Sedm jednoduchých triků v kalendáři, které zvýší produktivitu vašeho týmu

Jaké je tajemství pro maximalizaci produktivity a efektivity? Neexistuje pro to žádné kouzlo, ale pomůžou vám například triky s kalendářem, díky kterým si udržíte přehled a budete mít všechno pod kontrolou. Je nezbytné ovládat umění optimalizace kalendáře, od plánování času „bez schůzek“ po integraci mobilních technologií, díky kterým nezapomenete na žádné jednání.

Tady je sedm jednoduchých kalendářových triků, se kterými můžete pozvednout svou produktivitu na novou úroveň:

  1. Naplánujte si časové bloky bez schůzek: Zapomeňte na multitasking a vyhraďte si čas, kdy vás nebude nic rušit. „Když lidé musí řešit několik věcí najednou, často je udělají špatně,“ říká David Sanbonmatsu, profesor psychologie na University of Utah. „Ti, kteří věnují pozornost více úkolům nejčastěji, jsou v tom nejhorší. Protože jde o osoby, které mají problémy se sebeovládáním.“ (Z časopisu Forbes.)
  2. Nastavte čas, kdy jste mimo kancelář: Pokud v určitý den nepracujete nebo jste na cestách, vyznačte dobu, kdy jste „nedostupní“, „mimo kancelář“ nebo „nepracujete“.

    • Trik profesionálů: Pokud míváte pravidelné nepracovní schůzky nebo v čase, kdy jste nedostupní, dojíždíte, nastavte v kalendáři opakovaně dobu nepřítomnosti. V Outlooku to uděláte tak, že otevřete schůzku, kterou chcete označit jako pravidelnou, a na kartě Schůzka (ve skupině Možnosti) kliknete na Opakování. Vyberte požadovanou frekvenci, nastavte její volby a klikněte na OK.
  3. Propojte si kalendář na mobilních zařízeních: Stává se to všem – nemáte u sebe přenosný počítač, schůzka se protáhne a vy jste zapomněli, kde máte další jednání. Nakonec přijdete se záplavou omluv o pět minut později. Integrujte svůj kalendář s mobilními zařízeními, abyste měli neustále přehled o všech povinnostech.
  1. Započítejte čas navíc: Pokud je to možné, před každou schůzkou a po ní si vyhraďte dalších deset minut, abyste měli čas uspořádat věci z předchozího jednání a připravit všechno potřebné pro to následující. Díky tomu vám nebude připadat, že „běháte“ z jedné schůzky na druhou.
  2. Naplánujte si přestávky: Když se vám daří zvládat jeden úkol za druhým, snadno zdoláte velkou část práce a nepřestanete, dokud se nevyčerpáte. „Důležitou součástí pracovního dne je pravidelně na pár minut vstát a rozproudit krevní oběh, abychom mozku dopřáli víc kyslíku,“ radí tým serveru Huffington Post pro zdravý životní styl. Naplánujte si přestávky, abyste předešli vyhoření a podpořili svou kreativitu. Připomínky v kalendáři vám pomůžou je důsledně dodržovat.
  3. Využívejte kontrolní upozornění: Když se blíží důležité termíny, nastavte si upozornění, díky kterým budete mít postup práce pod kontrolou. Před koncem projektu tak nebudete ve stresu a zvládnete všechno včas odevzdat. Navrhněte tento systém i ostatním členům týmu, ať můžete lépe zvládat společné úlohy.
  4. Propojte firemní kontakty: Zjednodušte pozvánky pro spolupracovníky a klienty tím, že do kalendáře integrujete seznam kontaktů.

Trik profesionálů: Pokud máte Office 365, kontaktní údaje můžete přidat přímo z e-mailové zprávy. Otevřete ji tak, aby se na řádku Příjemce, Kopie nebo Skrytá kopie zobrazilo jméno dané osoby. Klikněte na vybrané jméno a pak na Přidat do kontaktů Outlooku. Otevře se nové okno, kde můžete vyplnit požadované podrobnosti, a následně kliknout na OK.

Informace o autorovi

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Začínáme s Microsoftem 365

Je to Office, jaký znáte, a k tomu nástroje pro lepší spolupráci, díky kterým toho kdykoliv a kdekoliv zvládnete víc.

Koupit
Související obsah
Business Tips

Chraňte životní prostředí a začněte pracovat z domova

Další informace
Business Tips

6 způsobů, jak tvořit výborné agendy online schůzek

Další informace
Business Tips

Pět způsobů, jak díky e-mailu působit profesionálněji

Další informace
Business Tips

Šest tipů pro prezentační software, kterými ohromíte publikum

Další informace

Growth Center nepředstavuje profesionální daňové ani finanční poradenství. Pokud potřebujete radu ke své situaci, měli byste se obrátit na svého daňového nebo finančního poradce.