توفير الوقت والمال باستخدام برنامج اتصال أفضل

سواءً كنت تمتلك شركة متعددة الجنسيات أو تعمل بها أو كنت جزءاً من شركة صغيرة تضم عملاء من جميع أرجاء البلد أو الولاية – أو حتى ضمن الحدود الدولية – فإن الاحتمالات جيدة لأن السفر للعمل يُعد جزءاً من واقعك. لا تساعد الاجتماعات وجهاً لوجه فقط على تحسين التواصل مع العمل، فبعد كل هذه الأمور، يصعب استنتاج الصوت الناتج من رسالة بريد إلكتروني أو رسالة فورية، ولكن هذه الاجتماعات تتيح لك إمكانية رؤية العملاء والاستماع إليهم، الأمر الذي يساعدك على الفهم بشكل أفضل.

للأسف، يمكن أن تكون رحلات العمل مكلفة من الناحية المالية ومن حيث الإنتاجية – وإذا تم إلغاء الرحلات الجوية أو تأخرت أو تم إعادة توجيهها، فمن الممكن أن ترتفع هذه التكاليف بشكل أكبر. فضلاً عن التأثير الذي تتركه رحلة الأعمال على شركتك، يؤثر السفر أيضاً على الموظفين حيث يعرضهم إلى اضطراب الرحلات الجوية الطويلة بسبب السفر المستمر ومستويات الإشعاع غير الصحية، بالإضافة إلى إضعاف أجهزة المناعة لديهم وتشوش حياتهم المنزلية – كل ذلك لأنه يتعين عليك أنت أو فريقك عقد اجتماع مع العميل.

بالطبع، تُعد بعض الاجتماعات الشخصية مهمة، ولكن بالنسبة للاجتماعات التي لا يلزم فيها المقابلة الشخصية، هناك حلول اتصالات تتيح لك رؤية العملاء والاستماع إليهم على بعد أميال. نعم - تُعد مؤتمرات الفيديو الحل للتقليل من السفر. ولكن لا يتم إنشاء جميع الحلول بالتساوي، لذا اختر برنامج الاتصال بحكمة، وحاول العثور على خيار يتضمن:

  • مؤتمرات الفيديو متعددة الأطراف عالية الجودة. ابحث عن تطبيقات اجتماعات الأعمال التي توفر لك مساحة كبيرة على الشاشة طوال الوقت حتى يتمكن الجميع من الانضمام. وتأكد من أن لديك إمكانية الوصول إلى الصوت والفيديو عالي الجودة. بهذه الطريقة، ستتمكن من رؤية الجميع وسماعهم بوضوح.
  • مشاركة المحتوى. ظاهرياً في أي اجتماع، يتم مشاركة المحتوى - عادةً ما يكون ذلك على شاشة في غرفة الاجتماعات. لذا من المنطقي فقط البحث عن أداة لعقد مؤتمرات الفيديو تسمح لجميع الأطراف بمشاركة المستندات والتطبيقات وعناوين URL والعروض التقديمية والشاشات بسلاسة. بالإضافة إلى ذلك، ابحث عن حل يتيح لك إمكانية التعاون في المستندات في الوقت الحقيقي، مما يجعل العمل الجماعي أكثر سهولة.
  • عناصر تحكم المنتِج المتكاملة. باستخدام أدوات المنتِج المضمنة مباشرة في تطبيق اتصالات الأعمال، يمكنك إدارة الاجتماع بشكل كامل من لوحة التحكم. تمنحك بعض الأدوات القدرة على اختيار الحضور الذي يمكنه رؤية المحتوى الذي تحدده، حتى تتمكن من إدارة اجتماعك بإحكام.
  • الانضمام بلمسة واحدة. كلما زاد عدد الخطوات التي يتعين على المستخدمين اتخاذها، قلّ احتمال استخدامهم لأحد المنتجات، لذا ابحث عن برامج الاتصالات يجعل من عملية الانضمام إلى الاجتماعات أمراً بسيطاً. من خلال الوصول بلمسة واحدة من تذكير الاجتماع والتقويم وغير ذلك، يمكن للمشاركين في الاجتماع الانضمام إلى اجتماع بأقل جهد ممكن.
  • استضافة جهة خارجية. باستخدام حل اتصالات الأعمال الذي تستضيفه جهة خارجية، لن تضطر إلى إجراء أي استثمارات في البنية الأساسية للحصول على الأدوات والوظائف التي تحتاجها. وتقع جميع عمليات الصيانة على عاتق المضيف، والأمر الذي يمكن أن يساعدك كذلك على توفير المال.

يمكن أن يكلف سفر واحد أو اثنين من أعضاء فريقك لعقد اجتماع آلاف الدولارات التي تنفق في الرحلات الجوية والفنادق والوجبات وسيارات الأجرة أو تأجير السيارات - ناهيك عن الوقت الضائع أثناء النقل العام. وإذا حدث ذلك عدة مرات في السنة، يمكن أن تتزايد هذه التكاليف عليك وعلى فريقك بالفعل. لذا، إذا كنت تبحث عن حل لا يساعدك فقط على توفير المال، بل يساعدك على تقليل الضغط على موظفيك والسماح لك بالحفاظ على اتصالات عمل واضحة ومفتوحة مع عملائك، فألقِ نظرة على بعض برامج مؤتمرات الفيديو المتوفرة حالياً. حيث قطعت هذه البرامج شوطاً طويلاً خلال عقد من الزمان تقريباً منذ بداية تقديمها، وقد تشكّل أيضاً تغييراً مؤثراً بالنسبة لمؤسستك ولعملائك.

بدء استخدام Microsoft 365

إنه Office الذي تعرفه، بالإضافة إلى أدوات تساعدك في العمل بشكل أفضل مع الآخرين، لتتمكن من إنجاز مزيد من المهام في أي وقت ومن أي مكان.

اشترِ الآن
محتوى ذو صلة

كيفية الدفع عبر الهاتف المحمول بأمان مع تجنب المتسللين

قراءة المزيد

مستقبل التخطيط – تخطيط المشاريع عبر الإنترنت في السحابة

قراءة المزيد

5 إضافات ضرورية ينبغي تواجدها في الدردشة الجماعية في العمل

قراءة المزيد

ثلاث حقائق عاجلة حول الحوسبة السحابية في العالم المتنقل

قراءة المزيد

لا يقدم مركز المقالات التعليمية استشارات مالية أو ضرائبية احترافية. ينبغي عليك الاتصال بمستشارك المالي أو مختص الضرائب لمناقشة موقفك.