العمل بطرق جديدة: الاستخدامات غير التقليدية لبرنامج المخطط الانسيابي

سيأتي أي برنامج مخطط انسيابي يعمل بكفاءة مزوداً ببعض الميزات الأساسية مثل: تخطيطات القوالب والتنسيق التلقائي وتوافق السحابة. ومع ذلك، فإن الخيارات المتقدمة تذهب إلى أبعد الحدود، مما يسمح بربط الرسم التخطيطي بمصادر البيانات الخارجية. يوفر ربط البيانات للمستخدمين القدرة على تحديث المخططات الانسيابية الخاصة بهم ببساطة عن طريق تغيير المعلومات المخزّنة في جدول بيانات أو قاعدة بيانات SQL. ويكون هذا مفيداً بشكل خاص عندما يتم مشاركة مخطط انسيابي على مستوى الفريق، بحيث يمكن تتواصل تغييرات الحالة الهامة بسهولة وعلي الفور عبر جميع الأجهزة والمواقع. تشمل الاستخدامات الشائعة لربط البيانات إدارة الموازنات وتتبع العطلات.

كما يمكنك أن تتخيل، فإن ربط البيانات يجعل برنامج المخطط الانسيابيالمتطور متعدد الاستخدامات بدرجة فائقة. إنه أحد تلك السيناريوهات التي قد تكون مقيدة بحدود تفكيرك أكثر من أي شيء آخر. إذا كانت هذه هي الحالة، فإليك بعض الأفكار لمساعدتك على تدفق أفكارك الإبداعية.

تخصيص الموارد

غالباً ما تواجه المسؤولين صعوبات حول إدارة الموارد ووقت فريق ما وتخصيصهما. إنهم في حاجة مستمرة إلى أحدث المعلومات حول مدى توفر المساهمين، وهي ليست دائماً متوفرة بشكل جيد. وحتى عندما يكون الأمر كذلك، فمن المحتمل أن يتم تقديمه تدريجياً، عبر تنسيقات ورسائل متنوعة. سيكون الخيار الأفضل هو المحور المركزي للمعلومات الموثوقة، التي يتم نقلها عبر مرئيات بسيطة. لحسن الحظ، يمكن لربط البيانات أن يحول هذا إلى واقع.

ما يمكن إجراؤه:

  1. إنشاء رسم تخطيطي أساسي يحتوي على أيقونة تمثل كل عضو في فريق المشروع أو صورة له
  2. ربط هذا الرسم التخطيطي بجدول بيانات مشترك حيث يمكن للمساهمين تحديد الساعات التقديرية المتاحة الخاصة بهم
  3. اختيار طريقة ما توضح توفر كل مساهم ليتم تمثيله بشكل مرئي في الرسم التخطيطي - بتغيير الألوان والأشكال وما إلى ذلك
  4. تعيين المهام بثقة وسرعة استناداً إلى المعرفة التي يتم جمعها من الحالة المرئية لكل مساهم

حجز المساحة المناسبة

تغيّر مكان العمل الذي نعرفه. تفسح المكاتب ومساحات العمل المقسمة المجال لمساحات التعاون والمرنة؛ والمكاتب الفردية لأجهزة الكمبيوتر المحمولة والتنقل داخل المكتب. في ضوء هذه التحولات، فمن المرجح أن ترغب العديد من الشركات - وخصوصاً الشركات الكبيرة متعددة الطوابق أو المباني- في تزويد الموظفين بسجل محدث دائماً حول مناطق العمل المتوفرة والمحجوزة. يمكن أن يوفر ربط البيانات حلاً سهلاً.

ما يمكن إجراؤه:

  1. إنشاء رسم تخطيطي (أو العديد) يقوم بتعيين المخطط الأرضي للشركة
  2. ربط هذا الرسم التخطيطي بجدول بيانات مشترك حيث يمكن للموظفين حجز غرفة أو منطقة لأوقات محددة
  3. اختيار طريقة ما يتم تمثيلها بشكل مرئي عند حجز غرفة أو منطقة
  4. مشاركة الرسم التخطيطي على مستوى الشركة حتى يعرف الفريق بأكمله المساحات المتوفرة

تقييم التقدم

من الواضح أن برنامج المخطط الانسيابي رائع لتصور العمليات التجارية الرئيسية - ولكنه أيضاً رائع لتخطيط مراحل المشاريع الفردية. ليس ذلك فحسب، بل إنه مفيد لتعقب التقدم في المشاريع المذكورة. وعندما يتمكن جميع المساهمين المعنيين من رؤية ما تم إنجازه بالضبط وما يجب القيام به لاحقاً، ستقل احتمالات التوقف المفاجئ إلى حد كبير. ويمكن لربط البيانات تحقيق ذلك.

ما يمكن إجراؤه:

  1. إنشاء رسم تخطيطي أساسي يحتوي على أيقونة أو صورة تمثل كل مرحلة من مراحل المشروع ومشاركة كل مساهم
  2. ربط هذا الرسم التخطيطي بجدول بيانات مشترك حيث يمكن للمساهمين تحديد المهام التي تم إكمالها
  3. اختيار طريقة ما يتم تمثيلها بشكل مرئي عند اكتمال المهمة
  4. مشاركة الرسم التخطيطي مع فريق المشروع بأكمله حتى يعرف كل شخص ما يزال بحاجة إلى القيام به وعندما يتيح الاتصال المرئي للأشخاص من جميع الثقافات تحليل المعلومات المعقدة بسرعة. باستخدام برنامج المخطط الانسيابي المناسب، يمكنك المساعدة في منع سوء الفهم وسوء الاتصال. كيف سيتم استخدامه؟

بدء استخدام Microsoft 365

إنه Office الذي تعرفه، بالإضافة إلى أدوات تساعدك في العمل بشكل أفضل مع الآخرين، لتتمكن من إنجاز مزيد من المهام في أي وقت ومن أي مكان.

اشترِ الآن
محتوى ذو صلة

كيفية الدفع عبر الهاتف المحمول بأمان مع تجنب المتسللين

قراءة المزيد

مستقبل التخطيط – تخطيط المشاريع عبر الإنترنت في السحابة

قراءة المزيد

5 إضافات ضرورية ينبغي تواجدها في الدردشة الجماعية في العمل

قراءة المزيد

ثلاث حقائق عاجلة حول الحوسبة السحابية في العالم المتنقل

قراءة المزيد

لا يقدم مركز المقالات التعليمية استشارات مالية أو ضرائبية احترافية. ينبغي عليك الاتصال بمستشارك المالي أو مختص الضرائب لمناقشة موقفك.