Marc Jacobs 以高端风格使其后台业务更现代化

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*此案例基于在全球其他地区由微软运营的云服务实施,仅供由世纪互联运营的 Microsoft Azure、Office 365、Power BI 客户参考。

 

“借助 Azure 平台上的 MediusFlow 和 Dynamics AX,我们发现了一种非常灵活的方式来追踪、批准和处理发票。 最后可以证明,这真是非常便捷。”

——Regis Litre, Marc Jacobs 首席信息官

 

很少有行业像时尚行业一样快节奏。每个季节都需要一个全新的系列,包括前所未有的产品和全新的营销活动。对于全球知名的前卫广告和经典时尚品牌 Marc Jacobs 而言,每个季节公司都会与一些最优秀的供应商、摄影师、营销人员和博主进行接触。但是,即使在这样的创新和富有活力的工作中,公司也必须面对管理、购买和支付所需材料及人工成本的平淡而繁杂的工作。

为了创造全球 100 多家店铺的新产品,应对庞大的批发网络和无数的在线订单,并创造其独特的品牌形象,Marc Jacobs 必须管理一个庞大的直接或间接的支出供应链。在一个星期内,公司接洽了 50 个新的供应商,在一年的时间里,生成了超过 54000 张发票。

分散采购模式和大宗交易相结合的模式,让 Marc Jacobs 面临着众多其它零售公司都会面临的风险:在员工的收件箱中有未点开的电子发票,邮寄到一个办公室的纸质发票实际需要在另一个办公室进行批准,错位的文件,还有下落不明的开支。

Marc Jacobs 首席信息官 Regis Liter 说:“挑战源于时尚公司的运作方式。每当我们有一个产品系列,我们就会改变一切。我们在产品开发的所有阶段购买服务。而这在每四个月就会改变一次/我们没有任何中央采购的概念,因为对于每一个产品系列,我们都与新的供应商合作。在这种情况下,管理供应商发票流程并跟踪费用可能变得非常具有挑战性。”

而且除了大量账单造成的严重管理难题,大量的间接支出也可能转化为危险的金融盲点。对于采用分散采购和纸质流程的公司来说,预算可以变得非常不确定。

调整账单

在帮助 Marc Jacobs 迁移到 Microsoft Dynamics AX 并将其作为企业资源计划(ERP)解决方案后,Liter 希望集中并自动化供应商发票的工作流程。他深知,简化应付账款(AP)的路由和审批流程,使发票相关的数据数字化,以及清楚了解公司在任何特定时间所应支付的供应商,对于帮助业务跟上行业竞争的步伐至关重要。

为此,Liter 与云端应收账款发票自动化解决方案的领先供应商 Medius 联系,以帮助自身实现供应商发票管理和跟踪费用管理的现代化。由于 MediusFlow 的解决方案直接与 Dynamics AX 集成,实施团队可以轻松地将 MediusFlow 连接到 Dynamics AX,以便它可以开始在两个解决方案之间连接数据。

Marc Jacobs 的 IT 财务高级经理 Maulik Patel 说:“Medius 具有非常强大的 Dynamics AX 集成标准,我们在此基础上制定了实施方案。它将 Dynamics AX 的供应商信息、会计核算、成本中心和支付条款提取出来,在仅仅花了一天时间制定发票的最佳路径之后,我们就能够为公司提供一个很好的解决方案。使用 Azure 的逻辑应用程序对相关业务流程进行建模和自动化,Marc Jacobs 的开发人员可轻松实施新的工作流程,而无需担心构建托管、可扩展性、可用性和管理。

由于 MediusFlow 运行在 Azure 平台上,团队能够在数小时内部署技术解决方案。“因为 MediusFlow 在 Azure 云中,”Patel 说,“我们能够快速实施并获得非常强大的投资回报。在不到一年的时间里,我们就可以达到盈亏平衡,这在大多数软件中是很难实现的。”

实际上,从项目开始到上线的部署时间(包括培训,从分散式发票到集中式发票的组织变革过程)仅仅是 21 天。Liter 说:“通常整合工具是最复杂的部分,但是在 MediusFlow 与 Dynamics AX 集成之后,我们实际上在第二天就测试了第一张发票。这对我来说就像是一个奇迹。”

定制云解决方案

MediusFlow 云应用程序构建在 Azure 应用程序平台上。在 MediusFlow 解决方案中,Marc Jacobs 使用指定的 Azure SQL 数据库。公司的短期数据进入 Azure Redis 缓存,发票图像和附件进入 Azure Blob 存储,MediusFlow 汇总所有客户的平均值和最佳值。通过掌握这些数据,MediusFlow 可以对 Marc Jacobs 的流程绩效进行基准测试,跟踪有多少发票自动连接到正确的订单,并与行业中其他人相比,测算总体处理时间。

“我们在 Azure 平台的 Linux 上运行开源软件 TCP / HTTP 负载平衡器 HAProxy。即便使用开放源码工具,我们的团队也可以在很大程度上依赖 Microsoft PowerShell 在开放的 Azure 平台上管理和自动化系统管理,”Medius 云运营经理 Mattias Wolff 说,“微软的 OSS 支持使得我们的团队在日常工作中非常有效率。几乎我们所做的一切都是使用 PowerShell,而非手动完成,这样可以腾出时间专注于为 Marc Jacobs 的最终用户提供新的 MediusFlow 版本,并将数据从应用程序传回给我们的开发人员和产品团队。”

Medius 在内部使用 Azure HDInsight 基于 Hadoop 的大数据服务来了解客户如何与应用程序进行交互。这些数据有助于团队不断改进产品。Medius 产品管理副总裁 Daniel Saraste 说:“在我们转向 Azure 平台之前,Medius 是一家软件公司。我们感受到了内部部署多种代码基础带来的痛苦,以及给客户带来修补、热修复、升级、不可预知的生命周期成本以及不能快速从创新中受益的痛苦。借助 Azure,我们改变了业务模式,大大缩短了向客户提供创新所需的时间。我们还可以为客户提供一流的安全性和快速的最佳实践实施。”

整饬发票

今天,Marc Jacobs 的发票中有 93%会自动发送给正确的审批人,而无需任何人为干预。当发票到达 Marc Jacobs 的中央应付账款收件箱时,MediusFlow 会自动对其进行编码,发送给适当的对象,并捕获相关数据。Marc Jacobs 的员工会收到一封电子邮件通知,说明发票已到达,并按提示点击链接导航到 MediusFlow 进行审批。由于这是一个基于网络浏览器的解决方案,员工可以随时随地在移动设备上处理和批准发票。

既然应付账款的工作流程是集中的,并且可以在任何设备上进行审批,Marc Jacobs 已经将发票处理周期从 45 天减少到了 11 天。不仅公司消除了损失发票的风险,还消除了费用 的滞纳金,并能追踪从总账到单个发票的确切费用。此外,发票是数字化的,这意味着从应收账款进入系统到发布在 Dynamics AX 上,应付账款对整个流程有更多的控制和可见性。

Patel 说:“应付账款开票过程是业务的重要组成部分,但不应该成为我们的主要焦点。我们应该把重点放在创意项目上。多亏了 Azure,MediusFlow 可以随时在任何设备上用于应付帐款以及审批。使用 MediusFlow,我们可以将发票直接发送给合适的人员进行审批。发票是在一个封闭的系统里,所以不会“迷路”。而且,能清晰地看到所有已处理的内容以及队列中的所有内容,几乎不需要数据输入,这使得每个人都更有信心。”

巨大的回报

Marc Jacobs 部署的解决方案是一个混合解决方案,在 Microsoft Azure 和 Dynamics AX 上运行的 MediusFlow 是通过内部部署。由于 MediusFlow 位于 Azure 中,因此 Marc Jacobs 每月都会进行错误修复和功能增强的更新。Liter 说:“拥有所有明智的规则,使发票流程尽可能高效,并具有管理变更和例外的灵活性,对我们来说非常有用。我们需要高水平的功能来处理所有的发票,但我们也一直有新的情况和很多例外的管理。Azure 平台上的 MediusFlow 和 Dynamics AX 非常适合我们公司不断变化的需求。”

自部署以来,Marc Jacobs 已经能够在维护电子表格和管理应付账款信息的相当长时间内重新定向员工。在部署 MediusFlow 四个月后,公司能够证明投资是合理的。一年的部署,预计已经提高了 15 万美元的生产力。

发票虽然普通,它们仍然需要经理、副总裁、总监甚至首席执行官的批准。创意人员和决策者不必花一个星期的时间做案头工作,而是需要能够快速处理这些后台任务。Liter 说:“借助 Azure 平台上的 MediusFlow 和 Dynamics AX,我们发现了一种非常灵活的方式来发送、批准和处理发票。最终,这实际上是关于敏捷性。我们正处在一个变化很快的世界。有时我们必须在几天内建立一个新的仓库,或者在一个我们从未经营的国家与新的供应商进行交流。借助 AX 和 MediusFlow,我们能够迅速做出反应。”

通过现代化发票处理解决方案,Marc Jacobs 可以轻松管理其复杂的供应链,并重新回归设计,交付下个季节的创意作品。

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