4 начина за по-добра работа в екип чрез софтуер за интранет

Всеки ръководител на проект трябва да се научи как да концентрира екипа си върху целта, когато работните натоварвания на членовете ги дърпат в множество различни посоки. В някои случаи това може да означава работа с други ръководители на проекти за определяне на приоритета на проектите или оказване на помощ на членовете на екипа да се организират (и да останат организирани), докато работата се натрупва, а може също да означава предоставяне на инструменти за ефективно сътрудничество на членовете на екипа, които може да живеят в различни градове, щати или страни. И докато уменията за приоритизиране на проекти ще дойдат с натрупването на личен опит, има наличен софтуер за интранет, който може да ви помогне не само да поддържате организацията и сътрудничеството на екипите, но и да комуникирате ефективно с отделните лица и екипите.

Разбира се, не всички софтуери за интранет портал са еднакви, така че нека разгледаме четири инструмента, които трябва да търсите в едно решение за интранет.

Управление на информацията

За да може всеки да е в течение на нещата, важно е екипът да знае кой за какво е отговорен и кога. Освен това ще трябва да дадете на екипа информация за връзка с другите членове, подробности за достъп до важни уеб страници или документи (особено ако са защитени с парола или се намират на транзитни сървъри), възможност за обявяване на важни съобщения или публикуване на напомняния и т.н. Затова търсете фирмен интранет, който ви позволява да създадете безпроблемно екипни страници с възможност за персонализиране според вашите нужди. По този начин ще можете да поддържате и споделяте важна информация в едно централизирано местоположение.

Библиотеки

Софтуерът за сътрудничество трябва, първо и най-важно, да улеснява съвместната работа на екипа. Затова изберете решение, което ви позволява да дадете на всеки достъп до едни и същи файлове, документи, изображения, бележки от събрания и т.н. С възможността да създавате библиотеки с документи, озаглавени по начин, който е смислен за вашия проект и екип, всеки може да намери най-актуалната информация за проекта, да прегледа минали повторения на материали за предаване, да види текущи графични творби, да обнови спомените си за изискванията на проекта и т.н.

Инструменти за сътрудничество

Един интранет портал за служители трябва да включва възможността членовете на екипа да създават пространства, в които могат да споделят и управляват информация – и да работят съвместно по файлове. За тази цел потърсите софтуер за сътрудничество, който включва неща, като тематични дискусии, анкети, които могат да улеснят планирането на събрания и/или вземането на решения, споделени календари, списъци със задачи и пространства за събрания, където можете да пазите всички ваши бележки от събрания, документи, графици и т.н. Подобно на пространствата за събрания, едно решение за интранет с инструмент за работно пространство може да позволи на определени членове на екипа, например графичен дизайнер и автор на рекламни текстове, да работят по един и същ файл в едно и също пространство, без да заместват работата на другия, което в крайна сметка може да подобри продуктивността.

Интегриране със съществуващи инструменти

Независимо от големите обещания на софтуер за интранет портал да подобри продуктивността и сътрудничеството ви, ако той не е лесен за използване или изисква да смените вашите съществуващи инструменти (например инструментите ви за текстообработка, електронни таблици, графичен дизайн и/или имейл), може да се окаже трудно да убедите вашия екип да го използва. За да постигнете необходимото ви ниво на продуктивност и организация, потърсете решение за интранет, което се интегрира добре с инструментите, които вашият екип вече използва. По този начин организацията ви няма да трябва да закупува скъпи и може би по-малко ефективни програми, а екипът ви няма да се налага да преминава през трудния процес на обучение.

Когато става въпрос за софтуер за сътрудничество, той трябва да е лесен, безпроблемен и персонализируем, като предоставя на вас и вашия екип нещата, които ви трябват, за да работите като едно цяло и в по-малки групи. Когато изберете решение, което ви позволява да организирате файловете си по вашия начин, да използвате съществуващите ви инструменти и ви дава инструменти за сътрудничество, с които членове на екипа могат лесно да работят едновременно по файлове, да споделят документи и информация и да проследяват важни дискусии, вие ще постигнете това, което всеки ръководител на проект иска – организиран, продуктивен екип.

За автора

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Първи стъпки с Microsoft 365

Това е Office, който познавате, плюс инструментите, които да ви помагат да работите по-добре заедно, така че да можете да свършите повече работа – по всяко време и от всяко място.

Купете сега
Свързано съдържание
Business Tips

Как да провеждате ефективни виртуални събрания

Прочетете повече
Business Tips

Открийте 4 ключови особености на отличното визуализиране на данни

Прочетете повече
Business Tips

4 добри идеи да развиете своята корпоративна социална мрежа

Прочетете повече

Центърът за растеж не представлява професионален данъчен или финансов консултант. Трябва да се свържете със собствения си данъчен или финансов специалист, за да обсъдите ситуацията си.