5 důvodů, proč konsolidovat cloudové aplikace

Vezměte nějakou firemní výzvu a pravděpodobně najdete cloudovou aplikaci (nebo několik), která slibuje, že s ní pomůže. Cloudové aplikace jsou pro malé firmy výhodné. Nemusíte investovat do nákladné infrastruktury pro správu obchodních procesů, jako jsou lidské zdroje, řízení projektů, účetnictví a řízení vztahů se zákazníky. S modelem založeným na předplatných můžete snadno začít a platíte jenom za to, co využíváte. Pokud ale nejste opatrní, příliš mnoho překrývajících se aplikací vede k neefektivitě a rostoucím nákladům.

U mnoha obchodních procesů máte na výběr mezi řešeními, která se specializují na konkrétní úkol, a řešeními, která řeší celý proces nebo několik obchodních potřeb ve společnosti. V některých případech představuje úzce zaměřená aplikace správný přístup, ale je důležité zvážit tyto výhody oproti výhodám jediného konsolidovaného řešení.

1. Snížení nákladů na IT

Nejzjevnější výhodou konsolidace aplikací je efektivita nákladů. Je sice pravda, že předplatná jsou obvykle levnější než hostování aplikací přímo ve firmě, s cloudovými aplikacemi jsou však také spojené určité poplatky. U většiny obchodních aplikací se účtuje měsíční poplatek na základě počtu uživatelů nebo využívaného úložiště. Tyto náklady se sčítají, zejména pokud platíte za více aplikací s podobnými funkcemi.

Správa více předplatných může být také nepříjemná. Ne každá společnost používá stejné metriky k určování nákladů. Sledování toho, za co platíte, je složitější, když různé týmy používají různé aplikace. Konsolidací účtování získáte lepší přehled o tom, co vaše společnost používá a jakou hodnotu z cloudových aplikací získáváte.

2. Zvládněte toho více

Kromě vlastních nákladů spojených s předplatnými také platí, že příliš mnoho aplikací snižuje produktivitu. Stejně jako obecné přecházení mezi úkoly představuje i přecházení mezi různými aplikacemi plýtvání časem a frustruje zaměstnance. Ztracené minuty a hodiny se v průběhu času kupí – tento čas by vaši zaměstnanci mohli využít pro úkoly s vyšší hodnotou. Tady je několik příkladů, jak může konsolidace zjednodušit práci:

  • Používání jedné aplikace pro chaty, hovory a schůzky umožňuje zaměstnancům rychle přepínat mezi režimy komunikace. Pokud například členové týmu zjistí, že v rámci chatu nějaký problém nevyřeší, můžou kliknutím na tlačítko zahájit schůzku se všemi uživateli v chatu.
  • Při práci na jednom projektu můžou vaši zaměstnanci potřebovat komunikovat se spolupracovníky, pak spolupracovat na nějakém dokumentu a nakonec upravit plán projektu – to vše během několika hodin. Dokončování těchto úkolů je mnohem jednodušší, pokud jsou všechny aplikace přístupné v jedné platformě, jako je Microsoft Teams.
  • Pokud jsou informace k dispozici v jedné platformě, zaměstnanci neztrácí čas otevíráním několika různých aplikací, aby našli to, co hledají.

3. Zjednodušení technologie

Cloudové aplikace se snadněji nastavují než místní řešení, ale neznamená to, že s nimi není žádná práce. Někdo – obvykle IT – je musí udržovat. To může zahrnovat přidávání a odebírání uživatelů v aplikacích podle rolí ve vaší společnosti, integraci aplikací s jinými systémy, jako je třeba řešení správy přístupu a identit, a řešení potíží, které mají vaši zaměstnanci s daným softwarem.

Díky menšímu počtu aplikací, které je potřeba podporovat, uvolníte ruce lidem z IT oddělení, aby mohli trávit více času na větších iniciativách, které podpoří vaše podnikání do budoucna.

Konsolidujte aplikace, abyste snížili náklady

Seznamte se se dvěma klíčovými faktory zajišťujícími snížení nákladů a proveďte sebehodnocení, abyste zjistili, jestli je vaše organizace připravená na zjednodušení a optimalizaci.

Další informace

4. Přístup k lepším přehledům

Data jsou jedním z nejdůležitějších „aktiv“ vaší firmy. Pochopení toho, kdo jsou vaši nejlepší zákazníci, odhalování prodejních trendů a udržování si přehledu o výzvách v produkci, to vše vyžaduje analýzu dat. Pokud jsou ale zákaznická data, finanční informace a plánování projektů rozdělené mezi několik aplikací, můžete přijít o důležité poznatky.

Když aplikace konsolidujete do jediného řešení nebo sady dobře integrovaných nástrojů pro business intelligence, bude pro uživatele jednodušší analyzovat data z celé společnosti a objevovat klíčové poznatky, které vám pomůžou dělat chytřejší rozhodnutí. Pokud má váš tým například snadný přístup k zákaznickým datům ze všech „touchpointů“ v rámci životního cyklu zákazníka, může předvídat potřeby a poskytovat lepší služby. Propojení prodejních dat s daty o využití zaměstnanců vám může pomoct pochopit, jak můžete efektivněji využívat vaše zdroje. Mnoho platforem navíc poskytuje důležité metriky, které si můžete rychle prohlížet.

5. Zpřísnění zabezpečení

V dnešním světě představuje každé zařízení, uživatelský účet a aplikace potenciální vstup pro aktéry se zlými úmysly, kteří chtějí ukrást data nebo jinak narušit chod vašeho podnikání. Používání aplikací od několika různých dodavatelů představuje vyšší riziko porušení zabezpečení, protože mnoho lidí používá stejné heslo ve více různých účtech. Pokud pak dojde k napadení jednoho účtu, můžou útočníci tyto informace použít pro přístup k jiným účtům včetně přístupu do vaší podnikové sítě.

Snížením počtu aplikací, které váš tým používá, zjednodušíte zabezpečení. Když zaměstnanci používají pro přístup k více aplikacím jeden účet, můžete ve všech aplikacích používat stejné kontrolní mechanismy zabezpečení. A když budete muset monitorovat méně aplikací, je pravděpodobnější, že bezpečnostní incidenty zachytíte dříve, než vaší společnosti způsobí skutečnou škodu.

Jak zjistit, jestli máte příliš mnoho aplikací

Mnoho cloudových aplikací lze snadno najít a používat. Ve skutečnosti možná ani nevíte o všech aplikacích, které se ve vaší společnosti používají. A i když jste při výběru aplikací pro vaši společnost postupovali velmi pečlivě s ohledem na potřeby, můžou přesto existovat příležitosti ke konsolidaci. Tady je několik indikátorů, že vaše firma používá příliš mnoho aplikací:

  • Oddělení nebo projektové týmy používají různé aplikace, které plní podobné funkce. Například pokud váš marketingový tým používá ke sdílení souborů Microsoft OneDrive, zatímco váš tým pro vývoj produktů používá Box.
  • Členové týmu musí stahovat data z jednoho systému a nahrávat je do jiného, aby mohli pracovat. Například prodejci musí po uzavření obchodu importovat informace o zákazníkovi z nástroje pro sledování prodejů do nástroje pro řízení projektů.
  • Důležité informace jsou rozptýlené v několika různých nástrojích, takže zaměstnanci musí hledat v několika aplikacích, aby našli to, co potřebují.
  • Nedostatečný přehled v rámci firmy znesnadňuje propojení souvislostí mezi různými projekty, zdroji a tržbami.

Cloudové aplikace vám a vašemu týmu pomáhají pracovat odkudkoli. Příliš mnoho aplikací může ale také snížit vaši efektivitu. Pokud chcete zlepšit zabezpečení, produktivitu a správu nákladů, podívejte se na komplexní řešení, abyste zjistili, jestli jsou nějaké příležitosti, jak snížit počet aplikací, se kterými váš tým každý den pracuje. Nebo získejte podrobnější analýzu potenciálních úspor nákladů při konsolidaci aplikací a udělejte si vlastní posouzení, abyste zjistili, jestli je zjednodušení ekosystému aplikací správnou možností pro vaši firmu.

Začínáme s Microsoftem 365

Je to Office, jaký znáte, a k tomu nástroje pro lepší spolupráci, díky kterým toho kdykoliv a kdekoliv zvládnete více.

Koupit hned

Web Obchodní přehledy a nápady nepředstavuje profesionální daňové ani finanční poradenství. Pokud potřebujete radu ke své situaci, měli byste se obrátit na svého daňového nebo finančního poradce.