Как да управлявате петте фази на жизнения цикъл на проекта с инструментите за визуализиране

Ако четете това, знаете, че е вярно: ефективното управление на проекти е жизненоважно умение. Да следите отблизо всички хора, времеви линии и задачи в големите работни проекти е огромно предизвикателство, особено когато изникнат и неизвестни или внезапни непредвидени обстоятелства.  

Проучванията показват, че съвсем малко над половината от всички бизнес проекти завършват навреме и в рамките на бюджета. Това често се случва поради всяващото страх “разширение на обхвата”, или тенденцията изискванията по проекта да се променят и разширяват през целия му жизнен цикъл.  

 

Един от начините да избегнем това е да се придържаме към “петте фази” на жизнения цикъл на управлението на проекти: започване, планиране, изпълнение, наблюдение и приключване. Днес това са общоприетите концепции, разработени преди десетилетия от Института за управление на проекти. Те служат като своеобразна рамка, която помага на ръководителите на проекти да планират, фокусират и организират.   

В наши дни има много стратегии за управление на проекти, които помагат на вас и вашия екип да изпълнявате тези пет фази. Но простите инструменти за визуално представяне с диаграми може да са едни от най-ефективните за поддържане на яснота в ума ви и в главите на хората от екипа ви от началото до края.  

Ето някои предложения. 

Започване 

Преди да започнете който и да е проект, първата стъпка е да разберете каква е идеята му, защо е необходим и дали е изпълним. Този етап е критично важен. Ако идеята е чудесна, но не може да се реализира с наличните ви ресурси, ще трябва да я отхвърлите (или поне да я промените). 

Ръководителят на проект не може да предвиди всичко сам, затова е важно да формулира идеите и да получи обратна връзка в самото начало. Инструментите за визуализиране помагат всички да разполагат с актуалната информация.  

Опитайте да започнете с шаблон за мозъчна атака. Има множество опции – от мисловните карти до диаграмите на връзките и диаграмите за групиране. Независимо от стила, “мозъчната атака” с визуална помощ допринася за вдъхновяването на идеи, които да бъдат събрани и организирани на момента. 

Друга полезна опция е SWOT анализът. SWOT анализите (силни страни, недостатъци, възможности и заплахи) помагат при вземането на решения и планирането на големи бизнес идеи. Да предположим, че фирма, която прави модни аксесоари за смартфони, обмисля да пусне нова продуктова линия. Фирмата трябва да вземе предвид разходите и конкуренцията много преди да планира каквото и да е. 

Най-важната част от тази фаза е да постигнете съгласие между всички участници в проекта, преди да продължите. Постигането на съгласие може да е много по-лесно с този вид просто визуално документиране. 

Планиране 

Следващата стъпка е да започнете да обмисляте как точно да бъде реализиран проектът. Кой участва? Какви задачи са включени? Кои задачи зависят от други задачи? Колко време ще отнеме проектът?  

За този аспект на процеса чудесен инструмент за визуализиране е диаграмата на Гант. Диаграмите на Гант помагат да се определят задачите по проекта и кога ще се изпълнява всяка от тях – надолу до ежедневните цели. Със софтуера за създаване на диаграми можете лесно да добавяте контролни точки, да създавате връзки между задачите, да използвате цветово кодиране в диаграмите и много други неща.  

Можете също да улесните визуализирането на жизнения цикъл на проекта чрез още по-ясна диаграма с времева линия, като използвате шаблон за времева линия или шаблон за пътна карта. Разделянето на различните аспекти на проект като този може да е много полезно, когато споделяте с други екипи или с ръководителите на фирмата.  

Не забравяйте да зададете на себе си и на своя екип множество подробни въпроси за проекта, за да можете да създадете възможно най-точната времева линия, независимо дали използвате диаграма на Гант, шаблон за времева линия или и двете.  

Също така с времевите линии и диаграмите на Гант онлайн всеки от екипа може да работи по в документа в реално време, както и лесно да следи задачите си, използвайки персонализиран изглед.  

Изпълнение 

Успехът на фазата на изпълнение зависи от успеха на фазата на планиране. За тази цел един от най-добрите инструменти за визуализиране на изпълнението на сложни проекти е също и чудесен за планирането им: блоксхемата.  

Междуфункционалните блоксхеми например помагат на ръководителите на проекти да определят лицата, отговорни за постигане на конкретните контролни точки, както и зависимостите между задачите. В някои проекти може да има различни екипи, които работят и по други аспекти на проекта; тези видове диаграми могат да дефинират всичко това и още.   

“Плувните коридори” например определят хората, които участват във всяка задача, докато “полетата за фазите” представят времевата линия или контролната точка. 

След като сте стартирали проекта и той е в ход, наличието на позволяваща споделяне блоксхема е ценно за поддържане на работата. Членовете на екипа могат също така да коментират диаграмата, като добавят контекст или актуализации, ако е необходимо. Фигурите за щракване могат да се разгънат, за да се покаже допълнителна информация, или да бъдат свързани с външни данни, като например база данни или електронна таблица.  

Наблюдение  

На този етап работите по проекта, но е изключително важно да наблюдавате всяка задача, за да сте сигурни, че нищо не изостава от графика. Едно от предимствата на онлайн визуализациите и свързаните с данни диаграми е лекотата, с която споделяте напредъка с другите, дори и с хора, които не са пряко ангажирани в проекта. 

Софтуерът за създаване на диаграми често предлага прости шаблони за отчет за състоянието, които помагат на ръководителите на проекти да отсяват важните неща и да споделят с мениджърите и външните клиенти или участници. 

Поддържането на няколко документа по време на процеса, от SWOT анализа до блоксхемата ви, може също да запазите фокусирането в проекта. Можете да помогнете за избягване на “разширение на обхвата”, като поддържате раздели за първоначалните цели и резултати по проекта. 

Някои софтуерни решения за диаграми също така работят добре със софтуера за автоматизация, за да можете да проектирате работния поток на проекта си, след което да настроите автоматични условия за задействане, като например известие, когато дадена задача бъде завършена. 

Приключване 

Успяхте! След като екипът ви е постигнал всички резултати, проектът е изпълнен. Но ключовото в тази последна фаза е да отделите малко време, за да оцените току-що изпълненото. Ако през целия процес сте имали ясни, конкретни визуализации, ще ви е много по-лесно да погледнете назад и да видите какво се е получило и какво не. 

Планирайте събрание след края на проекта с членовете на екипа и участниците. Обсъдете както успехите, така и предизвикателствата. Тук можете да използвате и допълнителен инструмент за създаване на диаграми: изпробвайте шаблон “след края на проекта”, който да ви помогне да документирате обратната връзка и идеите от събранието.  

Съхранете цялата документация в централно местоположение, за да е налична като ресурс за следващия път. 

Цялото това щателно планиране и документиране може да ви изглежда като престараване, но наистина помага. Използването на инструменти за визуализиране, които планират, комуникират и проследяват, е един от най-сигурните начини да поддържате проекта си в съответствие с неговия обхват, бюджет и график. 

Първи стъпки с Microsoft 365

Това е Office, който познавате, плюс инструментите, които да ви помагат да работите по-добре заедно, така че да можете да свършите повече работа – по всяко време и от всяко място.

Купете сега
Свързано съдържание
Управление на моята фирма

Как да използвате решение за канбан, за да управлявате задачите на екипа си

Прочетете повече
Управление на моята фирма

Използване на софтуер за управление на задачи за намаляване на загубеното време

Прочетете повече
Управление на моята фирма

Как да създадете многообразие и приобщеност на работното място

Прочетете повече

"Бизнес прозрения и идеи" не представлява професионален данъчен или финансов консултант. Трябва да се свържете със собствения си данъчен или финансов специалист, за да обсъдите ситуацията си.