Защитено споделяне на файлове за малки фирми

Като служител или собственик на малка фирма често ви се налага да споделяте файлове с колеги и клиенти. Но дали текущият ви метод за споделяне на файлове е защитен? Дали важните документи и чувствителните ви данни са защитени и в безопасност? 

Да разгледаме подробностите на защитеното споделяне на файлове.  

Какво представлява защитеното споделяне на файлове? 

Споделянето на файлове е просто актът на изпращане на файлове до друг човек. В миналото може би сте споделяли файлове, прикачени към имейли. След това другите са ги редактирали и са ви ги връщали обратни и т.н. 

Може би дори сте използвали сайт за споделяне на файлове. И двата метода създават множество рискове за защитата. 

Защитеното споделяне на файлове е актът на споделяне на файлове така, че да са защитени от онлайн заплахи и да са достъпни само за хората, на които е дадено разрешение от собственика им. Услугите за съхранение в облака предлагат защитено споделяне на файлове и защита със следните функции за защита: 

  • Достъп, базиран на разрешения 
  • Достъп, защитен с парола 
  • Шифроване на файловете 
  • Наблюдение на подозрителни дейности за влизане  
  • Сканиране за вируси  
  • Откриване на рансъмуер 
  • Двустепенно удостоверяване 
  • Изтичащ срок на връзките за споделяне 

Тези функции за защита ви помагат да гарантирате, че само хората с разрешение ще имат достъп до файла. Освен това те помагат за защита на вашите файлове от хакери, злонамерен софтуер и други онлайн заплахи. 

Кои типове файлове трябва да бъдат споделяни защитено? 

В идеалния случай трябва да бъдат защитени всички файлове, които вашата фирма споделя вътрешно или с клиенти. Споделянето на файлове се отнася за всички бизнес файлове, които включват: 

  • Правна информация 
  • Финансови данни 
  • Информация за човешките ресурси или персонала 
  • Лична информация за работниците 
  • Секретни проекти 
  • Планове за сливане или придобиване 

Защитеното споделяне предпазва файловете ви от неразрешен достъп, злонамерени лица, рансъмуер, вируси и онлайн заплахи.  

Методи за защитено споделяне на файлове 

Жертвите на кибератаки са малки фирми в 58% от случаите. Доставчиците на услуги за съхранение в облака са добре запознати с този проблем. Те знаят, че защитата на данните и файловете са от голямо значение. Много от тях включват следните функции, за да ви помогнат да защитите файловете си: 

  • Защита с парола. Можете да изпращате връзки към файлове, които са защитени с парола. Само получателите, които знаят паролата, ще могат да отворят файла.  
  • Връзки с изтичащ срок. Връзките с изтичащ срок прекратяват достъпа след определен период от време. Те дават на получателите достъп до файловете за ограничен период от време. 
  • Различни разрешения. С разрешенията за достъп до файловете можете да зададете кой да може да преглежда, да коментира, да редактира или да споделя повторно файловете. Можете например да ограничите достъпа до един човек, група, всички служители на фирмата или всеки.   
  • Хронология на версиите. Някой може да добави нежелани редакции във вашия споделен файл. Хронологията на версиите ви позволява да възстановите файла в предишния му вариант. 
  • Кошче. Може да изтриете файл по невнимание. В такъв случай можете да възстановите файлове от кошчето
  • Защита от масово изтриване на файлове. Може да изтриете голям брой файлове по невнимание. Ако е така, вашият доставчик на място за съхранение в облака ще ви изпрати известие. В него ще бъдат посочени и стъпките за възстановяване на тези файлове. 
  • Наблюдение на дейностите. Доставчиците следят за подозрителни опити за влизане и ги блокират. Автоматизираното наблюдение не позволява неупълномощен достъп до акаунта ви. 
  • Шифроване. При съхранението в облака винаги има шифър, който скрива вашите файлове от любопитни хакери. 
  • Сканиране за вируси. По време на изтегляне файловете се сканират за известни вируси. 
  • Физическа защита. Центровете за данни, в които се съхранява вашето съдържание, имат охрана и датчици за движение. Имат също видеонаблюдение и сигнализация при откриване на нарушители. 
  • Защита на мрежата. Мрежите в и извън центровете за данни имат защитни стени. Те ограничават трафика от неупълномощени местоположения. 
  • Наблюдение на системата. Софтуерните екипи наблюдават и отстраняват възникващите проблеми със защитата. 
  • Лични хранилища. Трябва да потвърдите самоличността си, преди да получите достъп до тези защитени папки. Те предпазват файловете, ако някой осъществи достъп до вашето устройство или акаунт. 

Как да осигурите допълнителна защита за файловете, които се съхраняват в облака 

Съхранението в облака е защитено. Въпреки това можете да предприемете още стъпки, за да защитите файловете си както в мястото за съхранение, така и на устройствата си. Можете:  

Да създадете сигурна парола 

Сигурната парола е мощна първа линия на защитата. Тя може да спре достъпа на неупълномощени лица до файловете ви. Паролата ви трябва: 

  • Да е с дължина минимум 8 знака 
  • Да не съдържа цели думи 
  • Да не включва потребителски или истински имена 
  • Да се различава от другите ви пароли 
  • Да използва главни и малки букви  

Да използвате двустепенно удостоверяване

Двустепенното удостоверяване предпазва акаунта ви от хакери. То е част от процеса на разширено влизане. Вашият доставчик на място за съхранение в облака ще изпрати код до телефона, имейла или приложението ви. След това можете да го въведете и да получите достъп до файловете си.  

Да разрешите шифроването на файлове на вашите мобилни устройства

Вашият доставчик може да шифрова файловете, които съхранявате в мобилното си приложение за iOS или Android. Това шифроване защитава данните ви, когато друг човек използва телефона ви. Ако телефонът ви бъде хакнат или откраднат, с шифроването може да не се притеснявате. Това е задължително, ако съхранявате файлове в телефона си. 

Съвместна работа по споделени файлове 

Сътрудничеството заема по-голямата част от нашето време на работа. Отчитайки това, услугите за съхранение в облака предлагат функции, които помагат на екипите да работят заедно по файловете. Всички промени или коментари по файловете се синхронизират в реално време, така че хората от екипа винаги работят по актуалния документ.  

Има няколко неща, които получателите могат да правят със споделените файлове. Те са: 

  • Преглеждане. Всеки човек, с когото сте споделили файла, може да го прегледа. Не е необходимо да влизат в платформата за съхранение в облака, за да направят това.  
  • Изтегляне. Хората, с които сте споделили файла, могат да го изтеглят. Ако искате повече защита, можете да изберете да блокирате изтеглянията.  
  • Редактиране. С пълни разрешения за редактиране получателят може да редактира документа ви. Най-добре е преди споделянето да разрешите проследяването на промените, за да можете впоследствие да одобрите или да отхвърлите редакциите.  
  • Коментари. Хората с достъп до файловете могат да добавят и да отговарят на коментарите във вашия файл.  
  • Сътрудничество. Няколко души могат да редактират файла ви едновременно, като си сътрудничат в реално време. Всички промени във файловете ще се синхронизират в реално време и ще се актуализират автоматично за всички редактиращи. 
  • Споделяне. Хората с разрешения за редактиране могат да споделят файла ви. А хората без разрешения за редактиране могат да препратят връзката ви, ако решат. Някои услуги ви позволяват да забраните споделянето за потребителите. 

Избор на решение за защитено споделяне на файлове 

На пазара има много опции за споделяне на файлове. Когато преглеждате вариантите, търсете тези задължителни неща:  

  • Опции за защита. Изберете решение със стабилни опции за защита. Връзките, защитени с пароли и разрешения, са изключително важни. Връзките с изтичащ срок са полезни, ако споделяте с външни партньори.  
  • Шифроване. Файловете ви трябва да са в безопасност, когато ги споделяте и докато се намират в мястото за съхранение. Изберете доставчик, който използва шифроване.  
  • Лесно използване. Вашето решение за съхранение трябва да е лесно за използване от потребителите. Трябва да можете бързо да споделяте и да получавате файлове и да работите с членовете на екипа по тях. Също така не трябва да имате проблеми с промяната на нивата на разрешение. 

Защитено споделяне на файлове за вашия екип 

Споделянето на файлове ускорява проектите. Но без допълнителни предпазни мерки данните ви може да бъдат застрашени. Защитеното споделяне на файлове опростява работните потоци на вашия екип и поддържа файловете ви в безопасност.  

Първи стъпки с Microsoft 365

Това е Office, който познавате, плюс инструментите, които да ви помагат да работите по-добре заедно, така че да можете да свършите повече работа – по всяко време и от всяко място.

Купете сега

"Бизнес прозрения и идеи" не представлява професионален данъчен или финансов консултант. Трябва да се свържете със собствения си данъчен или финансов специалист, за да обсъдите ситуацията си.