Как да изпращате големи файлове чрез място за съхранение в облака

Били ли сте някога спирани, докато си вършите работата, от имейл съобщение като това: „Файлът, който се опитвате да изпратите, надхвърля ограничението за размер на имейла.“ За щастие, има и други опции за изпращане на големи файлове.  

Нека разгледаме други начини за изпращане на големи файлове и да ви помогнем да решите кой е най-добър.  

Защо не можете да изпращате по имейл големи файлове като прикачени файлове 

Може да е изнервящо да видите как имейлите ви са върнати или блокирани поради голям прикачен файл. И така, защо се случва това?  

Повечето доставчици на интернет и имейл доставчици ограничават размерите на файловете, които можете да качвате или изпращате по имейл. Тези ограничения предотвратяват това огромни количества данни да забавят услугите им. Ограниченията за размера варират в зависимост от доставчика.  

Понякога можете да закупите възможността за предаване на по-големи файлове. Например някои доставчици на бизнес имейл ви позволяват да изпращате файлове с размер до 150 МБ, което далеч надхвърля обикновеното ограничение. Не е нужно обаче да надстроите своя имейл акаунт, за да изпращате големи файлове. Има и други методи за изпращане на големи прикачени файлове, които не изискват от вас да променяте нивото на услугата.   

Най-добрите методи за изпращане на големи файлове 

Ако файлът ви е твърде голям за изпращане по имейл, имате три други опции за изпращането му. 

Място за съхранение в облака 

Макар че за мястото за съхранение в облака често се мисли като за инструмент за съхранение и защита на файлове, то също така е чудесно за изпращане или споделяне на големи документи и мултимедия. След качването в място за съхранение в облака можете да го споделите с проста връзка, без значение какъв е размерът му.  

Ако работите в документ или електронна таблица, вероятно ще видите бутон за споделяне в горния ъгъл. Щракването върху този бутон ще генерира връзка, която можете да изпратите по имейл, в чат или в текстово съобщение. 

Ако преглеждате своите файлове в облака в папка, можете да щракнете с десния бутон върху файл, за да се появи опция за споделяне. Можете дори да споделите цяла папка. 

Софтуер за чат и събрания  

Платформите за комуникации и сътрудничество комбинират чат на работното място, видеосъбрания и място за съхранение на файлове. Тези системи често са интегрирани с място за съхранение в облака и улесняват изпращането на файлове чрез чат. 

Сайтове за прехвърляне на файлове 

Сайтовете за прехвърляне на файлове ви позволяват да качите голям файл, след което да изпратите връзка на някого, който след това може да изтегли файла. Някои сайтове предлагат тази услуга безплатно, а други изискват абонамент. 

Преди да използвате сайтове като тези, обмислете протоколите за защита, които те имат. Няма голяма вероятност тези сайтове да имат надеждни протоколи за защита или поверителност. Поради това е най-добре да използвате вашия доставчик на място за съхранение в облака, за да споделяте файлове.  

Предимства на изпращането на големи файлове чрез място за съхранение в облака 

В края на деня изпращането на големи файлове чрез място за съхранение в облака е най-безопасният и рентабилен начин да го направите.  

Мястото за съхранение в облака има много повече предимства от други методи, включително: 

Лесно използване

Можете да изпращате големи файлове чрез покана по имейл или директна връзка. Получателите просто щракват върху връзката, за да получат достъп до вашия файл. Няма да им е нужен акаунт при доставчика на място за съхранение в облака, за да използват връзката.  

Защита

Услугите за съхранение в облака са силно защитени. Те включват функции като шифроване на файлове, наблюдение на подозрителна дейност при влизане, откриване на рансъмуер, сканиране за вируси, двуфакторно удостоверяване и връзки за споделяне, защитени с парола. Ако вашите файлове са чувствителни, мястото за съхранение в облака предлага най-добрите гаранции. Освен това, за да гарантирате, че само правилният човек има достъп до вашите споделени файлове, можете да им изпратите връзки, защитени с парола, и връзки, чийто срок изтича. 

Разрешения

Когато изпращате файлове с място за съхранение в облака, можете да зададете разрешения за достъп, за да ограничите кой може да преглежда, коментира, редактира или споделя повторно файловете. Можете например да ограничите достъпа до един човек, група, всички служители на фирмата или всеки.   

Възстановяване

Можете също да се защитите от човешки грешки. Ако получателят изтрие файла ви, можете да го възстановите от кошчето. Ако той случайно промени вашия файл, можете да възстановите предишната чернова с помощта на вградената хронология на версиите. 

Архивиране

Всички файлове, които държите в място за съхранение в облака, са архивирани. Ако компютърът ви бъде изгубен, откраднат или се срива, все още ще разполагате с данните си.  

Сътрудничество

Вероятно има причина да споделяте голям файл. В повечето случаи искате да работите по него с някого. Сътрудничеството е най-голямата полза от съхранението в облака. Можете да споделяте големи файлове с колеги. След това те могат да предлагат или да правят редакции в реално време. Можете дори да проследявате промени, за да видите какви елементи другите добавят и изтриват. 

По-малко място за съхранение

Използването на място за съхранение в облака заема по-малко локално място за съхранение на вашето устройство и по-малко място за съхранение в заделената ви квота за имейл. 

Разходи

Повечето услуги за съхранение в облака предлагат безплатен план и платен план. Ако използвате абонаментния план, защо да плащате допълнително, за да надстроите имейл услугата си или да закупите услуга от сайт за прехвърляне на файлове?   

Изпращането на големи файлове с имейл може да бъде дразнещо. За щастие мястото за съхранение в облака е бърз, защитен и богат с функции метод за изпращане на големи файлове. 

Първи стъпки с Microsoft 365

Това е Office, който познавате, плюс инструментите, които да ви помагат да работите по-добре заедно, така че да можете да свършите повече работа – по всяко време и от всяко място.

Купете сега
Свързано съдържание
Бизнес технологии

Сравнение на мястото за съхранение в облака с локалните сървъри: 9 неща, които трябва да имате предвид

Прочетете повече
Бизнес технологии

Как да се възползвате максимално от безплатната видеоконференция

Прочетете повече
Бизнес технологии

Безплатното споделяне на екрана е лесно. Но използвате ли го правилно?

Прочетете повече
Бизнес технологии

Превръщане на терапията чрез Telehealth в опция за пациенти в моменти на нужда

Прочетете повече

"Бизнес прозрения и идеи" не представлява професионален данъчен или финансов консултант. Трябва да се свържете със собствения си данъчен или финансов специалист, за да обсъдите ситуацията си.