С тези инструменти за сътрудничество управлението на отдалечени екипи е лесно

Ако действате при допускане, че степента на дистанционна работа е на рекордно високо ниво, вие сте прави. Действително, “в САЩ 60% от фирмите предлагат условия за дистанционна работа, което е огромен ръст в сравнение със само 20% през 1996 г.” съгласно Bloomberg, а това също така е популярна тенденция и в Индия, Индонезия и Мексико. Което означава, че вероятно и вие вече работите с отдалечен екип или сте на крачка от наемането на първия си отдалечен сътрудник. Управлението на виртуален екип (и работата като част от такъв) има своите собствени странности и изисква много доверие от страна на всички.

Разбира се, доверието вероятно е най-трудната част от ръководството на виртуални екипи и е нещо, което просто трябва да "чувствате". Има обаче инструменти за лидерство и широк кръг технологии, които могат да ви помогнат да развиете взаимоотношения с колегите си и с вашите преки подчинени, което в крайна сметка да ви помогне лесно да развиете безпроблемни работни отношения, дълбоко уважение и взаимно доверие. Четирите ефективни инструмента за управление на отдалечени екипи са:

  • Видеоразговори: Имейлът е чудесно средство за предаване на информация за проекти, които вашата група по-късно ще трябва да разгледа, за изпращане на бърза бележка за предстоящо събрание или предварителна техническа поръчка и т.н., но за сесия за мозъчна атака, оценка на качествата на служител или във всички случаи, когато трябва да бъдете малко по-убедителни, няма нищо по-добро от среща очи в очи – и тук е мястото на видеоразговорите. Все пак, видеоразговорите правят възможно хората да се виждат един друг, да добият впечатление за индивидуалността и настроението си и да улавят нюансите и интонациите, което улеснява споделянето на идеи, провеждането на тежки разговори и обмена на възгледи.
  • Чат/незабавни съобщения: Когато ръководите виртуални екипи, е невъзможно да изпитате същата спонтанност, каквато бихте изпитали в традиционните условия на реален офис. С клиент за чат обаче все още можете да провеждате такива бързи и пъргави разговори – те просто няма да са в общата кухня. Най-хубавото е, че ако искате да обсъдите някоя идея с повече от един човек едновременно, повечето чат клиенти ви дават такава възможност, като улесняват работата ви с идеи и проблеми в движение.
  • Споделени работни области: Независимо дали управлявате екипи по целия свят или работите само с няколко души, пръснати в града, има голяма вероятност в някакъв момент да се наложи да работите съвместно върху презентация, върху крайни резултати за клиент или върху собствени вътрешни документи и процеси. Можете, разбира се, да вършите всичко това по имейл, но следенето на версиите бързо може да се превърне в кошмар – ето къде на сцената се появяват споделените работни области. Като ви се дава едно-единствено централизирано място, където всеки от вашата група да може да работи върху едни и същи файлове в реално време – и да виждате какво са направили другите – можете да следите версиите и да опростите творческия процес.
  • Споделени списъци с виртуални задачи: Когато работите с виртуални екипи в няколко часови зони, да поддържате всеки в течение на споделени проекти е нещо повече от малко предизвикателство. С помощта на списъците с виртуални задачи обаче, вашият екип (или избрани членове от него) може да вижда списъците на всички ваши задачи и тяхното състояние, което улеснява споделянето на работа и/или поддържането на всеки да е "наясно". И за да бъдат улеснени нещата още повече, някои от приложенията, способни да работят със списъци с виртуални задачи, ви дават възможност и да прикачвате файлове към задачи, да работите заедно върху тези файлове и дори да споделяте бележки и да провеждате разговори за тях, без да се налага да използвате отделно приложение – което улеснява съвместната работа, дори когато вашите графици не са синхронизирани.

Всеки, който наблюдава екипи, разпръснати по целия свят, и/или виртуална работна сила, лично е изпитал трудностите, които възникват с отдалеченото управление. Но популярността на дистанционната работа само нараства – така че определено има смисъл да инвестирате в технологиите, които са ви нужни да създадете среда за сътрудничество, да развивате лични взаимоотношения и да предавате забележителни проекти. За щастие, такива технологии вече съществуват – въпросът се свежда само до намирането на правилното решение за вашите хора и вашата организация.

За автора

Екипът на Центъра за растеж се е насочил да ви помогне да стартирате, управлявате и изпълнявате своя бизнес.

Първи стъпки с Microsoft 365

Това е Office, който познавате, плюс инструментите, които да ви помагат да работите по-добре заедно, така че да можете да свършите повече работа – по всяко време и от всяко място.

Купете сега
Свързано съдържание
Manage my business

8 начина да ръководите успешно вашия мобилен персонал

Прочетете повече

Центърът за растеж не представлява професионален данъчен или финансов консултант. Трябва да се свържете със собствения си данъчен или финансов специалист, за да обсъдите ситуацията си.