Čtyři tipy pro lepší spolupráci pomocí intranetu

Každý projektový manažer se musel naučit, jak udržet svůj tým na správné cestě, i když vysoké pracovní zatížení táhne jeho členy do desítek různých směrů. Takové situace od nich můžou vyžadovat, aby například spolu s vedoucími dalších projektů určili jasné priority, pomohli členům svého týmu zorganizovat si nahromaděné úlohy nebo zajistili podřízeným, kteří můžou žít v různých městech nebo zemích, nástroje potřebné pro efektivní spolupráci. Schopnost rozpoznat prioritní projekty si osvojíte postupně díky zkušenostem. Už teď ale můžete využívat software pro intranet, který vašim týmům pomůže udržet si přehled a spolupracovat a také efektivně komunikovat s jednotlivci i skupinami uživatelů.

Je samozřejmé, že mezi jednotlivými produkty pro intranetové sítě jsou rozdíly. Podívejme se tedy, jaké čtyři nástroje byste od svého řešení měli požadovat.

Správa informací

Je důležité, aby si váš tým udržel přehled a věděl, kdo a kdy za co zodpovídá. Také musíte zajistit, aby lidé z vašeho týmu měli k dispozici kontaktní údaje ostatních členů, podrobné informace o přístupu k důležitým webovým stránkám nebo dokumentům (především pokud jsou chráněné hesly nebo umístěné na testovacích serverech) a aby mohli zveřejňovat důležitá oznámení, připomínky a podobně. Hledejte proto firemní intranet, ve kterém lze snadno vytvářet týmové stránky přizpůsobitelné podle vašich potřeb. Díky tomu budete moct ukládat a sdílet důležité informace na jednom centrálním místě.

Knihovny

Software pro spolupráci by měl především usnadňovat spolupráci členů týmu. Vyberte proto řešení, které poskytne všem přístup ke stejným souborům, dokumentům, obrázkům, poznámkám ze schůzek a tak dál. Když budete moct vytvářet knihovny dokumentů označené způsobem, který vašemu projektu a týmu dává smysl, všichni zvládnou vyhledat nejaktuálnější informace o vaší práci, zkontrolovat seznamy požadovaných výsledků, zobrazit nové vizuální materiály, připomenout si požadavky projektu a podobně.

Nástroje pro spolupráci

Intranetový portál pro zaměstnance by měl členům vašeho týmu nabízet vytváření prostorů pro sdílení a správu informací a spolupráci na souborech. Proto hledejte software, který jim umožní společně pracovat a obsahuje funkce například pro diskuzní vlákna a pořádání průzkumů. Ty vám pomůžou třeba s plánováním schůzek nebo rozhodováním. Požadujte také sdílené kalendáře, seznamy úloh, prostory pro schůzky a úložiště všech poznámek z jednání, dokumentů, programů a dalších materiálů. Stejně jako prostory pro schůzky může řešení intranetové sítě vybavené tímto nástrojem povolit vybraným členům týmů, jako jsou grafici a autoři textů, pracovat na stejném souboru na jednom místě, aniž by si vzájemně přepisovali hotovou práci. Díky tomu se může zvýšit celková produktivita.

Integrace se stávajícími nástroji

Pokud se software pro intranetové portály složitě ovládá nebo vyžaduje, abyste nahradili stávající nástroje (například textové a tabulkové procesory, grafické aplikace nebo e-mailové klienty), bude těžké přesvědčit váš tým, aby ho používal, bez ohledu na to, jaké zvýšení produktivity vám jeho výrobce slibuje. Abyste dosáhli potřebné úrovně produktivity a měli dokonalý přehled, hledejte řešení intranetových sítí, které umí snadno spolupracovat s vašimi aktuálními nástroji. Vaše organizace tak nebude muset kupovat nákladné a možná i méně efektivní programy a váš tým si nebude muset rychle osvojit řadu nových aplikací.

Software pro spolupráci by měl být jednoduchý, bezproblémový a přizpůsobitelný a vám i vašemu týmu by měl nabídnout všechno potřebné k tomu, abyste mohli pracovat jako celek nebo v menších skupinách. Když vyberete řešení, které vám dovolí uspořádat soubory podle vašich potřeb, umožní vám používat stávající nástroje a nabídne funkce, které členům týmu usnadní společnou práci na souborech, sdílení dokumentů, informací a sledování důležitých diskuzí, získáte to, co potřebuje každý projektový manažer – dobře zorganizovaný, produktivní tým.

Informace o autorovi

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Začínáme s Microsoftem 365

Je to Office, jaký znáte, a k tomu nástroje pro lepší spolupráci, díky kterým toho kdykoliv a kdekoliv zvládnete víc.

Koupit
Související obsah
Business Tips

Jak vést efektivní virtuální schůzky

Další informace
Business Tips

Objevte čtyři základní znaky skvělé vizualizace dat

Další informace
Business Tips

Čtyři skvělé nápady pro lepší podnikovou sociální síť

Další informace

Growth Center nepředstavuje profesionální daňové ani finanční poradenství. Pokud potřebujete radu ke své situaci, měli byste se obrátit na svého daňového nebo finančního poradce.