Разбиване на разделението – инструменти за по-добра комуникация и сътрудничество

Съвременната работна сила е разпръсната между повече местоположения, отколкото когато и да е преди: 37 процента от работещите са използвали телекомуникации в някаква степен през 2015 г. Фирмите заемат различни местоположения, а бизнес партньорствата обхващат цялото земно кълбо. Освен физически, екипите в една и съща фирма се разделят и по проекти и отдели. Тези бариери за съжаление водят до комуникационни разделения, задълбочаващи разделението и ограничаващи работата в екип и сътрудничеството.

Разделението може да има значителен (и вреден) ефект върху вашия бизнес. То създава бариери между екипите, разцепвайки често комуникациите в цялата организация. Но това не е всичко. Нека разгледаме по-широкото въздействие, което разделението може да окаже върху вашата фирма.

  • Ограничаване на комуникацията и възпрепятстване на културата – Ограничените от разделението екипи в крайна сметка потискат културата на вашата фирма. Служителите жадуват за комуникация, сътрудничество и развиваща се работна среда. Те искат да не се безпокоят да изразяват себе си и да се чувстват като част от екип. В действителност 47 процента от работещите смятат за мотивиращо, когато колеги обсъждат успеха на работното място.
  • Дублиране на работата – Често с раздразнение откривате, че и някой друг във вашата фирма (най-вероятно от друг екип или в друг отдел) върши същата работа или търси същата информация. Когато екипите нямат информация за проектите на други екипи, това може сериозно да навреди на продуктивността на вашата фирма.
  • Блокиране на информацията от тези, които се нуждаят от нея – Средният взаимодействащ с колеги работник прекарва почти 20 процента от работната си седмица в търсене на вътрешна информация или издирване на колеги, които могат да помогнат с конкретни задачи.

Ето как можете да използвате инструменти за комуникация, за да разбиете това разделение и да позволите на служителите да споделят идеи като никога.

Опростяване на управлението и съхранението на файлове

Споделянето на файлове между екипи, инструменти, устройства и отдели трябва да е безпроблемно. Платформа или пакет от добре интегрирани инструменти ще позволи ясни връзки между хората, съдържанието и бизнес приложенията в организацията. Като част от такъв пакет, екипни сайтове могат да помогнат на служителите да си сътрудничат по документи, да съхраняват информация и да управляват проекти. Това ще направи възможно споделянето и редактирането на документи в реално време от различни екипи в подкрепа на сътрудничество на няколко нива, предоставяйки същевременно едно лесно място за намиране на всичко.

За да подобрят продуктивността, екипните сайтове трябва да бъдат достъпни почти от всяко място, предоставяйки информацията по защитен начин и позволявайки сътрудничество от разстояние и от мобилни устройства.

Разширяване на използването на инструменти за комуникация, базирани на екипи или на проекти

Екипи, които не взаимодействат редовно, често не са наясно върху какво работят другите. Корпоративните социални мрежи, изградени за междуорганизационна комуникация, могат да помогнат за разбиването на това разделение и ограждане. Служителите могат да създават групи, обхващащи различни фирми и отдели, по теми от общ интерес, успехи и познания за решаване на проблеми или събиране на идеи от всякъде. Организациите също често се сблъскват с управленско и ръководно разделение, създадено от организационната йерархия, практиките за вътрешна комуникация и фирмената култура. Тези йерархични бариери могат да се разбият чрез създаване на групи в инструменти за комуникация, базирани на екипи, които дават възможност на служителите да участват в двупосочни разговори с ръководителите.

Подобряване на междуличностните взаимоотношения

Леснодостъпни инструменти за комуникация, като например незабавни съобщения, гласови разговори и видеоконференции, предоставят на служителите различни начини за връзка с колегите им. Ако им бъде позволено да избират начина, по който комуникират, и могат да се свързват с колеги от всяко място, има по-голяма вероятност служителите да потърсят връзка и да изградят по-силни междуличностни взаимоотношения.

Правилните инструменти за сътрудничество могат да помогнат за намаляване на пречките пред комуникациите, предоставяне на по-добър достъп до ресурси и повишаване на продуктивността на екипите.

За автора

Екипът на Центъра за растеж се е насочил да ви помогне да стартирате, управлявате и изпълнявате своя бизнес.

Първи стъпки с Microsoft 365

Това е Office, който познавате, плюс инструментите, които да ви помагат да работите по-добре заедно, така че да можете да свършите повече работа – по всяко време и от всяко място.

Купете сега
Свързано съдържание
Manage my business

4 задължителни неща за настройка на бизнес имейл като ИТ про

Прочетете повече
Manage my business

Спестяване на време и пари с по-добър софтуер за комуникация

Прочетете повече
Manage my business

Единни комуникации 101: Какво трябва да знаят новите фирми

Прочетете повече

Центърът за растеж не представлява професионален данъчен или финансов консултант. Трябва да се свържете със собствения си данъчен или финансов специалист, за да обсъдите ситуацията си.