Jako majitelka malé firmy Create & Cultivate, online platformy a pořadatele offline událostí pro ženy, které chtějí vybudovat kariéru svých snů, jsem hrdá na budování kancelářské kultury založené na úzké spolupráci. Jako malý tým jsme byli vzhledem k povaze naší práce zvyklí cestovat společně, pracovat o víkendech a pořádat velké akce.
Když jsme přešli na kompletní práci z domova , musel náš tým provést zásadní úpravy a najít nové způsoby, jak zachovat komunikaci v rámci celé organizace a zároveň udržet morálku zaměstnanců. Zachovat si produktivitu je náročný úkol i za těch nejpříznivějších časů, natož pak nyní, v současných podmínkách.
V průběhu několika posledních měsíců jsem našla několik vychytávek, které se nám jako týmu podařilo zavést, abychom zvýšili produktivitu naší firmy.
Využijte svou „pracovní“ dobu na maximum tím, že si dopřejete pravidelné přestávky a omezíte rozptylující vlivy
Zpočátku, když náš tým přešel na kompletní práci z domova, jsme se snažili fungovat stejným způsobem, jako bychom byli v kanceláři. Rozdíl ovšem spočíval v tom, že namísto rychlého pětiminutového setkání na chodbě, kdy jsme problém mohli vyřešit, jsme nyní absolvovali třicetiminutovou videokonferenci nebo celou záplavu online konverzací. To si vyžádalo velkou spoustu času, až nároky na naši komunikaci přerostly v to, že jsme celé dny strávili jednou online schůzkou za druhou.
Rychle jsem si uvědomila, že mi nezbývá čas na hlubší přemýšlení ani na samotnou práci a že má produktivita tím začíná trpět. Bylo zřejmé, že si musím svůj den přeorganizovat a začlenit do něj i chvíle, kdy si musím udělat oběd, jinak se mohlo snadno stát, že budu u počítače bez přestávky sedět od 7 do 19 hodin.
Pro nás, majitele malých firem, je naše firma živobytím. V současné době panuje více než kdy jindy extrémní tlak, abychom podávali stejný výkon a fungovali stejnou rychlosti jako jindy. Nejprve to však musíme dokázat sami.
- Zarezervujte si ve svém kalendáři čas pro sebe. Když jsme přestali pracovat v kanceláři, bylo to, jako by hodiny už nic neznamenaly a jako by se ztratily veškeré hranice. Podařilo se nám je znovu nastolit tím, že jsme do svých kalendářů vložili časové úseky. V průběhu této doby jsem mohla jít na vycházku, sníst si oběd a mít chvíli pro sebe. To jsem velmi potřebovala, protože jsme si takto dokázala pročistit hlavu a mohla se poté znovu ponořit do práce. Díky tomu, že jsem si určitou dobu označila slovem NERUŠIT, jsem byla schopna efektivněji vyvážit svůj rodinný, soukromý a pracovní život. Kdybych si to takto účelně nenaplánovala a snažila se tím nějak prokousat, ztratila bych motivaci a jednotlivé úkoly by mi trvaly déle, než by měly. Avšak tím, že jsme si do kalendáře začlenili i tyto časové úseky, si náš tým dokázal zachovat duševní zdraví a díky přestávkám, během nichž jsme mohli odejít od počítače, jsme se vždy vrátili odpočinutí a připravení k práci.
- Minimalizujte rušivé vlivy při práci. Nabádám své pracovníky, aby si na chatu nastavili stav Nerušit, což jim poskytne čas na produktivní práci. Zvyšující se počet videohovorů a chatových konverzací totiž znamenal, že strávili velkou část dne komunikací, což se dělo na úkor samotné práce. V kanceláři si může každý všimnout, že máte zavřené dveře, jenže doma nic takového možné není. Takže když pracuji na důležitých projektech nebo návrzích, nastavím si stav na Nerušit, abych nedostávala rušivá oznámení nebo žádosti, které na mě budou vyskakovat, zatímco se snažím soustředit. Zjistila jsem, že jsem díky tomu zvládla dokončit úkoly rychleji a udržela jsem si soustředění i motivaci.
Co nejvíce využívejte cloud
Design je velmi významnou součástí firmy Create & Cultivate. Denně vytváříme nové kreativní kousky, jejichž příprava vyžaduje bohatou výměnu názorů a spolupráci napříč odděleními. Vzpomínám si na začátky, kdy jsme ještě nebyli v cloudu a kdy cesta ke schválení kreativních prací byla vyčerpávající. Tehdy jsem obdržela soubor, poslala e-mail se všemi svými poznámkami a tak to pokračovalo dále, dokud vlákno e-mailové komunikace nebylo tak dlouhé a komplikované, že jsme ztratili kontrolu nad jednotlivými verzemi.
Uchováváním našich dokumentů na jednom místě ušetříme spoustu času, protože nemusíme složitě hledat 7. e-mail z 19, v němž se vyskytovala zajímavá poznámka, a protože vždy pracujeme na nejnovější verzi. Při práci z domova se využívání cloudových řešení ukázalo jako ještě výhodnější, zejména díky možnosti pracovat na dokumentech ve více lidech.
Má asistentka kreativního ředitele a já můžeme procházet kreativními prvky současně. Mohu vkládat obrázky, které potřebuje použít na konkrétních snímcích, a ona může v reálném čase upravovat jejich formátování. Já mohu současně s tím pokračovat v práci a zanechat jí poznámku na snímku 9, zatímco ona ještě pracuje na kreativním textu na snímku 7 a podobně. Díky označení štítky můžeme nadmíru efektivně pracovat společně, protože máme možnost upravovat stejný dokument současně.
Nahrávejte schůzky, abyste ušetřili ostatním čas
V této nezvyklé situaci, kdy pracují z domova, se lidé musí vyrovnat s tím, že na ně doléhá více povinností současně. To jim často brání v účasti na stejném počtu schůzek, jakých se mohli účastnit v době, kdy byli v kanceláři. Rodiče musí doma učit své děti, manželé se musí dělit o pracovní prostor, přičemž jejich pracovní schůzky se mohou klidně překrývat, a existuje celá řada dalších faktorů, jimž musíme každý den čelit. Snaha zvládnout všechny tyto povinnosti, nové i staré, se podobá žonglování a nemůžeme kvůli tomu přijmout některé hovory.
Můj tým kvůli tomu začal schůzky nahrávat. Nyní tedy nemusíme panikařit, pokud se nám stane, že některý hovor nebo jeho část zmeškáme, protože to můžeme dohnat později.
Nemusíme se spoléhat na to, že nám někdo jiný z našeho týmu zrekapituluje, co se odehrálo. Vždycky si můžeme vše přehrát znovu a zkontrolovat, o co jsme přišli, když jsme se pět minut museli věnovat dětem nebo když zrovna zazvonil řidič, který nám přivezl jídlo.
Zaveďte každodenní kontroly
Když jsme byli všichni v kanceláři, obvykle jsme se nesetkávali příliš často, protože jsme kdykoliv mohli na někoho promluvit přes celou místnost, případně šťouchnout loktem do svého souseda, pokud jsme se chtěli na něco zeptat. Rychle jsme si ovšem uvědomili, že když jsme přešli na práci z domova, tento způsob nefungoval, protože každý den se toho dělo až příliš. Kromě toho jsme postrádali neformální diskuse, k jakým dochází, když se potkáváme v pracovním prostředí.
U všech neznámých proměnných jsme zavedli kontroly na konci dne, abychom byli schopni sledovat, jak si jako tým vedeme při plnění aktuálních termínů, kdy máme dodat výsledky své práce. Také jsme zjistili, že tato každodenní setkání nemusí být hodinová! Díky kratším, pravidelným kontrolám naši pracovníci nepřišli o spoustu času ze svého dne.
Každý však drží krok s tím, co se děje. Každodenní spojení nám pomáhá zvládat práci a zvýšit produktivitu, přičemž zároveň umožňuje rychlé řešení případných potíží, takže dokážeme včas eliminovat potenciální rizika, která by mohla zastavit práci.
Dbejte o kancelářskou kulturu i týmovou morálku
Spokojené týmy jsou produktivnější, a proto je udržení morálky v těchto nejistých časech pro firmu Create & Cultivate prioritou. Když jsme byli v osobním kontaktu, bylo mnohem snazší udržet náladu, protože každý čtvrtek jsme mohli organizovat akce, jako jsou šťastné hodiny se speciálními hosty, dobrým jídlem a skvělými rozhovory.
Na těchto šťastných hodinách jsme přišli s některými z našich nejlepších nápadů. Chtěli jsme najít způsob, jak udržet tento sociální kontakt a zůstat ve spojení, a proto jsme přešli na dvouhodinové virtuální brainstormingy pořádané každý týden přes videohovory. Zjistili jsme, že zejména v této náročné době tyto odlehčené okamžiky našemu týmu pomohly vyrovnat nedostatek osobního kontaktu a zároveň jsme si mohli navzájem sdělit, jak si zvykáme na nové prostředí.
Další technikou, kterou jsme použili k posílení morálky, jsou týdenní e-maily s tipy a radami pro tým, které obsahují například to, co se vysílá v televizi, jaké kdo plánuje akce nebo jak lze doma cvičit. Komunikace nám připomíná, že jsme v tom všichni společně, a povzbuzuje soudržnost týmu.
Během této neobvyklé doby je ještě důležitější než kdy jindy přehodnotit a přizpůsobit naše pracovní postupy tak, aby vyhovovaly současné realitě spočívající v práci z domova. To, díky čemu jsme si udržovali produktivitu a morálku v tradičním kancelářském prostředí, nemusí nutně fungovat i dnes. Můžeme však provést drobné úpravy. Jako majitelka malé firmy jsem zjistila, že tyto vychytávky mně i mému týmu pomohly maximálně zefektivnit využití času, aniž bych musela obětovat tolik potřebný čas na odpočinek a dobití energie.