Как да се възползвате максимално от безплатната видеоконференция

Светът, в който работим, се променя непрекъснато, а сега – повече от всякога – екипите са разделени и служителите работят отдалечено. През последните десет години ръстът на отдалечената работа се е увеличил с 91 процента, както и нуждата ни от инструменти за производителност, които ни позволяват да си сътрудничим в реално време.  

Комуникацията лице в лице е мощен инструмент. Приблизително 55 процента от комуникацията е в езика на тялото, 38 процента – в тона на гласа, а 7 процента се падат на изречените думи. Последните проучвания сочат, че 84 процента от хората предпочитат отдалечени срещи. 

Въпреки това почти 100 процента от хората смятат, че срещите лице в лице са от съществено значение за дългосрочните бизнес отношения. Затова свързването чрез безплатни видеоконференции помага да се отговори на нуждите на отдалечените служители и екипи за взаимодействие лице в лице, като същевременно съдейства за подобряване на комуникацията и разбирането сред присъстващите на видеоконферентния разговор.  

Защо да изберете безплатната услуга за видеоконферентна връзка?

Безплатните видеоконференции не са нещо ново и са стандарт в бизнеса на много отрасли, като обикновено се предлагат като част от единна комуникационна платформа. Те са чудесен инструмент за срещи и сътрудничество с колеги, а с увеличаването на отдалечените служители използването им бележи ръст. Но кой може да се възползва от безплатните видеоконференции? Фирмите от малкия бизнес, предприемачите и дори предприятията.  

Да имаш малък бизнес или да си предприемач не е лесно. Всеки долар е от значение и затова инвестирането в скъп хардуер или софтуер обикновено не е опция. Безплатната видеоконферентна връзка е отличен начин за тези бизнеси да се възползват от инструменти за сътрудничество от най-високо ниво с малка или никаква инвестиция. За предприятията ползата е възможността за тестване на множество безплатни програми за видеоконферентна връзка, за да научат кои продукти съответстват на техните нужди. 

Необходими основни характеристики на видеоконференциите

Възможностите на една безплатна програма за видеоконферентна връзка са от изключителна важност и са различни за различните програми, но получавате ли максимума от вашата?  

Ето някои характеристики, по които могат да различават продуктите:  

Споделяне на екрана  

Търсите начин да повишите производителността на срещите? Ако използвате безплатни видеоконференции, има вероятност вие или някой, с когото работите, да е на отдалечено място. Споделянето на екрана, съчетано с видеоконференциите, помага на екипите да останат свързани, като същевременно прави сътрудничеството в реално време лесно и ефективно. То позволява на участниците в срещи да виждат едно и също нещо и осигурява ясна комуникация за всички. 

Споделяне на документи 

Уверете се, че избраната от вас безплатна видеоконферентна програма има възможност за споделяне на документи. Споделянето на документи премахва необходимостта от изпращане на документи преди или след срещата. С тази функция можете незабавно да дадете на участниците достъп до съответните документи и презентации по време на вашата среща. Като допълнителна полза, тя помага на срещата ви да протича гладко и да се съсредоточите върху работата си. 

Контроли на модератора 

Видеоконференциите онлайн могат да включват двама души или сто (или повече), затова наличието на конкретни контроли е жизненоважно. Всички сме имали разговор, в който някой забравя да заглуши микрофона, а това е разсейващо и може бързо да повлияе на инерцията на срещата. С модераторските контроли собственикът на срещата има право да поеме контрол при необходимост. Потърсете възможност да заглушавате и включвате участниците и да премахвате участниците, които са излишни.  

Възможности за текстов чат 

Възможностите за текстов чат позволяват на участниците да се включват в разговор, да сътрудничат, да задават въпроси и т.н., без да прекъсват потока на срещата. Независимо дали става въпрос за лично съобщение до отделно лице, или адресирано до цяла група, текстовият чат е функция с голямо значение.  

Съвети за успешна безплатна видеоконферентна връзка 

Бъдете подготвени 

• Трябва да знаете как да използвате програмата и нейните възможности. Владеенето на инструмента ще ви помогне да контролирате по-добре срещата, осигурявайки по-добро изживяване за всички участващи. 

• Лошото качество на аудиото и видеото при разговори обикновено е причинено от свързаността. Уверете се, че имате стабилна интернет връзка и избягвайте неудобни грешки.   

Уверете се, че защитата е на ниво

• На всеки 39 секунди някой бива хакван. Видеоконференциите не са имунизирани срещу хакерски атаки. Можете да избегнете този проблем, като се уверите, че използваната от вас програма предлага шифроване.  

• Големите проблеми невинаги са причинени от външна заплаха. Уверете се, че премахвате цялата конфиденциална или фирмена информация от фона, или използвайте размазване на фона, ако вашата безплатна програма за видеоконферентна връзка го предлага.  

Работете по-интелигентно 

• Какъвто и инструмент да използвате, уверете се, че той подобрява (а не възпрепятства) способността на вашите екипи да работят по-интелигентно. Ако безплатната ви видеоконферентна връзка не ви предлага възможности за ангажиране и сътрудничество, това може да не е правилният инструмент.  

Стойността на безплатната видеоконферентна връзка 

Начинът, по който работим, се променя почти ежедневно, но необходимостта от свързване лице в лице все още е голяма част от човешката природа. Безплатните видеоконференции ни помагат да преодолеем разделението и да изградим връзки с колеги от целия свят. 

Когато могат да ни видят, се чувстваме чути и общуваме по естествен начин, включително вербално и невербално. С все повече и повече служители, работещи отдалечено или в различни офиси, безплатните видеоконференции ще продължат да бъдат ценен инструмент, който всички в света на бизнеса ще използват – просто се уверете, че извличате максимума от това.