Пет инструмента за управление, пестящи време, пари и енергия

Да управлявате проект в напрегнатата предизвикваща стрес среда на една постоянно развиваща се организация, може да бъде плашещо предложение. В днешно време един нормален служител е обременен от несметен брой крайни срокове, събрания, имейли и задачи – а това означава, че той вероятно няма време или простор да развие своите пълни способности за вас и за вашия проект. За щастие, можете да улесните нещата. За да гарантирате успеха на проекта – независимо дали работите за клиент, или за вътрешно заинтересовано лице – прегледайте тези пет инструмента за управление на проекти, които пестят време, пари и енергия.

Дайте начален тласък на своя бизнес с бърз курс в Microsoft 365

Дайте възможност на екипа си да бъде продуктивен с всеки ден от почти всяко място с Microsoft 365. 

Научете повече

Диаграми на Гант и табла за текущото състояние на задачите

В епохата на безкрайно по обем съдържание, армии от думи непрекъснато се борят за нашето ограничено внимание – една проста визуализация може да бъде освежаваща и високоефективна. Диаграмите на Гант използват прости хоризонтални ленти, за да илюстрират фазите и напредъка на проекта. С един бърз поглед членовете на вашия екип ще могат да виждат това, което е свършено до момента (или поне работата, която е трябвало да бъде свършена) и кога ще потрябва техният принос. Също така те ще могат да виждат колко време е нужно за всяка фаза.

Таблата за текущо състояние на задачите (Scrum таблата) функционират по подобен начин и работят чудесно за проекти, които не са с толкова строг график и които включват множество екипи. Такова табло показва различните фази на проекта – планирането, изпълнението и т.н. – и маркери за всеки екип. Когато екипите завършват фази и постигат напредък, те могат да преместват своите маркери по таблото. Това позволява на всички участници да виждат общата картина и мястото си в нея.

Възлагане на задачи

Лесно е да се договорите да направите нещо, много по-трудно е да не забравите да го направите. Особено когато всяко заблудено съобщение като че ли идва с ново искане. Ето защо един онлайн инструмент за възлагане на задачи е толкова ценен. Тези, които отговарят за изпълнението на част от даден проект – независимо дали това е проектиране на емблема, или обработка на окончателните резултати – могат да влязат и лесно да видят какво точно трябва да направят. В зависимост от настройките на акаунта си, те ще получават и имейл известия за настъпващите крайни срокове.

От друга страна, ръководителите на проекти могат да следят своя екип и да се стараят всички задачи да се изпълняват навреме, без да се налага да прехвърлят дълги вериги от имейл съобщения. Това помага да бъдат избегнати скъпи закъснения и ненужни разочарования.

Разпределение на ресурсите

В средата на една организация разпределението на ресурсите е от ключово значение. Ръководителите на проекти имат нужда от ефективен инструмент за планиране и проследяване на часовете за всеки член на техния екип, за да се предотвратят резервирането на излишни ресурси, пропускането на крайни срокове и недоволните клиенти. Но този начин на организация не трябва да се ограничава само до “творческия” свят. Не би ли било полезно дори в офиса на една организация да имате ясна картина за наличността на членовете на екипа?

Поискайте от вашия екип предварително да оцени до каква степен може да се разчита на тях по време на проекта. Накарайте ги да отбележат всички дни, когато те ще са в отпуск, дните, в които няма да могат да се отдадат на работа поради събрания, и дните, в които имат други крайни срокове. Ако сте наясно с почасовата им наличност, ще можете да изградите реалистични графици. Един инструмент за онлайн разпределение на ресурси ще улесни вас и членовете на вашия екип да сравнявате действителните работни часове с очакваните, а в зависимост от това – да доуточнявате графиците за бъдещо по-плавно изпълнение на работните потоци.

Инструменти за обратна връзка

Даването на обратна връзка за различните хора означава различни неща – някои предлагат твърди и регламентирани изисквания за редактиране, други – смътни чувства и реакции. Понякога различни заинтересовани лица представят противоречащи си мнения. Всичко това затруднява този, който получава обратната връзка, да разбере как да продължи. Кого се предполага, че би трябвало да слушат?

Инструментите за обратна връзка позволяват на заинтересованите лица да гласуват и да класират различни версии на крайните резултати, което улеснява една група да предлага единна посока по справедлив начин. Ако мнението на определен човек трябва да има по-голяма тежест – възможно поради това, че има значителен опит в съответната област – можете да зададете неговият глас да се брои за два.

Готови за употреба отчети

Отчетите за текущото състояние и за анализ на крайните резултати са особено важна част от един проект – и те не трябва да отнемат време. Вместо да прекарвате ценни часове за създаване на потребителски отчет, изберете опция за отчет, готов за употреба. Можете да въведете конкретните числа и цифри и да дадете възможност на програмата да генерира подходящо форматиране и визуализация на данните.

Това означава, че ще можете да започнете да планирате следващия си проект възможно по-скоро.

<!–

Related content

  • Top three success strategies for the PMO
  • 10 tech tips to run your business more efficiently

–>

Първи стъпки с Microsoft 365

Това е Office, който познавате, плюс инструментите, които да ви помагат да работите по-добре заедно, така че да можете да свършите повече работа – по всяко време и от всяко място.

Купете сега
Свързано съдържание
Управление на моята фирма

Как да използвате решение за канбан, за да управлявате задачите на екипа си

Прочетете повече
Управление на моята фирма

Използване на софтуер за управление на задачи за намаляване на загубеното време

Прочетете повече
Управление на моята фирма

Как да управлявате петте фази на жизнения цикъл на проекта с инструментите за визуализиране

Прочетете повече
Управление на моята фирма

Как да създадете многообразие и приобщеност на работното място

Прочетете повече

"Бизнес прозрения и идеи" не представлява професионален данъчен или финансов консултант. Трябва да се свържете със собствения си данъчен или финансов специалист, за да обсъдите ситуацията си.