Jak vybrat e-mailové služby s těmi správnými funkcemi pro vaši firmu

E-mailové služby se používají prakticky pro všechny online činnosti, od udržování kontaktů s klienty a kolegy až po nastavování účtů na sociálních mediích a nakupování přes internet. A téměř ve všech zemích světa jsou lidé připojení k e-mailovému klientovi, který jim umožňuje moderní způsob života. Podle studie The Radicati Group, Inc. v roce 2017 používala e-mail zhruba polovina světové populace a „do konce roku 2021 přesáhne celosvětový počet uživatelů 4,1 miliardy“. To jsou neuvěřitelná čísla, která ukazují, jak důležitou roli dnes e-mailové platformy hrají.

E-mail už ale není jen prostředek k posílání a přijímání jednoduchých zpráv. Díky inovacím zaměřeným na to, aby jednotlivci i organizace mohli komunikovat efektivněji a účinněji, dnes e-mail obsahuje širokou škálu nástrojů, které mohou významně vylepšit vaše pracovní postupy. Ne každá firma ale samozřejmě potřebuje všechny dostupné nástroje, proto jsou níže rozdělené na „základní“ a „pokročilá“ řešení. Můžete se tak lépe rozhodnout, který typ e-mailového klienta je pro vás ten správný. Pojďme si je představit.

Usnadněte si začátky podnikání s rychlokurzem k Microsoftu 365

S Microsoftem 365 zvýšíte každodenní produktivitu svého týmu, ať jste kdekoli. 

Další informace

Základní funkce

Většina bezplatných e-mailových služeb nabízí některé základní funkce pro efektivní správu a uspořádání e-mailů, jako například:

  • Automatické odpovědi: Tato funkce vám umožňuje vytvořit zprávu, která se automaticky odešle každému, kdo vás přes e-mail kontaktuje. Můžete tak dát ostatním snadno vědět, že nejste v kanceláři, kdy se vrátíte a na koho se mají obrátit po dobu vaší nepřítomnosti.
  • Použití pravidel: Pravidla jsou akce, které můžete automaticky uplatnit na příchozí a/nebo odchozí poštu. Máte možnost vybrat si, co dané pravidlo spustí a jaké akce proběhnou po jeho spuštění. Pokud například chcete, aby všechny zprávy od vašeho nadřízeného chodily do zvláštní složky, můžete to zařídit nastavením pravidla. Stejně tak můžete nastavit třeba pravidlo, které okamžitě smaže všechny zprávy s frází „zaregistrujte se“ v předmětu zprávy.
  • Složky: Většina bezplatných e-mailových služeb nabízí nějakou možnost uspořádání e-mailů, jako jsou složky, která vám umožní ručně třídit a uchovávat zprávy podle jakéhokoli systému, který vám nejlépe vyhovuje. Pokud například pracujete na „projektu X“, můžete vytvořit složku s názvem Projekt X a ručně přesunout všechny zprávy týkající se projektu do této složky, aby se vám snáz udržoval přehled o veškeré komunikaci v rámci projektu. A pokud třeba zjišťujete cenu produktu, který vaše společnost potřebuje, můžete vytvořit složku se všemi zprávami a cenovými nabídkami, které jste zatím dostali, a mít je všechny na jednom snadno dostupném místě.

Doplňkové funkce u podnikových e-mailových služeb

Pokud ovšem potřebujete víc, než vám umožňují tyto základní funkce, řešením může být podnikový e-mail. Každý e-mailový klient je jiný, ale níže uvedené funkce jsou příkladem těch, které můžete u podnikového řešení očekávat:

  • Zabezpečená e-mailová komunikace a úložiště: Řada řešení pro podnikový e-mail používá šifrování a širokou škálu zabezpečovacích prvků, které dokážou ochránit všechny vaše zprávy – jak při jejich přenosu, tak při uložení ve schránce.
  • Sdílené kalendáře: Díky sdíleným kalendářům budete vědět, kdy je konkrétní člověk (nebo celý váš tým) k dispozici pro schůzku i další skupinové události, což usnadňuje plánování na čas, který vyhovuje všem. Sdílené kalendáře můžete taky úspěšně využít jako prostředek, jak dát ostatním vědět, že budete mimo kancelář. Stačí přidat do kalendáře položku s vaší dovolenou a označit příslušné časové rozpětí a všichni s přístupem ke kalendáři budou vědět, kdy budete pryč.
  • Rozeslání zprávy několika lidem pomocí jediného e-mailového alias: Některé e-mailové služby vám usnadní posílání zpráv všem lidem, s kterými pracujete na konkrétním projektu, pomocí jediného jména. Pokud například pracujete na projektu s deseti dalšími lidmi, můžete je přidat do skupiny, nazvat ji třeba Týmový projekt X, a kdykoli pošlete e-mail na adresu „Týmový projekt X“, přijde zpráva všem deseti lidem ze skupiny. Snadno tak můžete sdílet soubory a informovat všechny o posledním dění.
  • Uchovávání e-mailů: Pro dodržení profesních a vládních předpisů i vašich interních firemních standardů pro správu je zcela nezbytné, abyste e-mailové zprávy společnosti archivovali. Většina podnikových e-mailových řešení vám naštěstí dává možnost nastavit své vlastní zásady pro uchovávání, takže můžete archivovat právě to, co potřebujete – a na libovolně dlouhou dobu.

Bezplatné e-mailové služby mají svůj význam – a pokud jste majitelem firmy a současně jediným zaměstnancem, můžou být pro vás do začátku přesně to pravé. Pokud ale provozujete společnost s desítkami zaměstnanců, vztahují se na vás profesní či vládní předpisy nebo potřebujete víc než jen možnost posílat a přijímat zprávy, pak vám podnikové e-mailové řešení udělá dobrou službu a poskytne vám ty správné nástroje k práci, růstu a budování vaší firmy.

Začínáme s Microsoftem 365

Je to Office, jaký znáte, a k tomu nástroje pro lepší spolupráci, díky kterým toho kdykoliv a kdekoliv zvládnete více.

Koupit hned
Související obsah
Technologie pro firmy

Konferenční hovory zdarma neznamenají nižší kvalitu

Další informace
Technologie pro firmy

3 způsoby, jak pomocí videokonferenčních řešení zlepšit podnikání

Další informace
Technologie pro firmy

5 důvodů, proč je hostování cloudového e-mailu pro vaši firmu základ

Další informace

Web Obchodní přehledy a nápady nepředstavuje profesionální daňové ani finanční poradenství. Pokud potřebujete radu ke své situaci, měli byste se obrátit na svého daňového nebo finančního poradce.