5 причини да консолидирате своите приложения в облака

Кажете бизнес предизвикателство и вероятно има приложение в облака – или няколко – което дава обещания да се справи с него. Приложенията в облака са дар за малките фирми. Не е нужно да инвестирате в скъпа инфраструктура, за да управлявате бизнес процеси, като например човешки ресурси, управление на проекти, счетоводство и управление на взаимоотношенията с клиентите. С базиран на абонамент модел е лесно да започнете и плащате само за това, което използвате. Но ако не сте внимателни, твърде много припокриващи се приложения водят до неефективност и увеличаващи се разходи.

За много бизнес процеси имате избор между решения, които са специализирани в конкретна задача, и решения, които адресират цялостен процес или няколко бизнес нужди във вашата фирма. Понякога едно фокусирано приложение е правилният подход, но е важно да прецените тези предимства спрямо предимствата на едно консолидирано решение.

1. Намаляване на разходите за ИТ

Най-очевидната полза от консолидирането на приложения е ефективността на разходите. Макар че е вярно, че абонаментите обикновено са по-евтини от хостването на приложения на място, има и такси, свързани с приложенията в облака. Повечето бизнес приложения начисляват месечна такса въз основа на броя на потребителите или размера на използваното място за съхранение. Тези разходи се натрупват, особено ако плащате за повече от едно приложение с подобна функционалност.

Също така може да е неприятно да управлявате няколко абонамента. Не всяка фирма използва едни и същи метрики за определяне на разходите. Проследяването на това, за което плащате, става сложно, когато различни екипи използват различни приложения. Чрез консолидиране на фактурирането ще получите по-добър поглед върху това, което използва вашата фирма, и каква полза получавате от вашите приложения в облака.

2. Вършене на повече работа

Освен трудните за управление разходи, свързани с абонаментите, твърде многото приложения намаляват продуктивността. Подобно на превключването на задачи изобщо, преместването между различните приложения губи време и пречи на служителите ви. Тези изгубени минути и часове се наслагват с течение на времето – времето, което служителите ви могат да използват за по-полезни задачи. Ето няколко примера за това как консолидирането може да опрости работата:

  • Едно приложение за чатове, разговори и събрания позволява на служителите бързо да превключват режимите на комуникация. Например ако членовете на екипа открият, че даден чат не разрешава проблем, те могат да започнат събрание с всички в чата с едно щракване на бутон.
  • Когато работите по един проект, може да се наложи вашите служители да комуникират с колега, след което да си сътрудничат по даден документ и след това да преразгледат график на проекта – всичко това в рамките на няколко часа. Изпълнението на тези задачи е много по-лесно, ако всички приложения са достъпни в една платформа, като например Microsoft Teams.
  • Ако информацията се намира в една платформа, служителите няма да губят време да отварят няколко различни приложения, за да намерят това, което търсят.

3. Опростяване на технологията

Приложенията в облака са по-лесни за настройване от локалните решения, но това не означава, че са безпроблемни. Някой – обикновено ИТ – трябва да ги поддържа. Това може да включва добавяне и премахване на потребители от приложенията, когато ролите им във вашата фирма се променят, интегриране на приложения с други системи, като например решение за управление на достъпа и самоличността, и отстраняване на проблеми, които вашите служители имат със софтуера.

С по-малко приложения за поддръжка ще освободите ИТ отдела да отделя повече време за по-големи инициативи, които ще тласне бизнеса ви напред.

Консолидиране на приложения за намаляване на разходите

Научете за двата ключа за намаляване на разходите и направете самооценка, за да видите дали вашата организация е готова за опростяване и оптимизиране.

Научете повече

4. Достъп до по-добри прозрения

Данните са един от най-големите активи на вашата фирма. Разбирането кои са най-добрите ви клиенти, разкриването на тенденциите в продажбите и информираността за предизвикателствата пред производството – всичко това изисква анализ на данните. Но ако клиентските данни, финансовата информация и планирането на проекти са разделени между няколко приложения, може да пропуснете важни прозрения.

Чрез консолидиране на приложения в едно решение или набор от добре интегрирани инструменти за бизнес разузнаване, е по-лесно за хората да анализират данни в цялата ви фирма и да откриват ключови прозрения, които ви помагат да вземате по-интелигентни решения. Например ако вашият екип има лесен достъп до данните на клиентите във всички допирни точки от жизнения цикъл на работата с клиенти, той може да очаква нуждите и да предоставя по-добро обслужване. Свързването на данни за продажбите с данни за използването от служителите може да ви помогне да разберете как да бъдете по-ефективни с вашите ресурси. Освен това много платформи показват важни метрики, които можете да прегледате с един поглед.

5. Затягане на защитата

В съвременния свят всяко устройство, потребителски акаунт и приложение е потенциален начин за влизане на лоши действащи лица, които искат да откраднат данни или по друг начин да навредят на бизнеса ви. Използването на приложения от няколко различни доставчици ви излага на по-голям риск от пробив в защитата, тъй като много хора използват повторно една и съща парола в няколко акаунта. Ако един акаунт е компрометиран, атакуващите могат да използват тази информация за достъп до други акаунти, включително вашата корпоративна мрежа.

Като намалите броя на приложенията, които вашият екип използва, опростявате защитата. Когато служителите използват един акаунт за достъп до няколко приложения, можете да приложите едни и същи контроли за защита във всички техни приложения. А при по-малко приложения за следене е по-вероятно да хванете инциденти със защитата, преди да навредят на вашата фирма.

Как да разберете дали нямате твърде много приложения

Много приложения в облака са лесни за намиране и използване. В действителност може да не сте наясно с всички приложения, които вашата фирма използва. Но дори ако сте били много целенасочени в избора на приложения за вашата фирма, все още може да има възможности за консолидиране. Няколко индикатора, че вашата фирма използва твърде много приложения, са:

  • Отделите или екипите по проекти използват различни приложения, които изпълняват подобни функции. Например ако вашият маркетингов екип споделя файлове чрез Microsoft OneDrive, докато вашият екип за разработване на продукти използва Box.
  • Членовете на екипа са задължени да изтеглят данни от една система и да ги качват в друга, за да свършат работата си. Например може да се наложи продажбите да импортират информация за клиенти от инструмент за проследяване на продажбите в инструмент за управление на проекти, след като затворите продажба.
  • Важната информация е разпръсната в няколко различни инструмента, което изисква от служителите да търсят в няколко приложения, за да намерят това, което им трябва.
  • Липсата на видимост във вашата фирма затруднява проследяването на нишката за това, което се случва в различните проекти, ресурси и приходи.

Приложенията в облака помагат на вас и вашия екип да работите от всяко място. Твърде многото приложения обаче също могат да намалят ефективността ви. За да подобрите защитата, продуктивността и управлението на разходите, прегледайте за изчерпателни решения, за да видите дали има възможности за намаляване на броя на приложенията, с които вашият екип жонглира всеки ден. Или получете по-подробен анализ за потенциалните спестявания на разходи от консолидирането на приложения и си направете самооценка, за да определите дали опростяването на екосистемата ви от приложения е подходящо за вашата фирма.

Първи стъпки с Microsoft 365

Това е Office, който познавате, плюс инструментите, които да ви помагат да работите по-добре заедно, така че да можете да свършите повече работа – по всяко време и от всяко място.

Купете сега

"Бизнес прозрения и идеи" не представлява професионален данъчен или финансов консултант. Трябва да се свържете със собствения си данъчен или финансов специалист, за да обсъдите ситуацията си.