6 způsobů, jak tvořit výborné agendy online schůzek

Napsala Dianna Booher, externí autorka Microsoftu

Až příliš mnoho online schůzek se jenom málo podobá schůzkám tváří v tvář, co se týče energie, zapojení nebo generování nápadů.

Často se stává, že tyto online schůzky se stočí některým z těchto špatných směrů: Buď je na nich ticho jako na pohřbu a monolog za monologem se přednáší do vakua mlčících „pozůstalých“. Nebo vypadají jako houf prodejců, kteří slaví v salónku letecké společnosti po zisku velké zakázky – všichni si skáčou do řeči, aby se pochlubili svým ničím nezajímavým přispěním, a nemá to žádný směr ani smysl. Vždycky to ale tak být nemusí.

Abyste zajistili, že vaše online schůzky budou stejně živé a produktivní jako schůzky tváří v tvář, zkuste se řídit těmito radami:

1. Použijte formální agendu.

Když nemáte žádnou agendu, vyvolává to v účastnících dojem, že si spíš chcete „pokecat“ než probrat důležité věci, vyměnit si názory a přijmout rozhodnutí. Formalizujte agendu písemně a pošlete ji účastníkům aspoň dva dny předem, aby si ji mohli projít a připravit se.

Je také dobré ji čas od času promítnout během schůzky. (Více k tomu najdete dále v tomto článku.)

2. Vytyčte témata formou otázek.

Vyhněte se tomuto typickému formátu témat:

– Prodeje za 3 čtvrtletí

– Stánek na konferenci ITH

– Srpnová marketingová kampaň konkurenta

Místo toho formulujte témata jako otázky, aby diskuze byla jasně cílená a někam nesklouzla:

– Jaké procento z vaší kvóty prodejů na 3. čtvrtletí máte dosud splněné?

– Vyplatí se vystavovat na konferenci ITH při nákladech 350 tisíc Kč a 2 dnech času, který tam někdo musí strávit?

– Jaká je nejlepší strategie pro prodeje proti srpnové marketingové kampani společnosti Logard?

3. Určete formát pro každé téma agendy.

V písemné agendě uveďte formát pro každé téma: Pro otevřenou diskuzi, Pouze hlášení, Otázky a odpovědi, Hlasování účastníků, Hledá se doporučení, Hledá se rozhodnutí. Účastníci mají po schůzce často pocit, že to byla ztráta času, protože se nepřijalo žádné rozhodnutí. Pro vás jako vedoucího schůzky ale mohlo být cílem jenom představit problém a získat k němu ohlasy. Pokud skupině dáte o tomto účelu vědět předem, můžou i taková témata vzbudit pocit dobře odvedené práce.

4. Vyhraďte pro každé téma čas.

Časování můžete v případě potřeby v průběhu schůzky upravit. Pokud ale odhadnete čas, získají všichni představu, co očekávat. Pokud v agendě uvedete, že David má přednést hlášení o výsledcích laboratorních testů a vyhrazený čas je 5 minut, bude vědět, že nemá mrhat čas přípravou 30minutové prezentace.

5. Upozorněte všechny odpovědné osoby, aby přinesly potřebné informace.

Pokud očekáváte, že Jana přednese data, která poslouží jako základ pro diskuzi, nepřekvapte ji. Přidejte její jméno do agendy jako odpovědnou osobu, aby na schůzku dorazila připravená.

6. Shrňte závěry a delegujte vyplývající úkoly – DO agendy.

Při online schůzkách je třeba obzvlášť pamatovat na to, že účastníci můžou mít pokušení obrátit svou pozornost k obrazovkám mobilu nebo stohům papírů. Shrňte klíčové závěry a rozhodnutí a dopište je do prázdného sloupce v promítnuté agendě. Potom do posledního sloupce zaznamenejte vyplývající úkoly: Kdo je zodpovědný za co a do jakého data.

A je to. Doplněná agenda vám teď poslouží jako zápis ze schůzky. Dejte po schůzce finální agendu k dispozici účastníkům i těm, kteří se nemohli dostavit, jako soubor ke stažení pro referenci.

Vaše agenda udělala hodně práce. A máte za sebou produktivní online schůzku!

Dianna Booher je autorkou 47 výborně se prodávajících knih, které byly publikovány v 60 jazykových verzích. Pomáhá organizacím s jasnou komunikací a vedoucím pracovníkům s prohlubováním jejich vlivu a viditelnosti. Pravidelně bloguje pro Forbes, HuffPost a The CEO Magazine. www.BooherResearch.com @DiannaBooher

Začínáme s Microsoftem 365

Je to Office, jaký znáte, a k tomu nástroje pro lepší spolupráci, díky kterým toho kdykoliv a kdekoliv zvládnete více.

Koupit hned
Související obsah
Business Tips

Chraňte životní prostředí a začněte pracovat z domova

Další informace
Business Tips

Pět způsobů, jak díky e-mailu působit profesionálněji

Další informace
Business Tips

Šest tipů pro prezentační software, kterými ohromíte publikum

Další informace

Growth Center nepředstavuje profesionální daňové ani finanční poradenství. Pokud potřebujete radu ke své situaci, měli byste se obrátit na svého daňového nebo finančního poradce.