون نفقات إضافية. إن توفر هذا الحل بالفعل في تجربة Microsoft Office يجعل منه طريقة موفرة للنفقات وذكية لبدء دردشة العمل. على سبيل المثال، فإن Microsoft Teams هو مكان عمل يستند إلى الدردشة في Office 365 وهو يحفظ كل المحتوى والأدوات والأشخاص والمحادثات معاً في مكان واحد. وأفضل شيء هو أنه مضمن بدون نفقات إضافية في أساسيات Office 365 Business وBusiness Premium، وخطط Enterprise E1 وE3 وE5 مما يسهل عليك تجربته. يعمل Microsoft Teams على Windows وMac وAndroid وiOS وأنظمة الويب الأساسية. يدعم Teams عميل الويب على Microsoft Edge 12 والإصدارات الأحدث‎ وInternet Explorer 11 والإصدارات الأحدث‎ وFirefox 47.0 والإصدارات الأحدث‎ وChrome 51.0 والإصدارات الأحدث‎.

انشئ مكتباً جذاباً الآن! استكشف Microsoft Teams وOffice 365 واعرف كيف يمكنك العمل بشكل أفضل من أي مكان وفي أي وقت وعلى أي جهاز.

بدء استخدام Microsoft 365

إنه Office الذي تعرفه، بالإضافة إلى أدوات تساعدك في العمل بشكل أفضل مع الآخرين، لتتمكن من إنجاز مزيد من المهام في أي وقت ومن أي مكان.

اشترِ الآن
محتوى ذو صلة

كيفية الدفع عبر الهاتف المحمول بأمان مع تجنب المتسللين

قراءة المزيد

مستقبل التخطيط – تخطيط المشاريع عبر الإنترنت في السحابة

قراءة المزيد

5 إضافات ضرورية ينبغي تواجدها في الدردشة الجماعية في العمل

قراءة المزيد

ثلاث حقائق عاجلة حول الحوسبة السحابية في العالم المتنقل

قراءة المزيد

لا يقدم مركز المقالات التعليمية استشارات مالية أو ضرائبية احترافية. ينبغي عليك الاتصال بمستشارك المالي أو مختص الضرائب لمناقشة موقفك.