6 начина да подобрите дневния ред на онлайн събранията си

От Даяна Буер, гост автор на Microsoft

Много малка част от онлайн събранията могат да се сравнят със срещите “лице в лице” по енергичност, ангажираност или генериране на идеи.

Много често тези онлайн събрания се отклоняват от целта си по един от тези два начина: или стават тихи като погребение с монолог след монолог, изговаряни във вакуум от опечалени, или започват да приличат на група търговски съдружници, празнуващи спечелването на голям договор в чакалнята на летището – като всеки се опитва да се намеси в разговора без посока или фокус. Но това не е задължително да бъде така.

За да направите онлайн събранията си толкова оживени и все пак продуктивни, колкото и еквивалентите им “лице в лице”, обмислете следните насоки:

1. Използвайте формален дневен ред.

Липсата на дневен ред подсказва на участниците, че възнамерявате просто “да си побъбрите”, а не да свършите работа, да обмените идеи и да вземете решения. Формализирайте дневния ред в писмен вид и го изпратете на участниците поне няколко дни предварително, така че да могат да го прегледат и да се подготвят.

Също така го показвайте от време на време, докато събранието тече. (Ще видите защо, като продължите да четете нататък.)

2. Формулирайте темите като въпроси.

Избягвайте този типичен формат за теми:

– Продажби за 3-тото тримесечие

─ Търговски щанд на конференцията на ITH

─ Маркетингова кампания на конкурент през август

Вместо това формулирайте темите като въпроси, така че дискусията да е фокусирана, а не блуждаеща:

─ Какъв процент от квотата ви за 3-тото тримесечие е изпълнен до днес?

─ Участието в търговското изложение на ITH струва ли си разходите от 35 000 щ.д. и 2 дни време?

─ Каква е най-добрата стратегия за продажби в отговор на маркетинговата кампания на Logard през август?

3. Посочете формат за всяка от темите в дневния ред.

В писмения дневен ред посочете формата за всяка тема: "За открита дискусия", "Само за отчет", "Въпроси и отговори", "Участници в анкета", "За препоръка", "За решаване". Често участниците напускат събранието с усещането, че времето им е пропиляно, тъй като не се е достигнало до никакво решение. Но като лидер на събранието, целта ви може да е била просто да повдигнете един въпрос и да съберете идеи. Предварителното запознаване на групата с целта ви създава усещането за постижение дори по такива теми.

4. Заделете време за всяка тема.

Винаги можете да промените разчета на времето в движение. Но преценяването на времето дава на всички усещане за това, което очаквате. Ако дневният ви ред включва "Отчет от Стефан относно лабораторните резултати", а заделеното време е 5 минути, той ще знае, че не е нужно да губи време, за да подготвя 30-минутно слайдшоу.

5. Предупредете всяко отговорно лице да носи необходимата информация.

Ако очаквате от Боряна да се появи с данни, които да послужат за основа на дискусия, не я изненадвайте. Добавете името й в дневния ред като "отговорно лице", така че да дойде подготвена.

6. Обобщете изводите и делегирайте последващите действия – ВЪВ дневния ред.

Не забравяйте, че особено по време на онлайн събрания участниците са изправени пред силното изкушение да пренасочат вниманието си към екраните на мобилните си телефони или куповете с хартиени документи. Обобщете основните заключения и решения и ги запишете в празната колона в съставения дневен ред. След това в една последна колона запишете последващите действия: кой е отговорен да предприеме какво действие до коя дата.

И готово. Вашият завършен дневен ред вече служи като протокол от събранието. Разпратете този окончателен дневен ред на участниците и хората, които не са могли да присъстват (като файл за изтегляне за справка)!

Вашият дневен ред ще свърши тежката работа. Успяхте да проведете едно успешно онлайн събрание!

Даяна Буер е автор на 47 бестселъра, публикувани в 60 чуждоезични издания. Тя помага на организациите да комуникират ясно, а на лидерите – да разширяват влиянието си чрез силно ръководно присъствие. Пише редовно блогове за Forbes, HuffPost и The CEO Magazine. www.BooherResearch.com @DiannaBooher

Първи стъпки с Microsoft 365

Това е Office, който познавате, плюс инструментите, които да ви помагат да работите по-добре заедно, така че да можете да свършите повече работа – по всяко време и от всяко място.

Купете сега
Свързано съдържание
Business Tips

Защитете околната среда и работете от вкъщи

Прочетете повече
Business Tips

5 начина за увеличаване на вашия професионализъм по имейл

Прочетете повече
Business Tips

6 съвета как да впечатлите със софтуера за презентации

Прочетете повече

Центърът за растеж не представлява професионален данъчен или финансов консултант. Трябва да се свържете със собствения си данъчен или финансов специалист, за да обсъдите ситуацията си.