Съвети за провеждане на ефективни събрания с вашия персонал

Събранията често губят време и нямат измерими резултати. Висшите ръководители присъстват на събрания скептично настроени и с подготвени стратегии за измъкване. 

Може да мислите, че събранията в малката ви фирма не са толкова важни. Това е вашата фирма – вие решавате дали си заслужава да проведете събрание. Ако обаче плащате на членовете на персонала да присъстват, обмислете разходите. 

Ако 90-минутно събрание ви струва 750 щ.д. под формата на възнаграждения и 75 щ.д под формата на закуски, а цялата работа спира, заслужава ли си? Резултатите от него ще оправдаят ли разходите и загубата на 90 минути продуктивност? 

По-долу ще намерите начини за провеждане на качествени събрания във вашата малка фирма.  

Как ръководите събрание? 

Ефективните събрания изискват: 

  • Планиране 
  • Управление на времето и хората по време на събранието 
  • Контрол на изпълнението след събранието 

Планиране 

Типични дневни редове на събрания: 

  • Решения след брейнсторминг на проблеми и подходи към нови възможности. Вашата фирма е идентифицирала проблем или възможност. Засега не знаете как да продължите напред. Трябва да съберете идеи чрез брейнсторминг с вашия екип. 
  • Проектиране или обновяване на продукт или услуга. Екипът ви има идея. Сега той трябва да се срещне, за да планира нейното изпълнение. 
  • Съобщаване на важна информация. Вашата фирма се разраства и новите развития ще окажат влияние върху вашия персонал. Искате да съобщите за тези промени на целия екип едновременно. 
  • Предоставяне на форум за получаване на обратна връзка. Искате да знаете какво мисли групата или какви са настоящите притеснения на хората в нея. Събранието е възможност за тях да споделят своите мисли. 

Събранията днес се провеждат с физическото присъствие на всеки в едно и също помещение или с няколко виртуални присъстващи. Участниците от различни части на света и различни часови зони могат да присъстват на събранията с помощта на решения за онлайн събрания. Събранието днес често има само фиксирано време, но не и местоположение. На събрания само с фиксирано време е по-лесно да се присъства, но това не означава, че трябва да са повече на брой. 

Трябва ли да проведете събрание? 

Това е най-важният въпрос в етапа на предварително планиране на събранието: трябва ли въобще да провеждате такова? Дали груповото събрание (виртуално или присъствено) е най-добрият начин за решаване на вашия проблем? Изчерпани ли са всички други начини за управление на ситуацията без успех? 

Ако използвате други видове инструменти за групова комуникация, като имейл, платформи за мениджмънт на проекти и софтуер за управление на отношенията с клиентите (CRM) или софтуер за продажби, има ли нещо, с което събранието може да помогне, а те не могат? Работят ли екипите ви добре съвместно с помощта на тези инструменти? 

Вашият екип успява ли да се справи, ако разпространявате въпроси, задачи или съобщения до него чрез софтуер за управление на проекти

Провеждайте групово събрание само ако смятате, че ще осигури най-доброто решение на текущия ви проблем. 

Каква е темата на събранието и желаният резултат? 

След като решите да проведете събрание, определете темата му и какъв би бил успешният резултат от него. 

Пример за тема на събрание: вашата производствена фирма има конфликт на ресурси 

Вашата фирма има две индивидуални поръчки за производство на устройства. За съжаление, има конфликт между датите им на доставка, тъй като и двете поръчки имат конкретен вид персонализиран уиджет (тип Z) в ядрата си. Дилемата е, че имате само една машина, която произвежда персонализирани Z уиджети.  

Желан резултат от събранието: откриване на начин за доставяне и на двете поръчки навреме 

Създаване на дневен ред на събрание 

След като сте определили темата и желания резултат, е време да създадете подробен дневен ред на събранието. 

В интернет се предлагат много шаблони за дневен ред на събрание. Например този Класически дневен ред на събрание за Microsoft Word може да удовлетвори нуждите на множество малки фирми. 

Всяко събрание е различно. Очертайте конкретните стъпки от проблемите на събранието до неговата цел. Определете частите на събранието и задайте времена за всяка от тях. В зависимост от това събранията могат да продължат от няколко минути до няколко дни. 

По-долу е даден пример за дневен ред за едночасово събрание: 

  • Представяне на участниците: 10 мин 
  • Обяснение на темата: 10 мин 
  • Брейнсторминг: 20 мин 
  • Избор на най-доброто решение: 10 мин 
  • Документиране на решението и възлагане на задачи: 10 мин

По време на събранието 

По време на провеждането на събранието таймерът може да помогне на екипа да спазва начертания план. Той мотивира участниците да продължават напред и да не се разсейват с маловажни подробности. 

Помолете участниците да запазят идеите и въпросите, които са извън темата, за някой друг път. 

Не забравяйте, че всеки човек има различен начин на учене и обработване на информацията. Ако някой се затруднява с дадена идея, попитайте го от какво се нуждае. 

Ще помогне ли да начертаете идеята? Да я подредите върху лепящи се бележки? Да я преразгледате отново по-късно писмено? Ако имате малък екип, с времето ще разбирате все повече за това как осмислят идеите. 

Предизвикайте всеки на вашите събрания да споделя идеи. Мълчалив член на екипа може да има най-добрите предложения, но може да не обича да говори пред групата или шефа. 

Кой трябва да присъства на събранието? 

Включете възможно най-малък брой хора. По-малката група ще запази фокуса на събранието. Ако е необходимо, можете да поканите още сътрудници на бъдещо събрание. 

В примера с производствената фирма екипът трябва минимум да включва: 

  • член на екипа, който разбира процеса на производство като цяло; 
  • член на екипа, който управлява машината, която произвежда Z уиджети; 
  • член на екипа, който разбира клиентите. 

Пасивните и активните членове на екипа често намират най-добрите решения заедно.  

Оператор на машина за тип Z например знае ограниченията на машината и колко време отнема почистването и нулирането. Инженер, който вижда цялостната картина, може да намери начин да промени поръчката за конструиране на устройството.  

Решението: за фирма А, уиджетът Z ще бъде първата част от процеса на сглобяване. За компания В уиджетът Z ще бъде последната част. Екипите ще могат да започнат да сглобяват една група от устройства без уиджет Z. Фирмите А и В ще получат поръчките си навреме. 

След събранието:

  • Проведете контрол на изпълнението с участниците в събранието 
  • Разберете дали предложените идеи и решения напредват 
  • Определете следващите стъпки 
  • Бъдете открити за обратна връзка, за да подобрите бъдещите събрания

Започнете с тези съвети. Впечатлете персонала си и потенциалните бизнес партньори с добре планирани и продуктивни събрания. 

Първи стъпки с Microsoft 365

Това е Office, който познавате, плюс инструментите, които да ви помагат да работите по-добре заедно, така че да можете да свършите повече работа – по всяко време и от всяко място.

Купете сега
Свързано съдържание
Продуктивност

5 начина, по които интегрираните онлайн приложения за календар увеличават продуктивността

Прочетете повече
Продуктивност

Най-добри съвети за продуктивност за вашия отдалечен или мобилен офис

Прочетете повече
Продуктивност

Как да изберете най-ефективната блок схема

Прочетете повече

"Бизнес прозрения и идеи" не представлява професионален данъчен или финансов консултант. Трябва да се свържете със собствения си данъчен или финансов специалист, за да обсъдите ситуацията си.