Създаване на по-интелигентен проектен план с тези стратегии и шаблони

Независимо колко голям или малък може да е даден проект, неговият успех почти винаги е обвързан с качеството и точността на проектния план. Проектните планове са предназначени да събират и съхраняват цялата информация за основната оценка на проекта. Те са изключително важни за способността на бизнеса ви да дава зелена светлина на нови начинания.

Какво представлява проектният план?

Проектните планове се различават много по своя размер и предназначение. Корпоративните организации, които обмислят нова продуктова линия, може да се нуждаят от големи обеми от данни, за да определят крайна посока. За разлика от тях, малките фирми могат да са далеч по-гъвкави при вземането на решения. Общото между тези две крайности е способността на мениджъра на проекта да предостави необходимата информация по сбит, уместен и точен начин.

По-долу са дадени няколко съвета как да приложите това в следващия си проектен план.

Основни съвети за по-интелигентен проектен план

Мислете като журналист. Преди още да вземат тефтер и химикалка, опитните журналисти обмислят как да направят репортажа, опирайки се на проверената във времето максима на шестте въпроса: кой, какво, защо, кога, къде и как.

Този подход е приложим в същата степен за мениджъри на проекти, които започват да пишат нов проектен план. Важно е да се вземе под внимание всеки от тези компоненти при създаването на цялостен план. Това ще осигури съгласуваност на заинтересованите лица и ще поддържа напредъка на необходимото ниво за дълъг период. Помислете върху тези шест въпроса в следната многослойна структура:

  • Какъв е основният краен документ, продукт или бизнес резултат, който проектът е предназначен да създаде?
  • Защо тези крайни продукти са необходими на даден бизнес? Как най-добре да проектирате желания резултат?
  • Кого ще трябва да обслужва този проектен план?
  • Кога трябва да се изпълни този план и графикът твърд ли е или гъвкав?
  • Защо тези крайни продукти са необходими на даден бизнес, т.е. каква е целта или стратегическото място на този краен документ, продукт или бизнес резултат?
  • Къде са най-големите рискове на моя проект и как мога да ги обясня най-добре в планирания резултат?

Изчакайте със стартирането на проекта, докато проектният план не успее да отговори на всички тези въпроси. Има вероятност тези трудности да създадат дълбоки и системни проблеми, ако не бъдат отстранени.

Инвестирайте време преди това, за да спестите време след това

Рядко се среща цялостно предварително планиране, което да вреди на проектния план. Не забравяйте обаче, че всеки тип и размер бизнес проект ще трябва да се развива по време на неговото изпълнение. Дори гъвкавата рамка, която позволява определена степен на неизвестност, се основава на определен набор от съгласувания между основните страни.

Организирайте часове за интервюта с основните заинтересовани лица по проекта, за да получите задълбочено разбиране на въпросите „какво“ и „защо“ в проектния си план. Наличието на изчерпателна документация на най-общите цели означава, че можете да попълните плана с контекста, който ще е необходим на членовете на екипа, за да предоставят точни предварителни разчети на времето и ресурсите.

Използвайте шаблони за проектно планиране, когато е възможно

Понятието шаблон на проектен план може да е малко сложно в зависимост от това как се използва то. При класическия подход проектният план се представя като серия раздели в централен документ за обработка на данни, които излагат неща, като необходими бюджети, работни часове, основни задачи и обобщаваща проекта диаграма на Гант. Използвайте шаблон като този, за да поставите добро начало на този вид представяне.

Но този тип документи с много данни обикновено са насочени повече към отговора на въпроса „как“, отколкото на „какво“ и „защо“. Затова проектните планове могат да бъдат също по-обширна колекция от документи. Шаблон като този може да ви помогне да се съсредоточите върху основна информация и твърдения, които да разпалят дискусия (и да се надяваме – да се постигне съгласие) относно макро инициативите на проекта.

Може също така да трябва да подготвите други документи въз основа на потребностите на проекта или фирмата ви. Проверете дали такива ще се очакват в следващото ви представяне:

1. Харта на проекта или просто изложение на целите, екипа и основните заинтересовани лица на проекта

2. План за комуникациите по проекта, ако участват много заинтересовани лица, и по-специално трети страни (т.е. клиенти или ръководен екип)

3. Шаблон на проекта, включително оценка на риска на проекта.

Включете резюме за ръководството

Независимо колко от тези документи може да изисква проектният ви план, имайте предвид, че задълбочените подробности на проекта не са за всеки. Хората, които вземат решения на най-високо ниво, може да се интересуват единствено от целта и прогнозите за възвращаемостта на инвестициите. Оставете подробностите на екипите, които отговарят за тях.

Обмислете добре изготвянето на резюме за ръководството, което да се съчетава с документите по проектния план. Колкото по-голям е проектът, толкова повече екипи и отделни лица ще включва. Не всички трябва да бъдат запознати подробно с отговора на въпроса „как“ на проекта.

Кратък, но съдържателен общ преглед, включително основните метрики, които е най-вероятно да получат отзвук, могат да спестят време и енергия на вашите колеги, докато преглеждат проекта.

Идентифицирайте методологията на проекта

Методологиите за управление на проекти, например от вида „водопад“ или „гъвкава“, са тясно свързани с вероятността за успех на проекта. Свързването на фиксирана структура, като например „водопад“, с повторяем процес на разработване на продукт ще създава системно напрежение от началото до края.

Добрият проектен план трябва както да препоръчва, така и да взема предвид определената методология. Мениджърът на проекта е свързващото звено между множество потоци от основни данни, което ви прави специалист по темата за това дали „водопад“, „гъвкава“ или друг вид система за управление е най-подходяща, за да се свърши работата.

Най-важното е да използвате проектния си план като възможност да обърнете внимание на аспекти, които изискват определена степен на гъвкавост. Задаването на такъв вид очаквания може да помогне да се извадят наяве скрити проблеми, които трябва да бъдат разрешени.

Няма универсални проектни планове

За съжаление трудно се намират универсални проектни планове. Бизнес проектите и продуктовите инициативи просто са твърде разнообразни и специфични за конкретни нужди, за да могат да се поберат в един универсален шаблон. Не забравяйте, че проектните планове са полезни само доколкото са приспособени към дадената задача.

Но тези съвети и шаблони на документи по компоненти могат да ви помогнат да се справите с тези специфики и да сте сигурни, че събирате правилните данни за правилната задача. С този вид качествена информация под ръка можете да започнете да създавате по-интелигентни и по-точни проектни планове. Това в крайна сметка ще доведе до по-добри проекти.

Първи стъпки с Microsoft 365

Това е Office, който познавате, плюс инструментите, които да ви помагат да работите по-добре заедно, така че да можете да свършите повече работа – по всяко време и от всяко място.

Купете сега
Свързано съдържание
Продуктивност

Ръководство за начинаещи за управление на проекти

Прочетете повече
Продуктивност

Съвети за провеждане на ефективни събрания с вашия персонал

Прочетете повече

"Бизнес прозрения и идеи" не представлява професионален данъчен или финансов консултант. Трябва да се свържете със собствения си данъчен или финансов специалист, за да обсъдите ситуацията си.