6 начина да подобрите дневния ред на онлайн събранията си

От Даяна Буер, гост автор на Microsoft

Много малка част от онлайн събранията могат да се сравнят със срещите “лице в лице” по енергичност, ангажираност или генериране на идеи.

Много често тези онлайн събрания се отклоняват от целта си по един от тези два начина: или стават тихи като погребение с монолог след монолог, изговаряни във вакуум от опечалени, или започват да приличат на група търговски съдружници, празнуващи спечелването на голям договор в чакалнята на летището – като всеки се опитва да се намеси в разговора без посока или фокус. Но това не е задължително да бъде така.

За да направите онлайн събранията си толкова оживени и все пак продуктивни, колкото и еквивалентите им “лице в лице”, обмислете следните насоки:

1. Използвайте формален дневен ред.

Липсата на дневен ред подсказва на участниците, че възнамерявате просто “да си побъбрите”, а не да свършите работа, да обмените идеи и да вземете решения. Формализирайте дневния ред в писмен вид и го изпратете на участниците поне няколко дни предварително, така че да могат да го прегледат и да се подготвят.

Също така го показвайте от време на време, докато събранието тече. (Ще видите защо, като продължите да четете нататък.)

2. Формулирайте темите като въпроси.

Избягвайте този типичен формат за теми:

– Продажби за 3-тото тримесечие

─ Търговски щанд на конференцията на ITH

─ Маркетингова кампания на конкурент през август

Вместо това формулирайте темите като въпроси, така че дискусията да е фокусирана, а не блуждаеща:

─ Какъв процент от квотата ви за 3-тото тримесечие е изпълнен до днес?

─ Участието в търговското изложение на ITH струва ли си разходите от 35 000 щ.д. и 2 дни време?

─ Каква е най-добрата стратегия за продажби в отговор на маркетинговата кампания на Logard през август?

3. Посочете формат за всяка от темите в дневния ред.

В писмения дневен ред посочете формата за всяка тема: "За открита дискусия", "Само за отчет", "Въпроси и отговори", "Участници в анкета", "За препоръка", "За решаване". Често участниците напускат събранието с усещането, че времето им е пропиляно, тъй като не се е достигнало до никакво решение. Но като лидер на събранието, целта ви може да е била просто да повдигнете един въпрос и да съберете идеи. Предварителното запознаване на групата с целта ви създава усещането за постижение дори по такива теми.

4. Заделете време за всяка тема.

Винаги можете да промените разчета на времето в движение. Но преценяването на времето дава на всички усещане за това, което очаквате. Ако дневният ви ред включва "Отчет от Стефан относно лабораторните резултати", а заделеното време е 5 минути, той ще знае, че не е нужно да губи време, за да подготвя 30-минутно слайдшоу.

5. Предупредете всяко отговорно лице да носи необходимата информация.

Ако очаквате от Боряна да се появи с данни, които да послужат за основа на дискусия, не я изненадвайте. Добавете името й в дневния ред като "отговорно лице", така че да дойде подготвена.

6. Обобщете изводите и делегирайте последващите действия – ВЪВ дневния ред.

Не забравяйте, че особено по време на онлайн събрания участниците са изправени пред силното изкушение да пренасочат вниманието си към екраните на мобилните си телефони или куповете с хартиени документи. Обобщете основните заключения и решения и ги запишете в празната колона в съставения дневен ред. След това в една последна колона запишете последващите действия: кой е отговорен да предприеме какво действие до коя дата.

И готово. Вашият завършен дневен ред вече служи като протокол от събранието. Разпратете този окончателен дневен ред на участниците и хората, които не са могли да присъстват (като файл за изтегляне за справка)!

Вашият дневен ред ще свърши тежката работа. Успяхте да проведете едно успешно онлайн събрание!

Даяна Буер е автор на 47 бестселъра, публикувани в 60 чуждоезични издания. Тя помага на организациите да комуникират ясно, а на лидерите – да разширяват влиянието си чрез силно ръководно присъствие. Пише редовно блогове за Forbes, HuffPost и The CEO Magazine. www.BooherResearch.com @DiannaBooher

Първи стъпки с Microsoft 365

Това е Office, който познавате, плюс инструментите, които да ви помагат да работите по-добре заедно, така че да можете да свършите повече работа – по всяко време и от всяко място.

Купете сега
Свързано съдържание
Business Tips

Защитете околната среда и работете от вкъщи

Прочетете повече
Business Tips

5 начина за увеличаване на вашия професионализъм по имейл

Прочетете повече
Business Tips

6 съвета как да впечатлите със софтуера за презентации

Прочетете повече

"Бизнес прозрения и идеи" не представлява професионален данъчен или финансов консултант. Трябва да се свържете със собствения си данъчен или финансов специалист, за да обсъдите ситуацията си.