ما المقصود بتطبيقات معالجة المستندات؟

صورة لرجال عجائز يعملون على كمبيوتر محمول

تستخدم تطبيقات معالجة المستنداتتطبيقات معالجة المستندات التعلم الآلي والذكاء الاصطناعي (AI) لاستخراج البيانات من المستندات والنماذج. إنهم يأخذون البيانات، مثل المعلومات من الفواتير والإيصالات وأوامر التسليم في شكل بريد إلكتروني أو ورقي، ويرقمونها ويخزنوها في تنسيق قاعدة بيانات منظمة. بعد ذلك تُسترد هذه البيانات إلى نظام مستهدف، مثل حل تخطيط موارد المؤسسة (ERP) أو حل إدارة علاقات العملاء (CRM). يمكن أن يكون للكفاءة التي توفرها تطبيقات معالجة المستندات تأثير كبير على كيفية توفير الشركات للأموال وزيادة الإنتاجية وتحرير الموظفين من المهام المتكررة ذات القيمة المنخفضة والمعرضة للأخطاء.

العثور على حل لتحويل كميات كبيرة من المستندات الورقية إلى صيغة رقمية تحدي تواجهه العديد من الشركات في مرحلة ما. توفر تطبيقات معالجة المستندات كفاءات كبيرة في هذا المجال، ليس فقط من خلال التخلص من مهمة إدخال البيانات يدويًا التي تتطلب جهدًا كبيرًا، ولكن أيضًا من خلال تزويد الشركات برؤى حول كيفية الاستفادة أكثر من بياناتها.

يساعدك Power Automate على تبسيط مهام سير عمل المعالجة لديك

قلّل المهام اليدوية والمتكررة باستخدام Power Automate—وهو حل منخفض التعليمات البرمجية يساعد على أتمتة عمليات الأعمال المعقدة لإنشاء مهام سير عمل لإدارة المستندات أكثر تقدمًا مع بساطة أكبر.

التجربة مجاناً

كيف تعمل معالجة المستندات؟

تعتمد معالجة المستندات على أساس التعرف الضوئي على الحروف (OCR)، والتعلم الآلي، التشغيل التلقائي للعمليات (RPA). هذه العناصر الثلاثة قادرة بشكل أساسي على تفسير المعلومات المماثلة لطريقة البشر وفهمها.

يتعرف OCR على النص المطبوع أو المكتوب أو المطبوع من المستندات أو الصور الممسوحة ضوئياً. ويحدد المناطق الفاتحة والداكنة في المحتوى الممسوح ضوئياً ويبحث عن الحروف أو الأرقام، والمصنفة بعد ذلك بناءً على الأنماط أو الميزات.
ينشئ التعلم الآلي خوارزميات تتعلم من الأنماط والسياق في المستندات. مع معالجة المزيد والمزيد من المعلومات، يتعلم التعلم الآلي من جميع حالات الاستخدام التي يواجهها، ويصبح أكثر ذكاءً وكفاءة في كيفية اتخاذ القرارات.
يستخدمRPA الحسابات الآلية المنفذة على القواعد والإرشادات التي تتلقاها لأتمتة المهام المتكررة. باستخدام إمكانات متقدمة للتعرف على النص، يمكن لـ RPA معالجة البيانات من مصادر متعددة بسرعة.

باستخدام OCR والتعلم الآلي وRPA العمل معاً، تتبع معالجة المستندات عادةً الخطوات التالية:

مجموعة

يكتمل المسح الضوئي للبيانات من مصادر مثل المستندات الورقية وملفات PDF ورسائل البريد الإلكتروني والنماذج الإلكترونية ورقمنتها.

المعالجة

جودة البيانات الممسوحة ضوئياً ودقتها محسنة من خلال أشياء مثل تصحيح الزوايا المنحرفة، وتقليل الضوضاء عن طريق إزالة أي بقع أو علامات في الخلفية، واقتصاص المناطق الخارجية غير المرغوب فيها من الصور.

تصنيف

تنقسم المستندات إلى فئات مختلفة بناءً على تنسيقها ومحتواها ونوعها، ما يساعد في تحسين استخراج البيانات وأرشفتها.

استخلاص

خطوة حاسمة في العملية يستخرج OCR من خلالها البيانات من المستندات ويحدد الأنواع التي يجب ترجمتها (على سبيل المثال، الأسماء والأرقام والتواريخ والنص المكتوب بخط اليد).

التحقق من الصحة

تفحص تقنية RPA جميع البيانات وتتحقق منها قبل نقلها إلى الأنظمة وقواعد البيانات وتدفقات العمل ذات الصلة. تُنفذ الإشارة إلى أي عدم دقة في هذه المرحلة للمراجعة اليدوية والتصحيح.

التكامل

بمجرد تشغيل جميع العمليات الأخرى، تُرسل البيانات إلى قواعد البيانات والمستودعات ذات الصلة عبر واجهات برمجة التطبيقات.

ما المقصود بتحليل وثيقة التعلم العميق؟

يتكامل توثيق التعلم العميق مع معالجة المستندات من خلال الاعتماد على قدرات الشبكات العصبية للتعرّف على الأنماط في البيانات، وخاصة لتحليل المستندات والتخطيط، وتحديد النص، واسترجاع المستندات. على غرار الطريقة التي يتعلم بها الدماغ البشري، تجمع الشبكات العصبية المعلومات على العديد من الطبقات من خلال اكتساب المزيد والمزيد من المعلومات والمعرفة، وتصبح أكثر ذكاءً مع تقدمها.

يستخدم تحليل المستندات باستخدام التعلم العميق قدرته على تشغيل الذكاء الاصطناعي الشبيه بالإنسان من خلال خوارزميات الشبكة العصبية المختلفة، وخاصة التلافيفية والمتكررة. تعمل الشبكات العصبية التلافيفية على تصفية الصور لاكتشاف كل عنصر داخلها، في حين تتمكن الشبكات العصبية المتكررة من تذكر نقاط البيانات، ما يشكل قدرتها على التنبؤ بالنتائج المستقبلية.

فوائد المعالجة الآلية للمستندات

تعمل معالجة المستندات الآلية على تحسين العمليات التجارية وزيادة كفاءة الفريق من خلال توفير السرعة والدقة وإمكانية التوسع. ويمكن أن يكون له تأثير بعيد المدى على كيفية تحسين الصناعات مثل القطاعات القانونية والعقارية والرعاية الصحية والخدمات المصرفية لعملياتها ونتائجها النهائية.

تشمل الفوائد الرئيسية للتنفيذ التلقائي للمستندات ما يلي:

الاسترجاع السريع:

بمجرد رقمنة المستندات، يمكن الوصول إليها تقريباً في أي وقت وفي أي مكان لأي شخص مخول لعرضها.

تحسين الأمان والخصوصية

يمكن للشركات تشفير ملفاتها وتعيين مستويات الأمان لحماية بياناتها من المستخدمين غير المقصودين.

توفير الوقت والتكلفة:

من خلال التخلص من العملية التي تستغرق وقتاً طويلاً والمكلفة لإدارة الملفات الورقية، يكون لدى الموظفين المزيد من الوقت لتكريسه لأهداف العمل الحاسمة ويكونوا أكثر إنتاجية.

تقليل مخاطر الخطأ البشري:

بدون الحاجة إلى إدخال البيانات يدوياً، يعمل التنفيذ التلقائي للمستندات على تحسين دقة المستندات وجودتها بشكل كبير.

زيادة التعاون:

يمكن للموظفين في فِرق مختلفة عبر الأقسام مشاركة المستندات والعمل عليها معاً، والبقاء على دراية بالحالة في الوقت الفعلي.

القوالب الموحدة:

يسمح التنفيذ التلقائي للمستندات بتوحيد القوالب والهياكل التي يمكن تطبيقها على تدفقات العمل على أساس مستمر.

كيفية اختيار حل برنامج معالجة المستندات

يعتمد اختيار حل معالجة المستندات على عوامل محددة تتعلق باحتياجاتك. أحد أهم القرارات التي يجب مراعاتها هو ما إذا كنت تريد تشغيل الحل الخاص بك في السحابة أو في الموقع الخاص بك. الأنظمة المستندة إلى السحابة مستضافة من موفر مقابل رسوم وحفظ كل بياناتك تلقائياً، ما يسهل الوصول إلى كل شيء عبر الإنترنت. الحل المحلي يعني أنك ستستخدم خوادمك ووحدات التخزين الخاصة بك، وتؤدي أعمال الصيانة بنفسك، وتشغل النسخ الاحتياطية بنفسك.

تشمل الاعتبارات المهمة الأخرى لاختيار حل معالجة المستندات ما يلي:

البحث:

من الجيد أن يكون لديك مجموعة واسعة من خيارات البحث، بما في ذلك اسم الملف ونوعه ومحتواه وتواريخ التعديل. من الجيد أيضاً أن تتمكن من تعيين بيانات التعريف والعلامات لتنظيم كل ملفاتك.

هيكل ملف مباشر:

من المهم أن تكون بنية الملف سهلة الاستخدام ومنطقية لجميع المستخدمين.

الأمان:

يجب أن يسمح لك النظام بتقييد الوصول إلى المستندات الحساسة وتعيين الأذونات من قبل المستخدم.

البساطة:

يجب أن يكون جميع الموظفين قادرين على استخدام النظام بسهولة وطريقة خالية من الارتباك ودون تعطيل مهامهم اليومية.

التكامل:

تأكد من قدرتك على استخدام النظام مع البرامج التي تستخدمها بالفعل، مثل عميل البريد الإلكتروني وبرنامج علاقات العملاء.

بدء تحويل معالجة المستندات الآن

Microsoft Power Automate هو حل تحسين سير العمل سهل الاستخدام يمكن الموظفين من إنشاء حل معالجة المستند. عليك تقليل المهام المتكررة واليدوية التي تستغرق وقتاً طويلاً وتوفير المزيد من الوقت لفرقك للتركيز على العمل الاستراتيجي باستخدام نظام أساسي واحد للأتمتة.

استكشاف Microsoft Power Automate

توفر تطبيقات معالجة المستندات حلاً آلياً لرقمنة كميات كبيرة من المستندات الورقية.
تعتمد معالجة المستندات على التعلم الآلي والذكاء الاصطناعي، اللذين يعملان على استخراج البيانات من المستندات وتخزينها في قاعدة بيانات.
يعتمد تحليل توثيق التعلم العميق على قدرات الشبكات العصبية، التي تتعلم وتكتسب المعرفة على غرار الطريقة التي تفعل بها العقول البشرية. كلما زادت المعلومات التي تكتسبها هذه الشبكات وتتعلم منها، أصبحت أكثر ذكاءً خلال معالجتها لمزيد من المعلومات.
زيادة الإنتاجية وتقليل مخاطر الخطأ البشري وتحسين قابلية التوسع بعض من الفوائد العديدة للمعالجة الآلية للمستندات.
ابدأ بتقييم سير عمل المستند الحالي وتحديد ما تريد تحسينه. تتضمن بعض الأشياء الأساسية التي ستحتاج إليها من حل معالجة المستند إمكانات الفحص والتخزين السحابي ووظائف البحث والتحكم في إصدار المستند والقدرة على إدارة الأذونات.