Нови начини на работа: нестандартни употреби на софтуер на блоксхеми

Всеки софтуер за блоксхеми, заслужаващ вложените в него средства, трябва да предлага някои основни функции: шаблони за оформления и фигури, автоматично форматиране, съвместимост с облака. По-разширените опции обаче надхвърлят тази базова функционалност и позволяват свързване на диаграми с външни източници на данни. Свързването към данни позволява на потребителите да актуализират блоксхемите си само с промяна на информацията, съхранявана в електронна таблица или SQL база данни. Това е особено полезно, когато блоксхема се споделя от цял екип, тъй като важни промени в състоянието могат да бъдат оповестени лесно и мигновено на всички устройства и местоположения. Често срещаните употреби на свързването към данни включват управление на бюджети и проследяване на отпуски.

Както можете да си представите, благодарение на свързването към данни софтуерът за блоксхеми от висок клас е подходящ за най-различни цели. Това е от тези сценарии, при които най-голямото ограничение може да е собственото ви въображение. Ако случаят е такъв, ето няколко идеи, които могат да ви помогнат да стимулирате творчеството си.

Разпределяне на ресурси

Тези, които отговарят за управлението и разпределянето на времето и ресурсите на екипа, често срещат затруднения. Те имат непрекъснато нужда от актуална информация за наличността на заинтересованите лица, която не винаги е достъпна. Дори да е достъпна такава информация, тя най-вероятно е разпокъсана на части, в различни формати и съобщения. За предпочитане би бил център за надеждна информация, предавана под формата на прости визуализации. За щастие, свързването към данни може да превърне това в реалност.

Какво трябва да направите:

  1. Създайте основна диаграма с икона или изображение за всеки член от екипа по проекта.
  2. Свържете тази диаграма със споделена електронна таблица, в която заинтересованите лица могат да отбелязват приблизителните часове, в които са на разположение.
  3. Изберете начин, по който наличността на всяко заинтересовано лице да бъде визуално представена в диаграмата – промяна на цветове, фигури и т.н.
  4. Възлагайте задачи бързо и уверено въз основа на знанието, получено от визуалното състояние на всяко заинтересовано лице.

Запазване на подходящото пространство

Работното място, каквото го познаваме, се променя. Преградените помещения и офиси отстъпват на гъвкави и предразполагащи към сътрудничество пространства, а индивидуалните бюра – на лаптопи и вътреофисна мобилност. На фона на тези промени много фирми – особено по-големите, с множество етажи или сгради – вероятно ще искат да предоставят на служителите винаги актуална информация кои работни зони са свободни и кои – заети. Свързването към данни може да предостави лесно решение.

Какво трябва да направите:

  1. Създайте диаграма (или няколко), която картографира етажното разпределение на фирмата.
  2. Свържете тази диаграма със споделена електронна таблица, в която служителите могат да резервират зала или област за определени часове.
  3. Изберете начин за визуално представяне на времето, когато залата или областта е резервирана.
  4. Споделете диаграмата във фирмата, така че целият екип да знае кои пространства са свободни.

Отбелязване на напредъка

Софтуерът за блоксхеми очевидно е страхотен за визуализиране на основни бизнес процеси, но той е страхотен и за нанасяне на етапите на отделни проекти. И не само това. Той е полезен също за проследяване на напредъка по проектите. А когато всички засегнати лица могат да видят какво точно е направено и какво трябва да се случи след това, вероятността от съществени спънки намалява. Свързването към данни може да постигне това.

Какво трябва да направите:

  1. Създайте диаграма с икона или изображение за всеки етап от проекта и участието на всяко засегнато лице.
  2. Свържете диаграмата със споделена електронна таблица, в която заинтересованите лица могат да отбелязват кои задачи са приключени.
  3. Изберете начин за визуално представяне на приключените задачи.
  4. Споделете диаграмата с целия екип по проекта, така че всеки да знае какво още трябва да се направи и кога. Визуалната комуникация позволява на хора с всякакъв опит да анализират бързо сложна информация. С правилния софтуер за блоксхеми можете да помогнете за избягването на недостатъчната комуникация и недоразуменията. Как ще го използвате?

За автора

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Първи стъпки с Microsoft 365

Това е Office, който познавате, плюс инструментите, които да ви помагат да работите по-добре заедно, така че да можете да свършите повече работа – по всяко време и от всяко място.

Купете сега
Свързано съдържание
Business Tips

Защитете околната среда и работете от вкъщи

Прочетете повече
Business Tips

6 начина да подобрите дневния ред на онлайн събранията си

Прочетете повече
Business Tips

5 начина за увеличаване на вашия професионализъм по имейл

Прочетете повече
Business Tips

6 съвета как да впечатлите със софтуера за презентации

Прочетете повече

Центърът за растеж не представлява професионален данъчен или финансов консултант. Трябва да се свържете със собствения си данъчен или финансов специалист, за да обсъдите ситуацията си.