华为借助 Office 365 大大提高办公效率,实现跨地域、跨语言、跨终端的办公协作

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“华为是全球领先的信息与通信技术解决方案供应商。我们的业务需要各线员工积极参与,因此高效的协作平台对我们业务的发展非常重要。为了实现这种跨地域、跨语言、跨终端的办公协作,我们选择了微软现代化工作模式解决方案,通过 Office、Windows 产品,大大提高了我们的办公效率。Office 365 在科学管理、有效沟通、云端交付等方面给我们提供了很大的帮助。”

———赵光凯,办公应用装备部产品经理,华为技术有限公司

华为技术有限公司(以下简称“华为”)是全球领先的信息与通信技术(ICT)解决方案供应商,专注于 ICT 领域,坚持稳健经营、持续创新、开放合作,在电信运营商、企业、终端和云计算等领域构筑了端到端的解决方案优势,为运营商客户、企业客户和消费者提供有竞争力的 ICT 解决方案、产品和服务,并致力于使能未来信息社会、构建更美好的全联接世界。目前,华为约有 18 万名员工,业务遍及全球 170 多个国家和地区,服务全世界三分之一以上的人口。

华为和运营商一起,在全球建设了 1,500 多张网络,帮助世界超过三分之一的人口实现联接。华为和企业客户一起,以开放的云计算和敏捷的企业网络,助力平安城市、金融、交通、能源等领域实现高效运营和敏捷创新。华为智能终端和智能手机,正在帮助人们享受高品质的数字工作、生活和娱乐体验。

华为坚持以客户为中心、以奋斗者为本,持续改善公司治理架构、组织、流程和考核,使公司长期保持有效增长。

公司设立基于客户、产品和区域三个纬度的组织架构,各组织共同为客户创造价值,对公司的财务绩效有效增长、市场竞争力提升和客户满意度负责。

产品与解决方案是公司面向运营商及企业/行业客户提供 ICT 融合解决方案的组织,负责产品的规划、开发交付和产品竞争力构建,创造更好的用户体验,支持商业成功。

华为在为全球范围的客户提供解决方案时,面临跨地域的协作和沟通挑战。在微软先进的现代化工作模式的支持下,华为能够在不同国家和地区之间进行协作配合,顺畅地实现全球投标和项目交付。

 

应用背景

“我们将微软的 SharePoint 服务集成到华为的 iSales 系统中,接到客户标书后,可以快速建立 Teams 项目协作空间,将不同地区的人员组成虚拟团队,共享项目资源。通过我们的 WeLink 全联接协同办公平台,让员工随时随地访问 Exchange 邮件。我们可以在不同的地方多人同时修改标书文档,审阅、跟踪或者合并文档。”

——赵光凯,办公应用装备部产品经理 华为技术有限公司

2017 年 7  月 20 日,美国《财富》杂志发布新一期世界 500 强排行榜,中国公司上榜数量继续增长达 110 家,其中最瞩目的要数华为——大幅上升至第 129 位。快速发展的华为业务规模覆盖全球,同时也面临着跨国业务协作的挑战。

仅依赖邮件难以实现内部文档协作

华为在全球范围为客户提供服务,接到客户标书后,需要调动产品线、服务线、商法线、财经线、客户线的人员参加开工会,了解项目情况,分派任务和资料。在确定了标书的项目方案框架后,会将任务进行拆分,组织标书开发团队完成标书的开发。

在这个过程中,标书文档在员工自己的电脑上完成初稿设计,然后通过邮件传递给相关人员进行审核,再通过邮件反馈修改意见,经过反复的修改,最终形成终稿。这种方式的挑战是:依赖邮件难以形成真正的协作,文档在传递过程中存在多种版本,容易导致不一致和错漏,需要反复确认。

华为对资源搜索、文档的拆分、共享、协同编辑、对比、审阅、版本管理、合并等提出了更高的要求,希望突破传统方式,建立跨地域、跨语言、跨终端的协作、沟通和资源共享平台。

与合作伙伴、分包商、客户之间的外部协作挑战

从项目实施到最终交付,华为需要精确地管理项目进展,与合作伙伴、分包商和客户及时沟通,传递文档和资料。

这种与外部之间的协作,主要是在邮件基础上进行的,它的弊端极为明显。比如,由分包商运输公司制作的基站运输材料的文档,通过邮件传递给华为的项目对接人员,对接人员需要再将这些文档转给内部的其他人员,缺乏统一的管理和共享。在项目交付时,会形成大量的交付文档,受邮件附件大小的限制,难以一次性交付所有资料;借助第三方网盘,又存在安全隐患,会为客户带来不必要的担忧。

项目进行过程中,各个部门的项目经理、业务人员需要与分包商和客户及时沟通,跨境项目的人员之间语言不通是影响顺畅沟通的一个挑战,项目文档的翻译同样面临巨大的工作量。

华为迫切需要在安全可控的范围内,实现与外部用户之间的资料共享、协作和顺畅沟通。

移动办公与安全的挑战

华为的业务人员经常在各地出差,需要精良便携的装备完成工作。同时,移动办公还需要对重要文档和信息安全予以保护,确保公司的商业机密和客户资料不会因为疏忽而泄露。

 

解决方案

微软 Modern Workplace 是一套跨地域的现代化工作模式解决方案,它由 Office 365 云端协作平台和 Windows 10 组成,为企业构建安全可靠的云协作工作环境。微软的云端服务提供了良好的开发接口,可以与用户现有的系统进行深度集成,从而使客户在熟悉的工作环境里获得云端协作带来的便捷。

Modern Workplace 团队沟通和文档协作

在 Modern Workplace 解决方案中,SharePoint 是核心的云协作服务,可与 Office 客户端应用一起建立无缝的文档编辑和共享协作体验,为企业提供庞大的知识库和资源库,建立企业级的内容搜索,实现云端文档共享、协作编辑、内容更新和版本管理。最新版的 Office 客户端组件 Word 能够在文档拆分、合并、审阅比较等方面提供最佳解决方案。

Modern Workplace 外部协作与共享

Modern Workplace 通过 Office 365,支持不同企业之间的协作,可实现对外部用户的文档共享,使受邀用户获得访问权限,确保了文档在安全环境中得到有效管理。

此外,Office 365 支持全球范围的高速访问,由微软部署在全球各地的数据中心提供技术支持、运维保障和安全,确保跨国业务和协作的顺利进行。 微软的 Azure 翻译服务提供了 API 接口,可与用户的系统和 Modern Workplace 集成,实现对文档内容、实时沟通信息的翻译。

Modern Workplace 移动办公

在 Modern Workplace 解决方案中,Surface平板电脑是理想的移动办公设备,更可在强大的 Windows 10 系统的支持下,极大地提高移动办公的生产力。Windows 10 可提供便捷安全的生物特征登录,内置了 Windows Defender 安全中心,确保移动办公由里到外的安全。

 

优势与收益

“从项目实施到最终交付,保护项目信息及数据的安全是非常重要的。通微软 Office 365,合作伙伴、分包商和客户根据不同的访问权限登录,时刻了解项目进展,协作办公,实现统一和规范化的资源管理。”

——赵光凯,办公应用装备部产品经理 ,华为技术有限公司

华为在采用微软 Modern Workplace 现代化工作模式解决方案后,将其中的 SharePoint 服务与华为的 i-Sales 系统进行集成,将 Azure 翻译服务与华为的桌面端 eSpace 和移动端的 WeLink 进行集成,从而实现微软解决方案与华为业务系统的深度整合,在国际投标和项目交付上的沟通协作能力大幅提升。

显著提升内部协作能力

华为在自己的业务系统中,可快速建立项目协作空间,将来自不同地区和部门的员工组织成一个虚拟团队,共享标书相关资料,使沟通和信息流转效率大幅提升。

通过 SharePoint 服务的文档库同步资料与文档,华为的项目小组成员可以利用各种设备随时随地访问文档,多人同时在线修改,查看早期版本,审阅、跟踪或合并文档,减少不必要的文件传递,加快协同工作的进度。

提高项目交付满意度

华为的项目团队,在 Office 365 中发布项目管理进度跟踪文档,使参与项目的合作伙伴和分包商根据不同的权限登录,时刻了解项目进度,协作编辑文档,实现统一和规范化的资源管理。在通过微软翻译服务解决了语言沟通的障碍后,华为与客户和合作伙伴的沟通效率也大幅提升。

项目交付阶段,华为可将各种交付文档和培训资料,通过 Office 365 云端共享给客户,便于客户随时访问和下载最新资料。

凭借在科学管理、快速响应、有效沟通、云端交付等方面的优势,国际客户对华为的交付满意度不断上升。

为移动办公保驾护航

全新的 Windows 10 与 Office 解决方案为华为的移动办公保驾护航,提供了性能优异、深度整合、便于实施的管理和安全保护体系, 为穿梭于全球范围的工作人员带来便捷和安全的体验。

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