5 начина, по които интегрираните онлайн приложения за календар увеличават продуктивността

Какво представлява онлайн календарът? 

Повечето от нас се занимават с много неща и се мъчат да следят всичко. Хартиените календари помагат, но имат някои недостатъци: пространството е ограничено, повторното планиране може да създаде безпорядък, трябва да пишете всичко на ръка и споделянето с други хора е трудно. 

Онлайн календарът изглежда доста подобно на оригинала с всички ваши събития, но имате по-голяма гъвкавост, тъй като всичко е цифрово. Лесно е да планирате повторно неща, да добавяте повтарящи се събития и да преглеждате всеки период от време, който искате. Освен това можете да осъществите достъп до приложението си за календар от всяко устройство и дори да го споделяте с приятели и колеги. Онлайн календарите може да нямат забавни картинки като хартиените календари, но са много по-мощни – след като ги използвате, е трудно да си представите, че ще се върнете назад. 

Функции на онлайн календарите 

Приложенията за календари се различават, но повечето от тях имат едни и същи предимства: помагат ви да планирате, да бъдете организирани и да следите крайните срокове. Ето какво можете да правите с онлайн календарите в зависимост от това кое приложение използвате: 

  • Да създавате лични и служебни срещи. 
  • Да преглеждате графиците на други хора и да организирате събрания въз основа на наличността. 
  • Да проверявате дали стаята за събрания е свободна, и да изберете местоположение. 
  • Да виждате отговорите на поканите за събрание. 
  • Да споделяте календара си и да регулирате настройките за споделяне, така че другите да виждат подробни данни за събитието или просто дали сте заети, или свободни. 
  • Да преглеждате няколко календара едновременно, като напр. за работа, личен и за празници. 
  • Да виждате предстоящия си ден, седмица, месец или година, както и минали събития. 
  • Да задавате напомняния за срещи – от пет минути до няколко седмици преди събитието. 
  • Да създавате повтарящи се събрания независимо дали са ежеседмични, годишни, или в определен ден всеки месец. 
  • Да давате на други служители достъп за управление на вашето приложение за служебен календар. 
  • Да проверявате предстоящата прогноза за времето. 
  • Да категоризирате събитията по цвят. 
  • Автоматично да приемате или отказвате събрания въз основа на вашата наличност.

Как онлайн календарите се свързват със съществуващите ви приложения

Един от най-добрите аспекти на онлайн календарите е, че те се свързват с другите ви приложения. Ето как да ги използвате заедно. 

Имейл: Когато организирате ново събрание, вашият онлайн календар ще създаде покана по имейл за участниците с подробностите, като например дали присъствието им е задължително, или незадължително. Можете също да изпратите целия си календар по имейл, така че хората да могат да виждат кога сте свободни. В някои приложения за календар плъзгането на имейл от папката ви „Входящи“ в иконата на календара автоматично ще създаде ново събрание със съдържанието на имейла в подробните данни за събранието.

Видеоконференции: Някои приложения за календари се свързват с приложенията за видеоконференции, така че когато щракнете върху Бързо непланирано събрание или Ново събрание в календара си, това създава покана за събрание, която включва връзката за видеоконференцията. 

Документи: Когато създавате ново събитие, някои календари показват опция Прикачване на файл, така че да можете да добавите документ, видео или изображение към поканата за преглеждане от участниците преди или по време на събранието. 

Приложение за водене на бележки: Когато отворите събитие в някои приложения за календар, ще видите опция за създаване на протокол във вашето приложение за водене на бележки. Можете да изберете дали искате да споделите бележките си, или да ги запазите поверителни. 

Пет начина, по които интегрираните онлайн календари увеличават продуктивността

№1. По-бързо планирайте събрания

Отминаха дните, когато се изпращаха имейли напред-назад, за да се намери час за събрание, който е подходящ за всички. С помощника за планиране във вашия онлайн календар можете да видите блокове със заетото и свободното време за всеки човек, така че е лесно да намерите най-доброто време за събрание. Ако работите с хора в други часови зони, можете да изберете да се показва тяхното местно време, което помага за предотвратяването на събрания извън работното им време. 

<!–

–>

Също така можете бързо да приемете, откажете и планирате повторно събрания с онлайн календарите, защото те се синхронизират с имейла. Когато участниците в събранието получат покана по имейл, те могат да приемат, да откажат или да предложат различно време директно от своето имейл приложение. 

№2. Структурирайте времето си, за да спазвате крайните срокове

Жонглирането с множество проекти, всеки със собствени контролни точки, може да бъде предизвикателство. Онлайн календарите улесняват планирането. Прегледайте основните крайни срокове в календарите на вашата група и организация, след което създайте график, съобразявайки се с крайните срокове, във вашия личен календар, за да сте в крак със задачите. Разделете големите проекти на по-малки части, като си давате определено време за всяка от тях с незадължителни напомняния. Блокирайте време в графика си – в идеалния случай за време на деня, когато сте най-продуктивни – за да се съсредоточите върху определени задачи, така че хората да знаят да не ви безпокоят, и да можете да свършите повече работа.

№3. Работете в сътрудничество по-лесно

<!–

–>

Когато добавяте файлове към срещи в календара, като например споделена презентация или макет за проектиране, е по-бързо участниците да имат достъп до тях по време на събрания. След това те могат да се съсредоточат върху сътрудничеството, вместо да търсят документ. За продуктивно сътрудничество можете дори да добавите въпроси или подкани в описанието на събранието, за да могат хората да ги обмислят предварително.

№4. Планирайте отсъствията

Отпуски, болнични, празници и конференции – много събития могат да забавят даден проект. С онлайн календарите можете да видите много графици наведнъж, за да прецените наличността на вашия екип, от която зависи спазването на крайния срок. След това можете да планирате покритие, да избягвате изненади и да премествате крайни срокове, ако е необходимо. 

№5. Вземете го навсякъде 

Приложенията за календар автоматично се синхронизират онлайн, така че всички ваши устройства автоматично да имат най-новата версия на графика ви. Можете дори да се присъедините към събрание от телефона си, ако поканата има връзка за видеоконференция. 

Повече за живота, повече за Outlook

Интелигентен начин да сте винаги в крак с това, което е ново, в папката ви „Входящи“. Върнете времето назад в деня си с „Пусни имейлите ми“ в Outlook на iOS

Първи стъпки

Най-добри практики за онлайн календар

Ето няколко съвета, които да ви помогнат да се възползвате максимално от приложението за бизнес календар. 

  • Планирайте почивки. Блокирайте времето за обяд и кратки почивки като разходка или упражнение. Свежият въздух и разтягането могат да направят чудеса за вашата продуктивност. 
  • Делегирайте на колега. Спестете време, като дадете на друг служител, като например офис ръководител, достъп до вашия календар и възможността за добавяне или повторно планиране на събития. 
  • Вместо това изпратете имейл. Помислете дали събранието не може да бъде просто имейл. Ако е необходимо събрание, поканете възможно най-малко хора. 
  • Обмислете видимостта. Задайте настройките на календара въз основа на това дали колегите ви трябва да знаят подробностите за срещата, или просто че не сте на разположение. 
  • Ограничете напомнянията. Вероятно искате да получавате известия за събранията, но не и за отпуските на колеги. Изключете тези, които не искате, за да ограничите прекъсванията. 
  • Планирайте по-кратки събрания. Някои приложения за бизнес календар ви позволяват да планирате 25- или 50-минутно събрание вместо за типичните 30 или 60 минути. Изпробвайте – колегите ви вероятно ще оценят допълнителното време.

Онлайн календарите могат да ви помогнат да бъдете организирани, продуктивни и свързани с вашия екип, без значение къде се намирате. Ако не сте сигурни кое приложение за календар да вземете, изпробвайте Microsoft Outlook за фирми. За цялостно решение, което включва Microsoft Outlook, купете Microsoft 365 за бизнеса, за да започнете веднага.  

Първи стъпки с Microsoft 365

Това е Office, който познавате, плюс инструментите, които да ви помагат да работите по-добре заедно, така че да можете да свършите повече работа – по всяко време и от всяко място.

Купете сега
Свързано съдържание
Продуктивност

Най-добри съвети за продуктивност за вашия отдалечен или мобилен офис

Прочетете повече
Продуктивност

Съвети за провеждане на ефективни събрания с вашия персонал

Прочетете повече
Продуктивност

Как да изберете най-ефективната блок схема

Прочетете повече

"Бизнес прозрения и идеи" не представлява професионален данъчен или финансов консултант. Трябва да се свържете със собствения си данъчен или финансов специалист, за да обсъдите ситуацията си.