Fortum:能源公司通过现代化且高效的会议平台缩小办公空间

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*此案例基于在全球其他地区由微软运营的云服务实施,仅供由世纪互联运营的 Microsoft Azure、Office 365、Power BI 客户参考。

“随着我们进入一个更小巧且多功能的空间,Surface Hub 提供了一个令人赞叹的功能。我们的新平台有助于激励员工,并向他们证明我们正致力于改变。”

——Arto Räty,公司事务及传播高级副总裁,Fortum

 

Fortum(富腾公司)是全球能源供应商,在北欧和波罗的海国家、俄罗斯、波兰和印度都有员工分布。公司致力于可持续发展,其使命是帮助每个人追求更洁净的世界。Fortum 是行业中最清洁的企业之一(其在欧盟的电力生产中有 96%都是零排放),2017 年生产的电力总量中有 62%实现了无碳排放。

本着“加入变革”的口号精神,Fortum 还致力于走在现代化工作空间的前沿。2017 年,公司准备将赫尔辛基附近的总部迁至附近的一幢大楼。“我们以前的办公区位于芬兰最高的办公大楼之一,拥有宏大而经典的公司外观:巨大的入口大厅装饰着许多黄金框架的画作。它看起来不错,但很过时,”Fortum 的公司事务及传播高级副总裁 Arto Räty 说,“我们今天的总部是一个具有最高科技能力的美丽展示厅。与前 44,000 平方米的办公区相比,新的总部占地 14500 平方米,因此高效、可持续地使用空间是一个重点——不仅仅能节省资金,同时也要使沟通和面对面的交流更容易。Fortum 的数字化转型主管 Kristiina Söderholm 在谈到旧总部时说道:“通过在九个国家开展核心业务,我们曾经的办公布局非常分散。对我们来说,变换一个新的办公地点非常重要。”

具有集成安全功能的可靠在线会议

为了保持小型本地企业的一些服务和定价优势,增加抓住新商机的能力,Fortum 在 13 个国家拥有大约 200 个办公地点,其中许多地点的员工少于 10 人。公司在世界各地拥有小型出口服务办事处,并在 10 个国家拥有生产工厂(因为运营和维护经常通过外包)。国际团队十分常见。Fortum 在芬兰和瑞典的两个大型工厂的工作人员通过视频通话,减少了差旅时间,同时能够开发新产品。Fortum 的服务经理 Kari Juhani Innanen 说:“当人们意识到他们其实并不需要花一整天在另一个国家进行一个小时的会谈时,在线会议就有了用武之地。最终,我们结束了来自各个供应商的100多个传统视频会议组件,其中许多都拥有独立网关用于内部和外部会议。这种设置对于扩展和维护来说是相当昂贵的。”

Fortum 使用第三方视频会议解决方案来保证视频通话。员工为进行会议而预订了会议室和会议系统,并协调每个人的日程安排,以便大家能够在指定地点集合。人们发现这些系统中的用户界面很繁琐,并且频繁出现技术问题。Innanen 表示:“如果你需要 15 分钟来设置会议,那么你就只剩 45 分钟的时间来真正开会了。”

内部视频通话的安全性基于人们用于连接会议的设备的政策,以及需要亲自出席会议的人使用安全门禁进入大楼。员工用来连接会议的设备都采用相同的安全策略,并连接到 Fortum 视频会议的局域网。Innanen 说:“对于外部会议来说,与其他公司建立安全连接的唯一方法就是联系会议服务。这就像是接线员,然而我们必须提前几天咨询他们是否能配合我们的时间段。人们无法在公司外直接打电话。”

人们需要更新的协作工具。在线会议期间,一个国家的成员可能会使用白板开始设计解决方案。其他地区的员工可以做的唯一事情是从智能手机上接收照片,或让某个人记笔记。对于文档共享和其他生产力任务,Fortum 拥有私有云,员工只有使用公司的设备才能访问。

考虑到所有因素,领导层决定是时候搭建下一代虚拟会议平台了,所以他们考虑了 Cisco Spark、Google Talk 和带有 Surface Hub 设备的 Microsoft Office 365。与 Fortum 已经使用的微软工具进行配合使用的一款专为远程协作而设计的全功能视频设备具有最强大的吸引力,因此微软解决方案成为支持工作场所变革的确定选择。

从不同的工具,到具有重大影响力的简化的会议平台

作为试点计划,在微软和 IT 合作伙伴 Atea 及 DXC Technology 的支持下,IT 人员测试了 Surface Hub 和 Office 365 应用大约三个月时间。在 2017 年年初,过渡小组在新总部的会议室中安装了少量运行 Skype for Business 的 Surface Hub。根据员工对易用性做出的积极反馈,Fortum 在整个组织内部署了 Skype for Business,并在七个月的时间内,在更大的办公室区域内进行了 Surface Hub 的标准化。为帮助人们充分利用新解决方案,Fortum 及其合作伙伴提供各种形式的培训:在每个会议区域印刷说明,由 Atea 和微软引导的动手操作系列实践,以及午餐时间在大堂的说明展示。之后 Fortum 开始顺利迁移到了 Windows 10 Enterprise 操作系统。

新总部的面积只有以前的三分之一,并提供更加精简的体验。人们可以在任何他们喜欢的地方工作,或者和他们的团队聚集在一起。员工可以选择在他们的工牌卡套上添加位置标签,让人们可以在计算机或公共区域的屏幕上看到自己的同事在楼里的什么地方工作。由于 Surface Hub 内置麦克风和高清摄像头,Fortum 的每个会议区还可节省 1~2 平方米的空间。

Fortum 集团通讯部的通讯专员 Emmi Piispanen 评论说:“我很荣幸能向客人展示我们的会议空间。Surface Hub 的外观令人印象深刻,并且地面上没有电缆。相机和音质非常好,这让国际和远程协作更加容易——人们可以看到和听到整个团队,就好像是在进行面对面的对话一样。”

Räty 补充说:“为了有效利用这种开放式的办公空间,需要现代化的工具。随着我们进入一个更小巧且多功能的空间,Surface Hub 提供了一个令人赞叹的功能,没有人拥有固定工位,甚至连我们的 CEO 都没有专属于他的工位。我们的新平台有助于激励员工,并向他们证明我们正致力于改变。”

Fortum 希望这些新的工作方式能够吸引人才。Fortum 的工会副主席 Heidi Backman 表示,许多申请人都在询问公司的技术。“人们要求拥有最新的工具,以及关心他们是否可以远程工作,”她说,“员工的福利对我们的成功至关重要。借助 Skype for Business 和 Surface Hub 等工具,我们能够提供更多远程工作机会,寻求工作与生活的平衡。”

易用性

员工发现 Surface Hub 可以通过硬件和软件之间的无缝集成进行协作。例如:启动视频通话的初始屏幕快捷方式,打开白板应用程序以及进行 Skype for Business 通话。Innanen 说:“人们非常喜欢 Surface Hub,因为它非常易于使用。要加入预定会议,他们只需从屏幕列表中选择,点击一下,就可以一起工作了。它帮助我们实现了提供新设备以及提供简单合作方式的目标。会议在几秒之内即可开始,而不再需要 15 分钟——我们只需打开 Surface Hub 并开始工作即可。”

人们使用 Windows Ink(集成到 Office 365 应用程序和 Surface Hub)在数字白板上绘图。为了创建自发的会议,员工可以邀请大家通过 Surface Hub 触摸屏加入,而无需与外部系统提供者进行协调。

更高价值的解决方案,更低的成本

Innanen 表示,当谈到解决方案的字面及形象时,由于我们已经在使用一些微软工具,考虑到其他系统的外观和成本情况,我们选择了 Surface Hub。新系统不仅成本较低,而且更为现代化。

Innanen 表示,由于采用一体化设计,新解决方案的价格更便宜。他补充说:“你可以将相机、麦克风和 Miracast 包含在一个设备中,因此你不需要单独购买任何东西。你只需设置 Surface Hub 并开始工作。”

连接安全和协作功能

通过使用 Surface Hub 中的白板功能,人们可以跨地域进行实时协作。Innanen 说:“我们不需要手写笔记。每个人都可以看到白板上正在添加的内容。会议结束后,我点击按钮分享我们创建的笔记和图纸就可以将其发送给所有团队成员,或者只发送给通讯组列表中的成员。这是自动化的,非常容易操作。”

现在,员工可以向 Fortum 以外的人员发送链接,以便他们可以参加会议。Surface Hub 使用受 Wi-Fi 保护访问(WPA2)保护的 Wi-Fi 保护设置(WPS)标准创建连接。在会议结束时,员工点击“结束会议”就可以删除所有敏感数据,并为下一个会议用户做设备。

迈向未来的步伐

下一步,Fortum 将部署更多 Office 365 服务并对其进行定制,以便员工可以打开 Surface Hub 设备并查看 Microsoft Edge 中显示的定制网页。从那里他们将共同创建 Word Online 和 Excel Online 文档,人们可以使用各种个人及公司的设备远程工作,从办公室外部连接到 Office 365 应用程序。到 2018 年底,公司计划完成向 Windows 10 Enterprise 的迁移,以便人们可以使用 Miracast 无线投影将智能手机、平板电脑或 PC 的屏幕镜像到另一台显示器,而无需使用任何电缆。

Räty 说:“每个看到我们总部的人都会发现我们已经做出了改变。我今天会见了客户,为他们留下了深刻的印象。不仅仅是对 Surface Hub,而是针对整个设置。这是我们的新方向,我们正朝着新的未来迈进,我们很高兴能够持续使用微软产品。”

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