Пет причини защо вашата фирма се нуждае от интранет

Човек, работещ на лаптоп, в сървърно помещение

От Сам Маршал, гостуващ автор на Microsoft

Ако сте част от растяща организация, може да сте открили, че нещата, които някога бяха лесни, когато всички бяха в един офис, сега са станали дразнещи.

Тъй като хората са по-разпръснати, работят от дома или са разпределени на различни етажи, координирането на актуализациите и новините става по-трудно. Хората пропускат в списъците със имейли и започват да се оплакват, че никога не могат да намерят правилния документ. Всичко това са признаци, че имате нужда от интранет.

Можете да мислите за интранет като за частен уеб сайт. Той действа като място за новини, информация и споделяне. Петте основни причини да получите интранет са:

1) Общувате ефективно. Списъците с имейли може да вършат работа до момента, в който хората започнат да се оплакват от прекалено много съобщения или че са изпуснали важна новина, тъй като е била изместена от незначителни актуализации. Интранет позволява да си върнете контрола, защото можете да направите така, че важните новини да се запазят в горната част на страницата.

Тези административни актуализации за паркиране и ИТ надстройки няма да изчезнат, но можете да ги запазите настрана и да освободите и пощенските кутии от тях.

(2) Сътрудничите си ефективно. Ако все още използвате споделени устройства и прикачени файлове към имейла за съвместна работа по документи, вероятно сте имали момент, когато някой е прекарал цялата нощ, актуализирайки грешната версия.

Няма нужда да бъде по този начин. Най-модерните интранети ви дават място, където няколко души могат да работят по един и същ файл и винаги да имат най-новата версия.

Още по-добре, те предоставят място за обсъждане, така че всеки може да вижда коментарите и да постигне съгласие върху това, което трябва да се извърши.

3) Правите информацията лесна за намиране. Вашият интранет може да бъде мястото за цялата ви поверителна информация. Може да сте сигурни, че има само едно копие, и че всеки има достъп до най-новата информация за правила, процедури и продукти. Не само спестява време, но може да бъде и от съществено значение за съответствие там, където трябва да знаете, че се следят текущи процеси.

4) Намалявате риска. Хората просто искат работата да се свърши. Ако са използвали улесняващо средство в личния си живот, те могат да започнат да го използват и в работата. Но потребителският клас инструменти за споделяне на файлове или дискусии представляват риск за вашата сигурност. Какво става, ако хората напуснат фирмата, за да работят с конкурент и все още имат достъп до тези файлове? Можете да блокирате услугите, но много по-добре е да предложите интранет като правилно управлявано решение.

5) Намалявате административните разходи. Колко време се губи заради неефективно администриране? Повторни обаждания, за да разберете дали е изпълнено искане? Имейли с молба да актуализирате архивите на човешки ресурси? Интранет дава лесен начин да поставите формуляри онлайн и по-лесно да се справите с нещата от първия път.

Настройването на интранет може да бъде бързо и евтино. Вижте моите други статии, за да научите как да изберете правилния интранет софтуер за вашата фирма.

-

Сам Маршал е собственик на ClearBox Consulting. В Twitter можете да го намерите като @sammarshall

За автора

Сам Маршал е собственик на ClearBox Consulting. Той е в Twitter като @sammarshall

Първи стъпки с Microsoft 365

Това е Office, който познавате, плюс инструментите, които да ви помагат да работите по-добре заедно, така че да можете да свършите повече работа – по всяко време и от всяко място.

Купете сега
Свързано съдържание
Business Tech

Как да създадете най-добрата организационна диаграма на своята фирма

Прочетете повече
Business Tech

3 начина да използвате решенията за видеоконференция за подобряване на бизнеса

Прочетете повече
Business Tech

Бъдещето на събранията – използване на ИИ за подобряване на сътрудничеството в екип

Прочетете повече

Центърът за растеж не представлява професионален данъчен или финансов консултант. Трябва да се свържете със собствения си данъчен или финансов специалист, за да обсъдите ситуацията си.