5 طرق لتعزيز كفاءتك المهنية عبر البريد الإلكتروني

تمتلئ علب البريد الوارد كل يوم بأكثر من مليار رسالة بريد إلكتروني. بالنسبة للشركات الصغيرة، فإن التحدي في تمييز نفسك عن الآخرين للتعبير عما تمثله شركتك باستخدام بريد إلكتروني واحد يمكن أن يُشعرك بالارتياب، ولكن هذا الأمر أسهل مما تعتقد.

اتبع تلك الاستراتيجيات بسيطة التطبيق وعظيمة الأثر لجذب العملاء المحتملين، وإتمام صفقات البيع، وإظهار علامتك التجارية، والاستمرار في إنماء شركتك عن طريق استخدام البريد الإلكتروني للأعمال بفاعلية.

  1. أنشئ عنوان بريد إلكتروني مخصص لشركتك أظهر رغبتك في العمل، وخذ الأمور على محمل الجد باختيار عنوان بريد إلكتروني مُصاغ بشكل مناسب. إذا كنت تستخدم البريد الإلكتروني الشخصي، فلن تستطيع التواصل مع كل من ترغب شركتك في تقديم عروض إليه. بدلاً من ذلك، صغ بريدك الإلكتروني كالآتي: yourname@yourcompany.com.
  2. استخدم أسطر إلى وCC وBCC باستراتيجية أزل احتمالية وجود ردود غير ضرورية أو خطر امتلاء علب البريد الوارد بصورة مفرطة. اسأل نفسك بعض الأسئلة لتحديد إذا ما كان سطر BCC هو الاختيار الأمثل أم سطر CC. هل يعرف كل فرد في جهات الاتصال الأفراد الآخرين (أو هل يحتاج لذلك)؟ هل يقرأ كل المستلمين كل الردود؟ احترم خصوصية المستلمين عن طريق وضع جهات الاتصال في سطر BCC وأضف الأشخاص إلى حقل BCC لمنع احتمالية حدوث “رد على الكل” بشكل خاطئ. أثناء قيامك بإعداد رسالة البريد الإلكتروني، املأ كل أسطر “إلى” و”CC” و”BCC” بعد كتابة رسالة البريد الإلكتروني وتنقيحها. هذا سيزيل احتمالية إرسال بريد إلكتروني بشكل خاطئ ويمنحك فرصة للتفكير بشأن ما كتبته قبل الضغط على زر الإرسال.
  1. اكتب سطر موضوع ذكي فسطر الموضوع الجاذب للانتباه والمحفز على الإطلاع يعزز فرصة قراءة رسالة البريد الإلكتروني التي أرسلتها. صِغ سطر موضوع يتمحور على تفاصيل معينة، ويستهدف شخص بعينه، ويظهر مدى قيمة قراءة الرسالة أو أهمية قراءتها. لصياغة سطر موضوع جدير برؤية محتوى رسالته، قم بالجمع بين العناصر العملية والرئيسية لسطر الموضوع وبين القيمة التي ستضاف للقارئ من قراءة الرسالة.
  2. أضف خطوة تالية واضحة أضف محفزات حركة واضحة مع خطوات تالية محددة. سواء كنت تريد من القراء اتباع الارتباط، أو الاتصال على رقم، أو الرد على رسالة البريد الإلكتروني أو أي شئ آخر، فصرِح بذلك بوضوح، ويسِر لهم الطريق لذلك. هل تحتاج إجابة على سؤال ما؟ لا تلتف حول السؤال. ضع سؤالك في بداية الرسالة، وحث المستلمين على الإجابة في النهاية.
  3. التنقيح التدقيق الإملائي هو ما سيميزك. لا تجعل عملية التنقيح مقتصرة فقط على الكلمات أو القواعد اللغوية، ولكن تفحص ملائمة الأسلوب للموضوع المراد. احذر من استخدام الدعابات والعبارات الساخرة، لأنه يسهل فهمها بشكل خاطئ. وتحقق من إحدى أكثر الأخطاء شيوعاً في البريد الإلكتروني: وهي الرغبة في الإشارة لمرفق ونسيان إدراجه في الرسالة.

من المدهش معرفة مدى فعالية تلك الاستراتيجيات البسيطة للبريد الإلكتروني، وسترى نتائجها حالما تقوم بتضمينها لخطة اتصالات البريد الإلكتروني الخاص بشركتك الصغيرة. بمجرد تنفيذ تلك الاستراتيجيات (إضافةً إلى تنقيح الرسالة أكثر من مرة)، يمكنك إرسالها.

بدء استخدام Microsoft 365

إنه Office الذي تعرفه، بالإضافة إلى أدوات تساعدك في العمل بشكل أفضل مع الآخرين، لتتمكن من إنجاز مزيد من المهام في أي وقت ومن أي مكان.

اشترِ الآن
محتوى ذو صلة

كيفية الدفع عبر الهاتف المحمول بأمان مع تجنب المتسللين

قراءة المزيد

مستقبل التخطيط – تخطيط المشاريع عبر الإنترنت في السحابة

قراءة المزيد

5 إضافات ضرورية ينبغي تواجدها في الدردشة الجماعية في العمل

قراءة المزيد

ثلاث حقائق عاجلة حول الحوسبة السحابية في العالم المتنقل

قراءة المزيد

لا يقدم مركز المقالات التعليمية استشارات مالية أو ضرائبية احترافية. ينبغي عليك الاتصال بمستشارك المالي أو مختص الضرائب لمناقشة موقفك.