Archivace e-mailu: Pět výhod této opomíjené funkce

Ať pracujete v korporátním světě nebo mimo něj, každý den pravděpodobně odesíláte a přijímáte několik e-mailů. Představují rychlý, pohodlný způsob komunikace s kolegy, klienty, známými, přáteli a rodinou. E-maily jsou samozřejmě velice oblíbeným komunikačním nástrojem firem, zčásti protože dokumentují konverzace, ale také slouží jako úložiště, kde je možné vyhledávat informace.

Studie naznačují, že v e-mailech a systémech pro zasílání zpráv se skrývají tři čtvrtiny duševního vlastnictví organizací. To znamená, že tato data je třeba chránit, ne jenom přesouvat do koše. Ale uchovávání takového množství informací může přetížit servery úložiště vaší společnosti.

Jaké je tedy nejlepší řešení?

Archivace e-mailů není žádná novinka. Tento nástroj existuje už roky, ale proč ho nepoužívá víc firem? Tady je pět výhod, které přináší řešení archivace e-mailů:

• Úložiště. Když se e-mailová data ukládají na živých serverech, jejich postupné zaplňování může výrazně snížit výkon. Dalšími možností je pak e-maily úplně odstranit (což není dobrá volba, protože byste tak mohli navždy přijít o důležitá data), nebo je uložit jinam. Archivace e-mailů spadá pod druhou možnost a jde při ní o přesunutí dat na bezpečný vzdálený server nebo do cloudového prostředí. Některá řešení používají pokročilé funkce komprese anebo deduplikace, které snižují nároky na kapacitu disků při archivaci, někdy o 50 nebo více procent.
• Obnovení dat. V závislosti na tom, jaká řešení pro zálohování už používáte, může archivace e-mailů zrychlit případný proces obnovení dat. Archivovaná data totiž zabírají méně místa. Navíc se tím zrychlí a usnadní obnovení nearchivovaných e-mailů, protože poštovní server bude méně zatížený načítáním dat.
• Zabezpečení. Vaše staré e-maily sice „sešly z očí“ a jsou uložené jinde, ale neznamená to, že nejsou chráněné stejně dobře jako zprávy ve složce s doručenou poštou. Pokud máte správné řešení pro archivaci e-mailů, vaše data jsou bezpečně uchovaná a chráněná pomocí nepřetržitého zálohování a špičkových funkcí pro zotavení po havárii. Pokud chcete získat ty nejlepší služby, hledejte poskytovatele, který nabízí spolehlivost, dostupnost a výkon s garantovanou dobou provozu 99,9 % času a umožnuje uzavřít smlouvu o úrovni služeb se sjednáním případné finanční náhrady.
• Produktivita. Pokud se vaše provozní servery zahltí obrovským množstvím e-mailových dat, vyhledání konkrétní zprávy nebo předmětu může být vyčerpávající a pomalé. Když se navíc zbavíte poštovních schránek s omezenou kapacitou a nastavíte automatickou archivaci e-mailů, vaši zaměstnanci už nebudou muset trávit drahocenný čas odstraňováním nebo přesouváním zpráv do souborů PST, jak tomu bylo dřív. Když jim nabídnete snadný přístup k archivovaným a zálohovaným e-mailovým datům, dáte jim do rukou moc. To znamená, že nebudou muset kontaktovat IT oddělení, aby tuto práci odvedlo za ně.
• Dodržování předpisů. Většina oborů vyžaduje, aby organizace uchovávaly své záznamy. A protože ty jsou často obsažené v e-mailech, jejich odstraňování je nepřípustné. Pro určitá odvětví, jako je zdravotnictví, finanční služby, farmaceutický nebo energetický průmysl, platí ještě přísnější předpisy ohledně toho, jaké firemní záznamy je nutné zachovávat.

Při výběru řešení pro archivaci e-mailů nezapomeňte prozkoumat nabídky různých poskytovatelů a vyberte tu, která vám zajistí uživatelsky pohodlné prostředí, ponechá kontrolu ve vašich rukou a nabídne vysoké standardy zabezpečení a spolehlivosti.

<!–

Download the Exchange Online capabilities guide, or get the free eBook,9, surefire ways to look professional with email.

–>