5 съвета за подобряване на събранията в малката фирма

Всички фирми, големи и малки, се нуждаят от време за сътрудничество, за да вършат работата си. За много служители събранията понякога могат да изглеждат скучни. Дали защото са твърде много, или твърде малко, дали е можело да се заменят с имейл, или са просто загуба на време, лошо организираните събрания разхищават най-ценните ви ресурси: времето и хората. Службата за трудова статистика на САЩ е изчислила, че американските компании губят милиарди долари всяка година поради ненужни събрания. 

За разлика от тях ефективните събрания ще осигурят продуктивно сътрудничество, което е съществено за вземане на интелигентни решения и постигане на целите на фирмата за развитие и печалба. Всъщност това е особено вярно за малките фирми. Тъй като те имат по-малко служители, всеки от тях често съвместява по няколко различни задължения. Това означава, че изпълняват по няколко задачи едновременно, вземат по-колективни решения и се сблъскват с множество уникални предизвикателства, с които само добра комуникация и планиране могат да се справят. 

Няколко основни практики могат да поддържат екипите ви на правилния път. По-долу са дадени пет лесни начина да подобрите събранията в малката фирма и да поддържате високо ниво на продуктивност. 

1. Установете ритъм и рутина 

С толкова много работа и толкова малко хора, които да я вършат, планираните редовни събрания са съществено важни за малките фирми. Те могат да бъдат под формата на ежеседмични събрания на персонала, ежемесечни събрания за брейнсторминг, събрания за преглед на свършеното за тримесечието или дори ежедневни оперативки. Важното е да се създаде съгласуван между всички ритъм, който има смисъл за персонала и е в хармония с бизнес целите ви. Случайните или непредвидени събрания затрудняват подготовката за тях, а така също отнемат време на хората да си вършат текущата работа.

• Структурата е важна: ако е ясно кога се провеждат събранията и за какво ще се отнасят, е много по-вероятно всеки да организира времето си, така че да присъства и да вземе продуктивно участие.
• Поставянето на цели е съществено: ритмичните събрания улесняват всеки един при поставянето на цели и след това при измерването и проследяването на тяхното изпълнение.
• Събранието може да е кратко: някои фирми използват ежедневни “оперативки” или събрания за планиране, които са предвидени да бъдат толкова кратки, че никой да няма нужда да сяда. Това поддържа синхрона между всички и намалява пречките в работата, без да отнема ценно време за изпълнението на задачите. 

2. Съставете дневен ред 

 Никой не иска да присъства на служебно събрание, което е неясно и дезорганизирано. Освен това неефективността струва пари.  Доклад от 2019 г. изчислява, че лошо организираните събрания са стрували на американската икономика милиарди долари в изгубено време и са се отразили негативно върху взаимоотношенията с клиентите. По-долу са дадени някои практически съвети за съставяне на дневен ред: 

• Изгответе план: разработването на подробен дневен ред за събранието може да задържи вниманието на всеки.
• Фокусирайте се: наличието на ограничен брой теми за обсъждане помага събранието да продължи разумно дълго.
• Поставете си цел: изберете ограничен брой цели или неща, които трябва да бъдат изпълнени. Събрание с ясна цел е по-вероятно да се стори ценно на участниците.
• Съсредоточете се върху решенията, а не върху проблемите: ориентирането към решения помага на събранията да бъдат по-продуктивни, особено ако членовете на екипа са дали своите идеи за решения преди това. 

3. Генерирайте по-бързо обратна връзка

 Често проектите могат да спрат в застой, когато даден човек чака друг да свърши своята част от работата. Можете да извлечете полза от времето за събранието като време за задача, като използвате онлайн инструменти за сътрудничество , които ви помагат да се справяте с проекти, да се срещате очи в очи с клиенти или да си сътрудничите по документи в реално време. 

• Работете заедно по документи: съставянето и преработването на документи в реално време и съхранението в облак на всички версии на тези документи означава, че никой няма да чака за обратна връзка и няма да се обърква коя версия е последна. Всичко може да става на момента като част от дискусията.
• Изпробвайте видеоконференцията: събирането на клиенти или членове на екипа заедно очи в очи, дори ако не могат да присъстват лично, може да ускори времената на реакция.
• Споделяйте нагледни материали: онлайн инструментите ви помагат да споделяте екрана си, да си сътрудничите по времеви линии и графици и много други. 

4. Използвайте модел за вземане на решения

 Тъй като ролите и отговорностите на служителите в малки фирми винаги се променят, за да отговорят на нуждите на бизнеса, идентифицирането на хората, които вземат решение, и ръководителите на проекти може да е трудно. Използването на матрица или диаграма за вземане на решения може да спаси ситуацията (и времето). По-долу са дадени няколко примера на инструменти, които помагат да се идентифицират ролите и отговорностите: 

• Диаграми RACI/DACI: тези инструменти помагат на всеки да разбере кой за кои аспекти на проект или решение отговаря. В идеалния случай това се прави на събрание преди началото на проекта. 
  • RACI: групата решава кой е „отговорен“ (Responsible) за работата по дадена дейност, кой се „отчита“ (Accountable) за нея, за да се гарантира, че тя е свършена, кой е „консултиран“ (Conslted) по проекта и кой е просто „информиран“ (Informed) за него. Можете да направите диаграма, изброяваща задачите по оста Y и имена на служителите по оста Х, и да обозначите всяко лице и задача с една от буквите на RACI.
  • DACI: в този подобен модел „ръководителят“ (Driver) отговаря за проекта, „одобряващият“ (Approver) отговаря за приключването на проекта, „сътрудник“ (Contributor) е някой, който помага по проекта, и „информиран“ (Informed) е някой, който бива държан в течение на проекта.
  • Както RACI, така и DACI могат да помогнат да се намалят забавянията и объркванията. Освен това, ако дадено лице отговаря за твърде много задачи, това може да стане ясно чрез RACI/DACI. 
• Дърво за вземане на решения: това е опростен визуален начин за представяне на даден проблем, неговите варианти и различните последствия или смекчаващи фактори. 
• Разработете процес: важното е да  имате модел или процес, а не какъв е процесът. Когато има система и тя се практикува, вземането на решения и разпределянето на отговорности е по-лесно.

5. Поделете си отговорността 

 Макар че делегирането на задачи и решения е съществено за успеха на всяка малка фирма (или събрание в малката фирма), истински ефективно сътрудничество означава поделена отговорност за целите и резултатите. Колективното чувство на отговорност на всяко събрание помага на всеки да следва графика и да остане ангажиран.

• Срещайте се очи в очи: понякога, за да решите проблем, трябва да се откажете от имейла, да се срещнете лично и да постигнете съгласие.
• Пазете се от мисленето, че „това не е ваша работа“: дори ако членовете на екипа поемат различни задачи, равната отговорност за печалбите и загубите на фирмата означава, че всеки е по-склонен да направи повече за групата.
• Възползвайте се от различни перспективи: допускането на поделена отговорност при вземането на решения може да помогне на бизнеса да процъфти по неочаквани начини. 

 В допълнение съществено важно за всеки модел, инструмент или процедура, които изберете, е да отговарят на структурата и културата на фирмата. Прилагането на някои от тези съвети обаче може да помогне да спестите време, да подобрите екипната работа и да се справите с безкрайните предизвикателства, които се появяват пред малката фирма. 

Научете повече за събранията в малката фирма и инструментите, които могат да помогнат на екипите ви да си сътрудничат по-добре и да създават иновации.