Разберете кои са най-подходящите характеристики на имейл услугата, които отговарят на вашата фирма

Имейл услугите се използват за почти всяка онлайн дейност – от поддържане на връзка с клиенти и колеги до създаване на акаунти за социални мрежи и онлайн пазаруване. А в практически всички страни по целия свят хората се свързват към имейл клиент, който прави възможен съвременния живот. Наистина, според едно изследване на Radicati Group, Inc., през 2017 г. около половината от световното население е използвало имейл, а “към края на 2021 г., броят на потребителите по целия свят ще бъде над 4,1 милиарда”. Това е поразително и показва колко важни са станали имейл платформите.

Но имейлът вече не е само начин да изпращате и получавате прости съобщения. Чрез иновации, които да помогнат на хората и организациите да комуникират все по-ефективно, имейлът се е разраснал до степен да обхване широк кръг от инструменти, които наистина подобряват начина ви на работа. Разбира се, не всяка фирма има нужда от всички налични инструменти, така че по-долу те са разбити на “основни” и “разширени” решения – което може да ви помогне да решите какъв тип имейл клиент е подходящ за вас. Нека да видим.

Дайте начален тласък на своя бизнес с бърз курс в Microsoft 365

Дайте възможност на екипа си да бъде продуктивен с всеки ден от почти всяко място с Microsoft 365. 

Научете повече

Основни функции

Повечето безплатни имейл услуги предоставят някои основни функции, които ви позволяват ефективно да управлявате и организирате своите имейл съобщения – например:

  • Автоматични отговори: Като ви позволява да създадете съобщение, което автоматично да се изпраща на всеки, който се свърже с вас по имейл, тази функция ви улеснява да уведомявате другите, че сте извън офиса, кога ще се върнете и с кого трябва да се свързват, докато отсъствате.
  • Прилагане на правила: Правилата са действия, които можете автоматично да прилагате към входящите и/или изходящите съобщения. Те ви дават свободата да изберете това, което задейства дадено правило, и какви действия се предприемат, след като то бъде задействано. Ако например искате всички съобщения от шефа ви да бъдат премествани в специална папка, можете да уредите това, като зададете правило. Или, ако искате да изтривате веднага съобщения със “запишете се днес” в реда за тема, можете да създадете правило, което прави това.
  • Папки: Повечето безплатен имейл услуги предлагат някакъв вид организационни възможности – например папки, които да ви позволяват ръчно да сортирате и да съхранявате съобщения въз основа на система, която най-добре работи за вас. Ако например работите върху “Проект X”, можете да създадете папка със заглавие “Проект X” и ръчно да прехвърляте всички съобщения, свързани с този проект в тази папка, което ви улеснява да съхранявате записи на всяко съобщение, свързано с проекта. Или, ако проучвате цени на продукт, от който вашата фирма се нуждае, можете да създадете папка за всички съобщения и оценки, които сте получили до момента, и да разполагате с тях на едно удобно място.

Допълнителни функции при корпоративните имейл услуги

Разбира се, когато имате нужда от възможност да вършите повече неща от тези, което ви позволяват основните функции, отговорът може да бъде корпоративният имейл. И въпреки че всеки имейл клиент е различен, някои от типовете функции, които може да очаквате да намерите в едно корпоративно решение, включват:

  • Защитена имейл комуникация и място за съхранение: Чрез използване на шифроване и широк диапазон от авангардни функции за защита, повечето корпоративни имейл решения имат възможност да поддържат защитени всички ваши съобщения – както при пренасяне, така и в папката “Входящи”.
  • Споделени календари: С помощта на споделените календари можете да виждате кога някой (или целият ви екип) е свободен за събрания, което улеснява планирането им, както и за други групови събития, във време, удобно за всички. Споделените календари могат да бъдат чудесен начин да осведомите хората, че ще бъдете извън офиса. Просто добавете календарен елемент за вашата почивка и съответно блокирайте времето – тогава всеки, който има достъп до календара, може да вижда кога ще ви няма.
  • Съобщение до няколко души с помощта на един-единствен имейл псевдоним: Някои имейл услуги улесняват изпращането на съобщение до всички хора, с които работите върху даден проект, наведнъж – като използвате само едно име. Така ако работите, да речем, с 10 души по даден проект, можете да включите тези 10 души в група, която да наречете “Екип по проект X”, и да изпращате съобщение до тези 10 души всеки път, когато адресирате имейл до “Екип по проект X”, което улеснява споделянето на файлове и поддържането на всички информирани.
  • Задържане на имейлите: За да отговаряте на отрасловите и държавните разпоредби и вашите собствени стандарти за корпоративно управление, архивирането на имейл съобщенията на вашата фирма е от решаващо значение. За щастие, повечето корпоративни имейл решения ви дават възможност да задавате свои собствени правила за задържане, така че можете да архивирате каквото ви трябва и за колкото продължително време ви трябва.

Безплатните имейл услуги имат своето място и ако сте еднолична фирма, те могат да бъдат точно това, което ви трябва за начало. Ако обаче ръководите фирма с десетки служители, трябва да се съобразявате с отрасловите или държавни разпоредби или пък ви трябва нещо освен възможността само да изпращате и получавате съобщения, едно корпоративно имейл решение ще ви служи добре и ще ви даде инструментите за работа, растеж и изграждане на вашия бизнес по правилния начин.

Първи стъпки с Microsoft 365

Това е Office, който познавате, плюс инструментите, които да ви помагат да работите по-добре заедно, така че да можете да свършите повече работа – по всяко време и от всяко място.

Купете сега
Свързано съдържание
Бизнес технологии

Използването на безплатни конферентни разговори не означава да се жертва качеството

Прочетете повече
Бизнес технологии

3 начина да използвате решенията за видеоконференция за подобряване на бизнеса

Прочетете повече
Бизнес технологии

5 причини защо имейл хостингът в облака е задължителен за бизнеса ви

Прочетете повече
Бизнес технологии

Какво да знаят растящите фирми за архивиране на имейли

Прочетете повече

"Бизнес прозрения и идеи" не представлява професионален данъчен или финансов консултант. Трябва да се свържете със собствения си данъчен или финансов специалист, за да обсъдите ситуацията си.