مستقبل التخطيط – تخطيط المشاريع عبر الإنترنت في السحابة

تُعتبر إدارة المشاريع أمراً ضرورياً لكل شركة، كبيرة أو صغيرة، لتنظيم سير العمل والحفاظ عليه كذلك. هناك العديد من أدوات إدارة المشاريع لمساعدتك في إدارة الموارد والمشاريع والتحكم في النفقات والتواصل بفاعلية مع مختلف أعضاء الفريق ومتابعة التقدم في أي مشروع. بينما يتم تثبيت بعض هذه الأدوات كبرامج على أجهزة الكمبيوتر الموجودة على الشبكة، فالكثير جداً منها يستند إلى الويب، بعبارة أخرى، يتوفر على السحابة. 

فوائد أدوات إدارة المشاريع على السحابة

قد تكون أحد هؤلاء الأشخاص الذين يجفلون عندما يسمعون عبارة “الحوسبة السحابية”، لكن خذ دقيقة لتفكر في معناها الحقيقي. بينما لأدوات إدارة المشاريع المحلية استخدامها، تتميز البرامج التي تستند إلى السحابة بفوائد كبيرة للغاية، تشتمل على ما يلي:

  • تقليل مقدم التكاليف. عندما تستخدم البرامج المحلية لإدارة المشاريع، فعليك أن تنفق على العديد من الأمور، بما في ذلك استخدامات ترخيص البرنامج وأجهزة الخادم والعاملون في قسم تكنولوجيا المعلومات الذين يقومون بالدعم وعمليات النشر المطولة، والمزيد غير ذلك. بدلاً من ذلك فإن الحل الذي يستند إلى السحابة عادة يحتاج فقط إلى رسوم شهرية أو سنوية.
  • أمان أكثر من أي وقت مضى. على الرغم مما كان يعتقده الكثير من المديرين التنفيذيين فيما مضى، فإن السحابة تحقق نفس القدر من الأمان الذي تحققه الحلول المحلية - الشركة ببساطة لا تتحكم في الخوادم الفعلية. كما تقترح مقالة حديثة في مجلة Forbes‏ "لم تعد الحوسبة السحابية مجرد عبارة تجمع بين لفظتين متناقضتين."
  • إمكانية الوصول من أي مكان. ما دام لديك اتصال بالإنترنت، يمكنك الوصول إلى برنامج إدارة المشاريع الخاص بك في السحابة. ولأن الوصول يتم بمستعرض ويب، فيمكنك أن تسمح لأعضاء الفريق بالاطلاع على المستندات وتحريرها وإدارتها بواسطة أجهزة أخرى غير الكمبيوتر.
  • فريق مترابط. حتى لو كانت هناك أميال تفصل العاملين عن بعضهم البعض، يمكنهم الشعور أنهم جزء من وحدة متماسكة بفضل الحل الذي يستند إلى السحابة. ولأن جميع العاملين يتلقون آخر التحديثات، فلن يتم إسقاط أحد ذي صلة بالمشروع خارج النقاش سهواً. بالإضافة إلى ذلك، يمكن إجراء المحادثات في بيئة مخصصة للمشروع (بدلاً من البريد الإلكتروني) ويتم تخزينها للرجوع إليها في المستقبل.
  • زيادة الإنتاجية. بفضل توفير مكان مركزي لحفظ جميع ملخصات المشروع ومهامه ومستنداته وأخباره وتقويماته، يمكن لحلول إدارة المشاريع التي تستند إلى السحابة أن توفر الوقت. وعند التوفير في الوقت، فقد تزيد الإنتاجية. بالإضافة إلى ذلك يسمح المكان المركزي لأعضاء الفريق بالوصول إلى مستندات المشروع حيثما يكونون.
  • التواصل في الوقت الحقيقي. من أكبر الفوائد لبرامج إدارة المشاريع على السحابة هي القدرة على إرسال ملاحظات سريعة على المعلومات بمجرد تحميلها على مساحة العمل الخاصة بالمشروع. يمكن أن يؤدي ذلك أيضاً إلى زيادة الإنتاجية لأنه يقلل من المرات التي تحتاج فيها إلى إعادة العمل.
  • قرارات تواكب آخر المستجدات وتستند إلى البيانات. حيث تسعى الشركات إلى تحقيق الأرباح والحفاظ على استمراريتها، فيجب أن تستند القرارات إلى ما هو أكثر من مجرد خواطر. بفضل عملية التحديث الفوري للبرامج التي تستند إلى السحابة، تكون المعلومات الضرورية في متناول يديك. بالإضافة إلى ذلك، تحتوي أغلب الأدوات على تقارير متضمنة توفر لك المعارف التي تحتاجها لاتخاذ القرارات المتعلقة بالعمل. 
  • تبسيط تكنولوجيا المعلومات. عندما تستخدم برامج إدارة المشاريع المحلية، تكون عادةً مسؤول عن صيانة الخادم، الذي يحتاج إلى موظفي تكنولوجيا معلومات داخليين للعناية به. في المقابل، فإن البرامج التي تستند إلى السحابة يقوم موفر الخدمة (أو جهة أخرى) بصيانتها نيابةً عنك، مما يوفر عليك الوقت وأعباء التعامل مع التحديثات والأخطاء، وهكذا يسمح لك بإدارة مشاريعك بسلاسة.
  • تحديثات فورية. على عكس البرامج المحلية، التي تحتاج إلى تنزيل التحديثات كلما ظهر إصدار جديد، فإن الأدوات التي تستند إلى السحابة يتم تحديثها تلقائياً. لن تحتاج إلى الإنفاق لترقية مجموعة تطبيقاتك بالكامل، أو أن تنتظر حتى يفرغ فريق تكنولوجيا المعلومات لديك ليقوم بتطبيق التحديثات. 

الخطوات لتعثر على أفضل حل بالنسبة لك لإدارة المشاريع على السحابة

للأسف فإن عملية بدء تشغيل حل جديد لإدارة المشاريع ليست بسهولة فهم الفرق بين حلول إدارة المشاريع المحلية والحلول عبر الإنترنت. إن اختيار الحل الأفضل بالنسبة لشركتك يتطلب عدة خطوات، لكن النتيجة النهائية ستستحق الجهد المبذول. اتبع الخطوات التالية لتتمكن من اختيار موفر الخدمة المؤهل.

الخطوة 1: قم بعمل تحليل للاحتياجات.

لن يكون مفاجئاً لك أن تعلم أن كل شركة تختلف عن الأخرى، فهناك أحجام مختلفة وأهداف مختلفة واحتياجات مختلفة. يعني ذلك أن الاختيار الدقيق للحل الذي يناسب الشركة يرجع إلى الشركة نفسها. وتأكد من أن تشرك في المناقشة الأشخاص الذين سيستخدمون المنتج بالفعل. ضع في اعتبارك عوامل مثل؛ هل تتضمن مشاريعك الموظفين الداخليين فقط أم العملاء الخارجيين أيضاً، أو أنواع التقارير التي ستحتاج إلى إنشائها. بمجرد أن تحدد احتياجاتك، فسيكون من السهل إجراء تقييم لموفري الخدمة استناداً إلى الميزات التي يقدمونها.

الخطوة 2: البحث ثم البحث ثم البحث.

عندما تبحث عن موفر خدمة، فارقب هؤلاء الذين يقدمون الميزات التالية:

  • الوثوقية بالبرنامج على المستوى المؤسسي 
  • القدرة على إضافة الفرق والمشاريع بسرعة
  • ميزات إنشاء التقارير التي توفر معارف سريعة حول قائمة المشاريع الخاصة بك
  • البيئة المألوفة، أو على الأقل البيئة التي يسهل استعراضها واستخدامها
  • القدرة على مطالعة المهام والعمل عليها في مكان واحد
  • قدرات للجدولة تسمح لك بتخطيط المهام وإدارتها بفاعلية
  • لوحات معلومات ملخصة للمساعدة في اتخاذ قرارات تستند إلى بيانات
  • دعم تكنولوجيا المعلومات 24/7
  • نسخ احتياطي متواصل للبيانات واسترداد متواصل للبيانات عقب الكوارث ومراكز بيانات إضافية حول العالم
  • حل قابل للترقّي ينمو مع أعمالك

الخطوة 3: اختبار المنتج.

كما تقوم باختبار السيارة قبل شرائها، يجب أن تقوم بتجربة حل إدارة المشاريع قبل تطبيقه. تسمح لك اختبارات المنتج بإلقاء نظرة عن قرب على ميزات الأداة وتخيل الطريقة التي ستعمل بها في مواقف مشابهة للمواقف التي تواجهها.

الخطوة 4: خذ في اعتبارك مدة وعملية التطبيق.

إذا قررت استخدام أداة تعمل عبر الإنترنت لإدارة مشاريعك، فليس من المهم أن تتماشى هذه الأداة بشكل جيد مع تطبيقاتك الحالية؛ ينطبق هذا فقط على الحلول المحلية. لكن ستحتاج إلى التفكير في الموعد التي ستتوفر فيه الأيدي العاملة والميزانية لكي تقوم بهذا التغيير، ثم تقوم بالتنسيق مع موفر الخدمة الذي اخترته للقيام بذلك.

الخطوة 5: التطبيق والتدريب.

قمت أخيراً بتطبيق حل برمجي جديد لإدارة المشاريع. تهانينا! لكن للأسف لم يكتمل العمل بعد. من المهم أن تتأكد أن موظفيك سوف يحصلون على التدريب الذي يحتاجونه لكي يتمكنوا من استخدام الأداة الجديدة بفاعلية. قم بتعيين عدة جلسات حتى يتمكن الجميع من إيجاد مساحات في جداولهم لحضور إحدى الجلسات. بالإضافة إلى ذلك، قم بإنشاء مشاريع تدريبية لتوفر للجميع الفرصة لاستكشاف الأداة والاعتياد على ميزاتها قبل استخدامها في مشاريع حقيقية.

إن إدارة المشاريع في السحابة هي الموجة المستقبلية. اعثر على الأداة التي تحقق طموحاتك، ولا تتخلف عن الركب.

بدء استخدام Microsoft 365

إنه Office الذي تعرفه، بالإضافة إلى أدوات تساعدك في العمل بشكل أفضل مع الآخرين، لتتمكن من إنجاز مزيد من المهام في أي وقت ومن أي مكان.

اشترِ الآن
محتوى ذو صلة

كيفية الدفع عبر الهاتف المحمول بأمان مع تجنب المتسللين

قراءة المزيد

5 إضافات ضرورية ينبغي تواجدها في الدردشة الجماعية في العمل

قراءة المزيد

ثلاث حقائق عاجلة حول الحوسبة السحابية في العالم المتنقل

قراءة المزيد

لا يقدم مركز المقالات التعليمية استشارات مالية أو ضرائبية احترافية. ينبغي عليك الاتصال بمستشارك المالي أو مختص الضرائب لمناقشة موقفك.